会议主办方责任协议

会议主办方责任协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：__________

甲方地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）名称：__________

乙方地址：__________

鉴于甲方作为会议主办方，为乙方提供会议组织与服务的需要，双方本着平等、自愿、公平、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：明确甲方在会议组织过程中应承担的责任和义务，确保会议的顺利进行。

二、合同背景：甲方作为会议主办方，负责会议的策划、组织、实施和保障工作，乙方作为参会者，有权要求甲方履行相应的责任。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.负责会议的策划与组织，确保会议按照预定的时间和地点顺利召开。

2.提供符合会议要求的场地、设施和设备，保证会议的顺利进行。

3.按时发布会议议程、通知等相关信息，确保乙方充分了解会议安排。

4.对会议期间的安全、消防、卫生等事项负责，确保参会人员的人身和财产安全。

5.配备必要的工作人员，负责会议现场的管理和服务工作。

6.确保会议资料的准备和分发，包括会议手册、资料袋等。

7.对会议期间产生的费用进行合理核算，并向乙方提供详细的费用清单。

8.在会议结束后，向乙方提供会议总结报告，包括会议成果、存在问题及改进措施。

乙方责任和义务：

1.按时参加会议，遵守会议纪律，不得擅自离场。

2.服从会议现场管理，尊重他人发言，维护会议秩序。

3.在会议期间，保持手机静音，不得在会议现场进行喧哗或影响他人。

4.遵守会议规定，不得在会议现场进行商业宣传或推销活动。

5.对会议内容保密，不得擅自对外泄露。

6.如因个人原因无法参加会议，应提前通知甲方，并配合甲方处理相关事宜。

7.对会议期间产生的费用承担相应责任，如需报销，应按照甲方提供的费用清单进行。

8.对会议提出宝贵意见和建议，以促进会议的持续改进。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方遵守会议纪律，确保会议顺利进行。

2.乙方有权要求甲方提供会议所需的服务和保障。

3.甲方有权对乙方在会议期间的违规行为进行处理。

4.乙方有权对甲方在会议组织过程中的问题提出质疑和反馈。

双方义务：

1.甲方有义务为乙方提供良好的会议环境和条件。

2.乙方有义务遵守会议纪律，积极参与会议。

3.甲方有义务对会议期间的问题进行及时处理。

4.乙方有义务对会议提出意见和建议，共同促进会议的改进。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本协议项下，甲方应向乙方支付会议组织及服务费用，总金额为人民币__________元整（￥__________）。

二、支付方式：

1.预付款：乙方应在签订本协议之日起__________个工作日内，向甲方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）作为预付款。

2.会议召开前支付：乙方应在会议召开前__________个工作日内，向甲方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）。

3.会议结束后支付：乙方应在会议结束后__________个工作日内，根据甲方提供的费用清单，向甲方支付剩余的合同金额，即人民币__________元整（￥__________）。

三、支付条件：

1.甲方在收到乙方支付的款项后，应向乙方开具正规发票。

2.甲方在收到乙方支付的款项后，应按照协议约定提供相应的会议组织及服务。

3.乙方支付款项后，如因甲方原因导致会议未能按约定进行，甲方应退还乙方已支付的款项，并承担相应的违约责任。

四、额外费用：

1.本协议项下的总金额不包括会议期间可能产生的额外费用，如场地租赁费、餐饮费、交通费等。

2.如产生额外费用，甲方应在事前向乙方提出，并经乙方同意后方可产生。

3.额外费用的支付方式、支付条件与协议约定相同。

五、支付时间：

1.预付款、会议召开前支付及会议结束后支付的款项，均应在规定的时间内通过银行转账或现金支付至甲方指定的账户。

2.甲方应在收到乙方支付的款项后，及时向乙方提供相应的服务。

六、违约责任：

1.如乙方未按约定时间支付款项，甲方有权暂停或终止提供服务，并要求乙方支付违约金。

2.如甲方未按约定提供服务，乙方有权要求甲方退还已支付的款项，并要求甲方支付违约金。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约：

a.如甲方未按时提供会议场地、设施或服务，导致会议无法按预定计划进行，甲方应向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

b.如甲方提供的场地、设施或服务不符合约定标准，甲方应负责修复或更换，并承担因此产生的合理费用。

c.如甲方违反保密义务，泄露乙方商业秘密，甲方应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

2.乙方违约：

a.如乙方未按时支付款项，每逾期一日，应向甲方支付逾期款项的__________%作为滞纳金。

b.如乙方未遵守会议纪律，扰乱会议秩序，甲方有权要求乙方承担相应的责任，包括但不限于赔偿损失和承担违约金。

二、争议解决

1.双方应友好协商解决本协议项下的一切争议。

2.如协商不成，任何一方均可将争议提交至__________仲裁委员会仲裁解决。

3.仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.如任何一方拒绝仲裁或仲裁机构无法做出裁决，争议可提交至__________人民法院诉讼解决。

5.争议解决过程中，除争议事项外，本协议的其他条款继续有效。

三、适用法律

本协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

对于因本协议产生的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交至__________人民法院管辖。

五、其他

1.如有任何一方违反本协议的约定，给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。

2.本协议的任何修改或补充均需双方书面同意，并经双方签字盖章后生效。

3.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为__________年。协议期满后，如双方无异议，本协议自动续期__________年。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效。甲方收到乙方支付的预付款后，视为本协议正式生效。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起__________年。协议期满后，如双方无异议，本协议自动续期__________年。

三、变更

1.本协议的任何变更或补充，均应以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。

2.未经双方书面同意，任何一方不得擅自变更本协议的条款。

四、终止

1.本协议在以下情形下终止：

a.双方协商一致解除本协议；

b.一方严重违约，另一方在收到违约通知后__________日内未采取补救措施或未支付违约金；

c.因不可抗力导致本协议无法履行；

d.法律法规规定或双方约定的其他终止情形。

2.本协议终止后，双方应立即停止履行各自的权利和义务，并按照约定处理剩余事项。

五、通知

1.双方应通过以下方式发送通知：

a.以书面形式发送至对方指定的地址；

b.以传真、电子邮件等方式发送，并确保对方已收到。

2.通知送达时间以实际收到为准。

六、不可抗力

1.本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

2.发生不可抗力事件时，受影响的方应立即通知对方，并采取一切可能措施减轻损失。

3.不可抗力事件持续期间，双方应暂停履行本协议；不可抗力事件结束后，双方应在合理时间内恢复履行。

七、争议解决

本协议的争议解决机制如第五条所述。

八、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。

2.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________年__________月__________日

附件：

一、会议需求文档

1.会议主题及目标

2.参会人员名单及信息

3.会议议程安排

4.需要提供的场地、设施和设备清单

5.餐饮及住宿安排

6.宣传推广方案

7.会议预算及费用明细

二、会议设计方案

1.会议场地布置图

2.会议流程及活动安排

3.主题演讲及互动环节设计

4.会议资料及宣传物料设计

三、技术规格

1.会议场地设施清单

2.音响、灯光、投影等设备技术参数

3.网络通信设备技术参数

4.安全保卫措施及应急预案

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照副本复印件

2.甲方税务登记证复印件

3.甲方法定代表人身份证明复印件

4.乙方参会人员身份证明复印件

5.乙方授权代表身份证明复