城市职业技术学院档案管理工作实施细则

城市职业技术学院档案管理工作实施细则第一章档案的保管第一条本校各单位形成的全部档案、资料由综合档案室集中统一管理,任何个人不得据为已有。第二条所有档案必须符合保管要求，方可入库。档案室统一使用规范的档案装具，档案柜的排列应与墙壁保持一定距离，便于通风防潮。库房内档案柜排列整齐,档案资料分别按不同门类、载体、保管期限有序存放,便于查找利用。保持环境整洁，达到对档案长期保存的标准。第三条配置温湿度计（表），坚持温湿度测记，注意调节室内温湿度，温度一般控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。第四条档案室照明装置采用白炽灯，档案工作人员离开库房时，必须切断电源、关好门窗。 第五条定期进行档案的清理核对和抽查，做到帐实相符，对载体变质、字迹扩散或破损的档案及时进行修补和复制。第六条特殊载体档案（照片、录音、录像、光盘等）要用密封恒温的防潮、防磁设备存放。第七条档案室坚固、配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施或设备。室内严禁吸烟，室内外严禁堆放易燃易爆物品。第二章声像档案的保管第八条声像档案是以感光、磁性材料为载体，以影像、声像为主要反映方式，辅以文字记述的历史记录，是全宗的组成部分，必须实行集中统一管理。第九条学校在各项重要工作活动中形成的具有保存价值的照片、影片、录音、录相等，均属于声像档案归档范围。第十条声像资料的内容要真实，原件与影像、复制品要符合一致。第十一条各种声像档案形成后，有关部门应在一个月内向综合档案室移交。移交原版、原件是归档的原则，特殊情况下接受复印件。第十二条加强对声像档案的保管，采取得力的保护措施，防止声像档案变质、失真等情况发生。照片档案存放于专门的防潮柜内，并控制温度为14-24℃，相对温度为40%-60%。录音、录像、光盘等磁记录载体存放于专门的防磁柜内，温度控制在14-24℃，波动小于±5℃，使用磁带时周围的温度不超过50℃；温度控制在45%-50%，波动小于10%。第三章档案资料收集、移交第十三条各类档案资料收集范围请参照《城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。第十四条文书档案的收集：（一）文件材料按形成年度收集（“形成年度”是指文件的成文日期）；各单位于每年的1-2月份，按照《城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表》与各单位制定的《档案归档范围》做好上年度已处理完毕的文件材料收集工作； （二）注意收集在电脑上起草文件的电子版本和“账外”文件，特别是各种合同、会议记录本、各种图表、花名册、本单位出版的书刊等；（三）应归档材料必须齐全、完整；尽量做到应归档文件无遗漏；（四）页码编制。在文件（有效字符页面）正面的右下角、背面的左下角编上页码，无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件处理单，凡没有页码的，均须编制页码；（五）已破损的文件应予修整，字迹模糊的文件应予重新打印；整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求；去掉文件上原有的易生锈的金属物；（六）装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管利用。推荐使用的装订方法：将文件的订口对齐，用不锈钢钉或线在文件的左上角或左侧装订；有电子版本的可用档案袋装，不另装订；（七）尽可能将有内在联系的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议的）文件材料排列在一起。第十五条基建档案的收集：（一）主要收集的资料包括设计图、施工图、竣工图和所有施工文件。在项目运作过程中边施工边收集边整理，特别注意抓住竣工验收阶段的资料收集；（二）文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；（三）检验竣工图的质量，竣工图必须做到字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔或易退色的书写材料书写。所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章应使用不易退色的红印泥，加盖在图标栏上方空白处。竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理；（四）基建档案的载体材料应质地优良，不得有污垢、受潮、破裂等现象。第十六条仪器设备档案的收集：（一）根据《高等学校档案管理办法》规定，价值在10万元以上的仪器设备，其全套随机技术文件以及在接收、调试使用、维修和改进工作中产生的文件材料，都应收集归档；（二）注意设备开箱验收的同时收集相关资料（如：出厂合格证、产品说明书、使用手册等）。第十七条会计档案的收集：（一）按要求装订成册（组卷），并编制页码；（二）填写会计档案盒上所有信息，并有财务主管、会计、装订人签字确认；第十八条声像档案的收集：（一）声像档案包括：照片、录音、录像、光盘等；（二）照片应有题名、总说明和单张照片的文字说明；（三）照片题名：是对一组照片内容的概括，每一组照片同一个题名，20字左右；（四）照片总说明包括①事由：就是照片影像所反映事件、事物的情由；②时间：事件发生或事物变化、产生时间和拍摄时间；③地点：被拍摄物所在的具体地点；④人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；⑤背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；⑥摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人等要素，概括地揭示一组照片和单张照片反映的全部信息。总说明以第三人称且不分段编写，控制在300字左右；（五）文字说明（指的是单张照片的说明），包括：事件、人物（照片内所处的位置），即：照片内的人在干什么，文字说明以第三人称编写；（六）录音、录像、光盘应用不易褪色的油性笔或标签标出题名、时间、地点、中心内容和责任人。第十九条教学档案的收集：（一）教学档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；（二）收集整理要求参照文书档案；（三）学生学籍表、成绩单按要求做好封面，并列入总页数（封面是第1页）。第二十条科研档案的收集：（一）目前本校的科研档案主要是课题，包括国家级、省级、市级、校级（含区级）、撤销课题等；（二）每项课题按文件材料产生的时间顺序组卷整理，并编印页码。第二十一条实物档案的收集：（一）每件实物需标注具体日期、编制单位；（二）实物必须完好无缺。第二十二条采购档案的收集：（一）在项目运作过程中边收集边整理；（二）每个项目按文件材料产生的时间顺序组卷整理，并编印页码。第二十三条归档资料必须是原件；并严格执行电子文档和纸质文档“双轨制”管理规定，各单位在移交纸质原件的同时移交电子文档。第二十四条各类档案资料移交的时间：（一）文书档案资料于次年的3月份移交；（二）基建档案资料待项目交付使用后三个月内移交；（三）仪器设备档案资料在验收调试完成后移交；（四）会计档案资料由财务部门整理保管一年后移交；（五）已故人员档案由人事部门整理后移交；（六）声像档案资料于活动结束后一周内移交；（七）教学档案资料于每年3月份与7月份移交；（八）科研档案资料待结题后移交；（九）实物档案资料随时移交；（十）采购档案资料待项目完成结算后移交。第二十五条交接手续完备，档案资料移交必须由兼职档案员或指定人员到综合档案室办理交接手续，不允许由学生代办。第二十六条各单位移交归档材料时需填写清楚移交单位名称、移交材料的类别、数量、时间等信息，待综合档案室工作人员检查确认无误后交接双方签字。第四章档案的利用第二十七条学校的档案资料主要为本校服务，兼顾为社会服务。利用档案必须严格履行审批与登记手续。第二十八条利用档案，一般采取查阅方式，限定在档案阅览室内阅读。随着科技的进步，对已公布开放的档案材料，本校师生员工需要利用时可以电子文件的方式进行利用。第二十九条校外人员凭单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人身份证或工作证，经学校领导或党政办公室主任同意，并履行登记手续后方可查阅非密级档案材料。第三十条校内人员原则上只能利用本部门形成的档案。确需利用其他部门形成的档案时，应由利用者提出申请，经所在部门领导和学校党政办公室审核，报主管校领导审批同意，并办理相关手续，如需借阅，归还限期不得超过7天，若需延长借阅时间，必须到学校综合档案室办理续借手续。为确保档案安全，校外人员原则上不可借阅本校档案。第三十一条凡利用党政联席会议记录、党委会议记录、校长办公会议记录、“内部”档案材料，应由所在部门领导提出申请，经党政办公室主任审核，报校领导同意后方可查阅，并限定阅读有关内容，原则上不得带出学校综合档案室，不得摘抄。第三十二条凡利用有关人员处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经党政办公室主任和档案形成部门领导批准；属于处级干部的要经党委书记（或授权其他校领导）批准。第三十三条非公开科研课题档案，原则上只提供给参与课题研究工作的有关人员利用。本校其他人员和外单位人员查阅，须经课题组负责人同意，科研处负责人批准，必要时报请主管校领导审批。第三十四条会计档案、采购档案只允许财务部门利用，其他部门确需查利用时，必须经财务部门和主管校领导同意。第三十五条档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案，严禁涂改、污损、抽拆、增删和转借档案。确保档案的整洁和保持原貌，未经批准不得抄录、复制和擅自公开档案内容，违者根据有关规定给予当事人严格处理；丢失档案者按《档案法》有关条款处理。第三十六条境外人员利用档案，须按国家有关规定办理。第三十七条归还档案时，应严格履行签字注销手续。档案管理人员应仔细清点归还的档案，经核查无误后签字注销。发现有损坏、丢失等情况，应立即报告党政办主任，并追究当事人责任。第五章档案的保密工作第三十八条学校保密工作领导小组负责对学校档案保密工作的监督、检查和指导。综合档案室严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关规定，认真做好档案保密工作。第三十九条综合档案室和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。 第四十条档案借阅与利用，必须按照《城市职业技术学院档案借阅利用制度》的有关规定办理。第四十一条学校档案属下列情况之一的，经学校领导审批同意后方可利用（绝不借阅）：（一）涉及党和国家及学校秘密的；（二）涉及专利或技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成部门规定限制利用的。第四十二条档案入库时，涉密档案由专人管理,责任人认真清点数量，做好登记工作；涉密档案必须按照广东省档案局关于DAT22-2015《归档文件整理规则》的贯彻意见的要求单独装盒，并在档案盒背脊最下方标注“密件”字样。未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，不得随意阅览、复制和摘录档案内容。对凡有注明“内部”字样的文件、刊物和资料，要妥善利用和保管。第四十三条对保管期满，已失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得出售或遗失。凡涉及档案保密的人员一律不准在家庭、子女和无关人员面前谈论保密档案的内容。不得在普通电话、电脑和私人通信以及任何网络中泄露档案秘密。第四十四条建立健全安全检查制度，每天上、下班都要检查库房和档案的安全。要指定专人兼任安全员，经常对保密室、档案库房安全工作进行检查、督促。第四十五条发生档案泄密与被盗时，要立即报告学校保密工作领导小组。对违反保密规定，造成不良后果的，应按其性质和情节给予严肃处理。第六章档案的鉴定和销毁第四十六条学校综合档案室应加强对档案材料的保护和管理，对保管期限已满的各类档案有计划地进行鉴定和销毁工作。第四十七条档案鉴定人员必须持以全面、历史、发展的观点鉴定档案价值，按照各类档案保管期限表的规定，对不再有保存价值的过期档案进行鉴定，原规定欠妥的，经认真研究后可以重新确定保管期限。第四十八条对于保管期限到期的档案，先由档案形成部门审查，提出销毁或延长保管期限的初步意见，再由学校档案鉴定工作领导小组作出鉴定。第四十九条对于符合销毁条件的档案，要编制销毁清册，经鉴定确无保存价值后报主管档案工作的校领导审批签字同意后，方可销毁。第五十条销毁档案应指定两人负责监销，并在指定地点（市文件销毁中心）销毁，同时在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁时间，造册人、销毁人、监销人签名或盖章以示负责。第五十一条鉴定报告与档案销毁清册一并由综合档案室永久保存。第七章库房管理第五十二条档案库房是保存档案的重要场所，由学校综合档案室室负责管理。除档案管理工作人员外，其他人员不能随意进入档案库房，如工作确实需要，由档案管理员陪同进出。第五十三条档案进出库房，要履行登记手续，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。第五十四条档案库房应保持整洁，做好库房的防虫、防蛀、防霉和防鼠工作，并配备相应的设施。第五十五条新接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经技术处理后方可入库。第五十六条档案管理员应根据季节及室外温湿度变化调节和记录库房内的温湿度，尽量保持在理想的指标范围内，（即库房标准温度为14-24℃，标准相对湿度为45-60%），并每天定时测记。第五十七条库房配备消防器材，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃品及其它物品，定期检查用电设备和消防设施状况，发现问题及时报修或更新。第五十八条定期对库房进行杀菌、消毒，防止档案生虫、发霉。每年年底检查档案箱柜内杀虫药剂的消耗情况并及时补充。第五十九条库房无人时，除必须持续工作的保温、保湿、消防、防盗等电子设备外，应关闭用电设备，锁紧门窗。档案箱柜的钥匙由专人专柜保管，不准随身携带。上下班要检查门窗，注意防盗。第六十条定期清点库存案卷，核实帐、物是否相符，发现案卷短缺或长期借出未归还的，及时追查。第六十一条库房内的档案柜要排列有序，统一编号。档案库房要绘制平面示意图，明显标示各类档案存放位置，便于档案的上架、入柜和利用。第六十二条每年年底要对室藏档案进行清点、核对，发现问题及时处理。第六十三条出现火灾、洪涝灾害、突发性群体事件和危害公共安全事件等危及档案安全的险情时，应立即报警同时向主管领导报告，开展抢险、转移等保护措施。第八章设备管理第六十四条档案室现有各种设备，是学校固定资产的组成部分，是高质、高效地完成档案工作的必备条件。设备的使用和管理要能够充分发挥其作用，不断提高其使用效益。第六十五条设备的更新，要从实际情况出发，既要跟得上形势的发展，又不能铺张浪费，要注重挖掘现有设备的潜力，培养爱护设备的习惯。第六十六条非档案室工作人员，未经档案室负责人允许，不得使用档案室设备。如要使用，须在档案室人员指导下进行。第六十七条设备正在运转时，操作人员不得离开工作岗位。第六十八条易燃、易爆、有毒、放射性等物品不得带入计算机房、库房或阅览室。第六十九条经常检查电源，电器设施的安装、拆除和维修，必须由专业人员负责。第七十条下班前必须切断电源，关锁门窗，做好安全防护措施。第七十一条外来的磁盘，在档案室计算机使用前，必须先检查有无病毒。档案归档专用的计算机严禁使用外来磁盘。第七十二条因责任原因损坏、丢失设备，要酌情进行赔偿。第九章电子档案数据的存储管理第七十三条根据《中华人民共和国档案法》《电子文件存储与管理规范》和有关法规、行政规章，应加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管。第七十四条应以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。第七十五条电子档案的存储（一）文字文件1．TXT及XML文档可以作为电子档案直接存储。2．对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，。（二）图像文件1．TIFF及JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。2．其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。（三）声音文件1．WAV和MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（四）数据文件1．数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。2．数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。第七十六条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。第七十七条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。第七十八条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。第七十九条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。第八十条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。第八十一条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。第八十二条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：1．存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。2．环境温度选定范围：1720℃，相对湿度选定范围：35%--45%。。第十章档案的信息化管理第八十三条电子文件是指我校在履行职能、加强内部管理等行政、教学、科研等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第八十四条按照档案工作集中统一管理的原则，各部门形成的电子文件需归档保存的应连同纸质材料一并移交综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，信息技术中心工作人员对电子文件的归档提供协助与技术支持。

第八十五条各部门应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责各部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。

第八十六条为保证归档的电子文件完整性和真实性，各部门从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第八十七条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件等。

第八十八条电子文件的归档范围与保管期限，参照《城市职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。

第八十九条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

（一）逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。

（二）物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。第九十条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第九十一条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第九十二条各部门在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。

第九十三条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

第九十四条接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。第十一章文件材料不归档范围及处理第九十五条文件材料不归档的范围：（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料；（二）上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；（三）上级单位发来供工作参考的文件；（四）上级发来的一般性学习资料；（五）上级单位转发别单位的情况通报；（六）报刊资料、一般介绍信（七）参加一般性会议的材料（八）本单位文件材料中的重份文件；（九）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（十）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；