国际文化交流与合作会议服务协议

国际文化交流与合作会议服务协议编号：__________

本协议由以下双方签订：

甲方：[甲方名称]

地址：[甲方地址]

乙方：[乙方名称]

地址：[乙方地址]

鉴于甲方有意举办国际文化交流与合作会议，乙方愿意为甲方提供相关服务，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的

本协议旨在明确甲乙双方在国际文化交流与合作会议服务中的权利、义务及责任，确保会议的顺利进行。

二、合同背景

甲方为提高我国在国际文化交流领域的地位，决定举办国际文化交流与合作会议。乙方具备丰富的会议服务经验，愿意为甲方提供会议策划、组织、执行等全方位服务。

三、合同期限

本协议自双方签字盖章之日起生效，至会议结束之日止。

四、服务内容及费用

（具体服务内容及费用在附件中详细说明）

五、双方权利与义务

（具体权利与义务在附件中详细说明）

六、违约责任

（具体违约责任在附件中详细说明）

七、争议解决

如双方在履行本协议过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

八、其他

（其他约定事项在附件中详细说明）

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应确保会议主题符合国际文化交流与合作的精神，且内容合法、合规。

2.甲方应按时向乙方提供会议策划、组织、执行所需的资料和文件，包括但不限于会议议程、参会人员名单、住宿安排、交通安排等。

3.甲方应负责会议的场地租赁、设备租赁、餐饮安排等费用，并按时支付给乙方或相关供应商。

4.甲方应配合乙方进行会议的宣传推广工作，确保会议信息的准确性和及时性。

5.甲方应保障会议期间的安全，包括但不限于场地安全、参会人员的人身安全、财产安全等。

6.甲方应遵守本协议的约定，履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。

7.甲方应承担因自身原因导致合同无法履行或履行不当而产生的全部责任。

乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方的需求，制定详细的会议服务方案，并确保方案的实施符合甲方的预期。

2.乙方应负责会议的策划、组织、执行工作，包括但不限于场地布置、设备调试、现场管理等。

3.乙方应确保会议服务的质量，包括但不限于参会人员的接待、餐饮、住宿、交通等方面的服务。

4.乙方应按时向甲方提供会议服务相关的报告和总结，包括但不限于会议效果、参会人员反馈等。

5.乙方应遵守保密协议，对会议内容、参会人员信息等予以保密。

6.乙方应按照合同约定的时间节点完成各项服务，如因乙方原因导致服务延误，乙方应承担相应的责任。

7.乙方应确保会议期间的服务安全，包括但不限于现场秩序维护、参会人员的人身安全等。

8.乙方应遵守本协议的约定，履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。

9.乙方应承担因自身原因导致合同无法履行或履行不当而产生的全部责任。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供会议服务，并有权对乙方提供的服务进行监督和评价。

2.乙方有权要求甲方按照约定支付服务费用，并有权对甲方支付费用的情况进行监督。

双方义务：

1.甲方有义务按时支付乙方服务费用，并保证支付方式的合法性和安全性。

2.乙方有义务按照甲方的要求提供高质量的服务，并保证服务的及时性和有效性。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议项下，甲方应向乙方支付的总金额为人民币[金额]元整，该金额包含但不限于会议策划、组织、执行、场地租赁、设备租赁、餐饮服务、住宿安排、交通安排及其他相关服务的费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在签订本协议之日起[预付款支付日期]内，向乙方支付总金额的[预付款比例]%作为预付款，即人民币[预付款金额]元整。

2.进度款：甲方应在会议筹备及执行过程中，根据乙方的实际工作进度和完成情况，按照以下比例支付进度款：

-会议筹备阶段：支付总金额的[筹备阶段比例]%，即人民币[筹备阶段金额]元整；

-会议执行阶段：支付总金额的[执行阶段比例]%，即人民币[执行阶段金额]元整；

3.尾款：会议结束后，甲方应在[尾款支付日期]内支付剩余的款项，即总金额减去已支付预付款和进度款后的余额。

三、支付条件

1.乙方需向甲方提供详细的费用清单和服务报告，作为甲方支付进度款的依据。

2.甲方支付款项时，需提供正式的发票或收据，以作为支付凭证。

3.乙方需确保所提供的服务符合合同约定，若因乙方原因导致服务不符合约定，乙方应承担相应责任，并退还甲方已支付的款项。

四、额外费用

1.本协议项下的总金额不包括因不可抗力、政策变动、市场波动等原因产生的额外费用。

2.如遇额外费用，双方应友好协商确定具体费用金额，并由甲方承担。

3.乙方应在产生额外费用后[通知期限]内通知甲方，甲方应在[通知期限]内确认或拒绝额外费用。

五、违约责任

若甲方未按约定支付款项，应向乙方支付逾期付款的违约金，违约金按每日[违约金比例]计算，自逾期之日起至实际付款之日止。

六、争议解决

若因支付问题产生争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理

1.甲方违约：

a.若甲方未按约定支付款项，除应支付逾期付款的违约金外，还应赔偿乙方因此遭受的直接损失。

b.若甲方未按时提供会议所需的资料和文件，导致乙方无法按时提供服务，甲方应承担乙方因此产生的额外费用。

c.若甲方违反保密义务，泄露会议内容或参会人员信息，甲方应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

2.乙方违约：

a.若乙方未按约定提供符合质量标准的服务，甲方有权要求乙方进行整改，直至符合要求为止；若乙方无法整改，甲方有权解除合同，并要求乙方退还已收取的款项。

b.若乙方违反保密义务，泄露会议内容或参会人员信息，乙方应承担相应的法律责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方发生争议时，应首先通过友好协商解决。若协商不成，可选择以下一种争议解决方式：

a.诉讼：任何一方均可向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。

b.仲裁：双方同意将争议提交至[仲裁机构名称]，按照该机构的仲裁规则进行仲裁。

2.适用法律：本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：对于因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交至[合同签订地]人民法院解决。

三、违约责任与赔偿

1.违约方应承担因其违约行为给对方造成的直接损失和间接损失，包括但不限于合同解除、诉讼费用、仲裁费用、律师费用等。

2.若违约方未在规定期限内履行违约责任，守约方有权要求违约方支付违约金，违约金按每日[违约金比例]计算。

四、不可抗力

1.若因不可抗力导致本协议无法履行或部分条款无法履行，双方互不承担责任。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会动乱等。

3.发生不可抗力事件时，双方应及时通知对方，并尽力减轻损失。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效。甲方支付预付款后，视为协议正式生效。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至会议结束之日止。本协议期满后，如双方无其他约定，则协议自动终止。

三、变更与终止条款

1.变更：

a.本协议的任何变更，必须以书面形式经双方签字盖章后生效。

b.任何一方不得擅自变更本协议的内容，否则变更部分无效。

2.终止：

a.本协议在以下情形下可终止：

i.会议结束；

ii.双方协商一致解除本协议；

iii.一方严重违约，另一方有权解除本协议；

iv.因不可抗力导致本协议无法履行，经双方协商一致解除。

b.本协议终止后，双方应立即停止履行各自的义务，并按照约定处理剩余事宜。

四、通知

1.除非另有约定，本协议项下的所有通知应以书面形式发送至对方的地址。

2.任何一方变更通知地址，应及时通知对方。

五、不可分割性

本协议构成双方之间关于会议服务事项的完整协议，任何一方不得以任何形式主张协议之外的权益。

六、协议份数

本协议一式[份数]份，甲乙双方各执[份数]份，具有同等法律效力。

七、其他

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议的标题仅为方便查阅，不影响协议内容的解释和执行。

3.本协议的解释、执行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

八、附件

本协议附件为本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。附件包括但不限于以下内容：

-会议服务方案

-费用清单

-保密协议

-其他双方约定的文件或资料

附件：

一、需求文档

1.会议主题及目标

2.参会人员信息

3.会议议程安排

4.场地及设备需求

5.餐饮及住宿安排

6.交通及接待安排

7.宣传推广方案

8.安全保障措施

二、设计方案

1.会议场地布置图

2.会议设备配置清单

3.参会人员证件设计

4.宣传物料设计（如海报、邀请函等）

三、技术规格

1.会议设备技术参数

2.网络及通讯设备技术要求

3.多媒体设备使用说明

四、各类证件复印件

1.参会人员身份证复印件

2.乙方相关资质证书复印件

3.会议场地租赁合同复印件

4.甲方支付凭证复印件

五、其他辅助材料

1.会议筹备