标准人事档案保管合同范本

标准人事档案保管合同范本合同编号：__________甲方（委托方）：__________地址：_________________法定代表人：____________联系电话：____________乙方（受托方）：__________地址：_________________法定代表人：____________联系电话：____________鉴于甲方因业务需要，需将甲方员工的人事档案委托乙方进行专业保管，为确保双方合法权益，经甲乙双方友好协商，特订立本合同，以共同遵守。第一条人事档案保管范围（1）甲方员工的人事档案；（2）甲方员工的劳动合同、工资发放记录、福利待遇等相关文件；（3）甲方员工的职称评定、考核、晋升等相关资料；（4）甲方员工的其他与人事管理相关的资料。第二条保管期限2.1本合同的有效期为____年，自____年__月__日起至____年__月__日止。2.2若甲方需延长保管期限，应在合同到期前____个月与乙方协商一致，并签订补充协议。第三条保管费用3.1甲方应向乙方支付人事档案保管费用，具体金额为人民币（大写）：____元整（小写）：￥____元。3.2保管费用支付方式为：一次性支付、分期支付或按年度支付，具体支付方式由甲乙双方协商确定。3.3甲方逾期支付保管费用的，每逾期一日，应支付保管费用总额的__%作为滞纳金。第四条保管要求4.1乙方应确保人事档案的完整性、真实性和安全性，不得泄露档案内容。4.2乙方应建立健全的人事档案保管制度，确保档案的防火、防盗、防潮、防虫蛀等安全措施。4.3乙方应对档案进行定期检查，发现问题及时采取措施予以解决。4.4乙方在保管期间，如需对档案进行查阅、复制等操作，应提前通知甲方，并经甲方同意后方可进行。第五条档案查询与调取5.1甲方因业务需要，可向乙方查询或调取人事档案。乙方应在接到查询或调取请求后____个工作日内予以办理。5.2乙方在办理查询或调取档案时，应确保档案的完整性、真实性和安全性。5.3甲方查询或调取档案时，应向乙方出示有效证件，并遵守乙方的相关规定。第六条违约责任6.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或造成对方损失的，应承担违约责任，向对方支付违约金，并赔偿损失。6.2乙方未按约定履行保管义务，导致档案丢失、损毁或泄露的，应承担相应的法律责任。第七条争议解决7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决。7.2若协商不成，任何一方均有权向合同签订地的人民法院提起诉讼。第八条其他条款8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（盖章）：____________乙方（盖章）：____________签订日期：____年__月__日注意事项：1.明确档案保管范围：合同中应详细列明甲方委托乙方保管的档案种类和内容，避免因范围模糊导致的争议。2.保管期限约定：合同应明确约定保管期限，包括起始和终止日期，以及续约条件。3.保管费用及支付方式：合同中应明确保管费用的金额、支付方式及时间，并约定逾期支付的滞纳金。4.保管要求：乙方应承诺采取必要的安全措施，确保档案的完整性、真实性和安全性。5.档案查询与调取：合同应规定甲方查询和调取档案的程序和条件，以及乙方应提供的协助。6.违约责任：明确双方在违反合同时的责任和赔偿方式。7.争议解决：合同应约定争议解决的方式，如协商、调解或诉讼。解决办法：1.协商解决：双方应通过友好协商解决合同执行过程中出现的问题。2.法律途径：如协商不成，可依据合同约定向法院提起诉讼。关键词语的法律名词解释：1.委托方：指合同中委托他人办理事务的一方，本合同中为甲方。2.受托方：指接受委托办理事务的一方，本合同中为乙方。3.违约责任：指合同当事人因违反合同义务所应承担的法律责任。4.滞纳金：指债务人未按照约定的期限履行债务，按照合同约定应支付的逾期付款的额外费用。5.争议解决：指合同当事人之间因合同履行产生的纠纷，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决的过程。6.合同生效：指合同自双方签字或盖章之日起，对双方产生法律约束力的时间点。7.法律约束力：指合同对当事人具有法律上的强制力，当事人必须履行合同义务，否则将承担法律责任。特殊应用场合及补充条款：1.场合：跨国公司的人事档案管理补充条款：考虑到跨国公司员工档案可能涉及跨国查询和调取，双方应协商确定国际邮件或电子传输的安全标准，确保档案在国际传输中的安全和隐私。2.场合：国有企业改革过程中的人事档案托管补充条款：鉴于国有企业改革可能涉及档案内容调整，双方应约定在改革过程中，乙方应提供必要的支持，包括但不限于档案整理、归档和更新。3.场合：初创公司快速成长导致人事档案量激增补充条款：如果甲方因业务扩张导致人事档案数量激增，双方应协商确定乙方是否需要增加保管资源，并适当调整保管费用。4.场合：员工档案涉及商业秘密和隐私补充条款：乙方应承诺采取更加严格的保密措施，对涉及商业秘密和员工隐私的档案进行特别标注，并限制查阅权限，确保信息安全。附件列表：1.附件一：人事档案清单2.附件二：档案保管安全措施说明3.附件三：国际邮件和电子传输安全标准4.附件四：商业秘密和隐私保护协议5.附件五：档案查询和调取记录表6.附件六