公司财务管理制度

浩海扬帆知识旗舰店页财务管理制度各项费用报销制度省内市场：1、交通费：公司员工外出工作所发生的交通费凭有效车票按实报销（乘坐不同的交通工具，不能拿连续号码的车票报销）。广州市内办事，只能乘坐公共汽车，若遇到紧急事情或其他特殊情况，需要乘坐地铁、打的或其他交通工具的，经上级主管同意批准，车费可予报销。不按规定，虚报报销金额的，首次予以警告，再犯则处以虚报金额3倍罚金处理。2、业务招待费：因业务需要发生业务招待费，员工需预先向总经理申请，总经理根据工作需要作出安排，批准后才能申请借款及办理报销手续。二、仓管制度仓管员：财务兼货物仓管员伍丽心，样板机、资料仓管员。仓库管理员要设置“材料分类帐”，对每一项货物的进出必须详细登记。采购计划：仓管员根据存货数量提供一份“采购单”给经理，内容包括采购品种、数量等。购进入仓：货物外购回来，经手人填写“进仓单”，仓管员验货签字证明。领货出仓：货物出仓经手人填写“货物领退登记表”，经理签字，若经理不在办公室内，由仓管员亲自致电给经理，确认后方可发货，期后补签字手续。注：非特殊情况，应提前一天通知仓管员备货。销售发货：产品领货必须先填写定货单，经业务经理签名审批后到心姐/处开“送货单”；经手业务员在“送货单”处签名后到/心姐处领货；客户必须在“送货单”上签收（如条件允许最好加盖公章），“送货单”的“顾客联”只填送货数量，“回单联”要清楚注明①全部货款已收齐或②已收款多少，未收款多少，所欠款项的支付日期，回公司后交由仓管员留存。代销的客户，未付款的货物其“送货单”签收需由美容院老板签名签收。注：a.财务职责：①认真填写“货物领退登记表”，监督货物出仓后各程序（收款、退货、在途数）的执行情况。②每周统计应收款情况，内容包括：欠款单位名称、品种、数量、送货时间、应收金额、在途数量等，以书面形式一式两份，一份交由该部门主管，由其负责督促业务员对客户进行追讨，一份交给经理。b.业务员职责：①必须提醒客户，按合同规定延迟交款期限需支付违约金。②暂欠货款应在送货当天起2个星期内全部收回，需要延期或越期未能收回的，要以书面形式说明原因，由部门主管处理；c.主管职责：暂欠款催收工作由其安排并监督执行，应在送货当天起1个月内全额收齐，越期要以书面形式说明原因，经经理签字后交由财务部作备查。d.非特殊情况，发货必须提前一天通知仓管员备货。处罚：a.没有合理原因1个月内未能收回余款的，所造成经济损失的70%由业务员负责承担，30%由部门主管负责承担，在其当月工资中扣除。b.应收款以后收回的，所扣除的款项可以返还给其本人。5、销售退货：a.当货物送往客户后，客户临时决定减少该次交易数量，在“送货单”注明实际送货数量及实收货款；b.回公司后，将“送货单”交回仓管员，并将情况在“货物领退登记表”反映。6、销售收款：送货员收到货款后，应立即填写“现金收入证明单”直接交给财务，货款应通过银行转账。7、促销活动：a.促销活动前业务填写促销单，由部门主管审批,促销活动结束后，负责该次活动的业务员填写促销补单情况，由该次活动的导师／医生签名确认，交回财务。b.领用人填写“物料领退登记表”，部门主管签字。货物样板由部门主管落实专人看管，活动结束后，将样板交回仓管员。c.促销期间发生销货，应办理二项6条“销售收款”手续。处罚：a.遗失样板机，若责任在于看管专人失职的，按成本价100%由其本人负责；b.若属部门主管安排失职的，按成本价100%由其本人承担；c.若属双方责任，共同平均承担。d.样板机的交还，双方必须检查仪器是否有损坏，若有损坏，按损坏程度由责任人赔偿。8、其他资料领退：a.其他资料（包括：产品资料、书籍等）的领退需填写“物料领退登记表”，经部门主管同意，否则，按盗窃处理。三、其他采购文具及日常用品采购员：其他物品采购：由申购部门自行负责程序：a.申购员填写“申购单”（必须预先询价），部门主管签字，经理签字；b.根据“申购单”，采购员可办理借支手续；c.采购员凭单购买。d.购买回来的物品，需办理入仓手续。注：a.文具、日常用品的采购审批手续，由行政部审核，执行方法按《办公文具管理规定》。b.借支或报销时必须附有“申购单”。四、报销程序1、员工报销时须提供正式发票，填写“支付证明单”，将事由（人员、地点、时间等）填写清楚，否则不予报销。“支付证明单”须有部门主管签字。2、一般员工报销先由业务经理审批，后交财务部审核单据的真实性、是否符合标准，审核方能报销。业务经理报销先交财务审核，再交总经理签字后方能报销。3、对不合理、填写内容不清楚的费用支出，财务部有权要求其解释或补充说明，否则，财务有权拒绝其报销。4、报销时间：周一报销费用周期2周内有效。6、所有单据必须使用墨水笔，签署中文名，不能使用英文名字。五、借支现金、领用支票1、预支现金：填写“借支单”，经部业务经理签字及总经理签字后方能预支。2、领用支票：领用人填写“借支单”（注明领用支票），经业务经理及总经理签字同意后，交由财务部。财务部填写完支票后，通知领用人领取。领用人将所取得的发票或其他有效凭证交回财务部。六、应收帐款控制措施财务部将拖欠时间超过半年的欠款客户名单以书面形式汇报经理，由总经理作出是否确认为坏帐的决定。确认为坏帐的，由行政部负责出函。同时财务部立即通知销售部，由其安排人员进行收货清帐处理。若不能收回货物，所造成的经济损失由部门主管与业务员共同承担（主管30%，业务员70%）。七、仓管员对“进仓单”、“货物领退登记表“送货单”的核对工作1、进仓单：a.核对单据与标准格式是否相符，内容是否清楚；b.须有经手人、验收人签字。2、货物领退登记表：a.领货、收款、退货、在途情况详细填写；3、送货单：a.核对单据与标准格式是否相符，内容是否清楚；b.收回时，核对收款情况是否说明清楚；c.送货人、收货单位是否签字。注：a.所有单据涂改无效，必须重新填写；b.所有白条形式的单据，均无效；c.仓管员严格按以上要求工作，若因工作疏忽而造成公司经济损失，由仓管员承担，在其当月工资中扣除。每月2号前财务部将上月的销货情