行政许可电子档案管理规范

ICS03.081.01A12DB13代替DB/T2295-2015Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement河北省市场监督管理局发布IDB13/XXXXX—XXXX本标准按照GB/T1.1-2020给出的规则起草。标准代替DB13/T2295—2015《行政许可电子档案管理规范》，与DB13/T2295—2015相比，除了结构调整和编辑改动外，主要技术变化如下：a)增加了规范性引用文件《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号）。b)修改了术语和定义部分内容，增加了数字档案化，档案数字化内容。c)修改了总则内容，完善了原则和建设。d)修改了归档要求，增加了数字档案内容。e)修改了保管期限，增加了保管期限和追溯年限内容。f)增加了归档格式内容。h)增加档案迁移内容。i)增加了档案服务内容。本标准由河北省数据和政务服务局提出。本标准由河北省服务标准化技术委员会归口。本标准主要起草单位：河北省市场监督管理局技术评价中心、河北省政务服务中心、河北省公共资源交易中心。本标准主要起草人：************。本标准及所代替文件的历次版本发布情况为：-----2015年首次发布为DB13/T2295—2015。-----本次为第一次修订。IDB13/XXXXX—XXXX1DB13/XXXXX—XXXX行政许可电子档案管理规范本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据、归档、整理、保管和利用。本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。国务院办公厅《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号）GB/TGB/TDA/T18894-201620988-2007电子文件归档与管理规范信息系统灾难恢复规范档案著录规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1行政许可电子档案在行政许可管理工作过程中形成的具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的电子文件及相关的元数据。数字档案是指以数字形式存储的各种形式的信息，包括文字、图片、音频、视频等。数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的档案。档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。3.2归档电子文件在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成的电子文件。3.3元数据描述组成行政许可电子档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。3.4归档把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.5迁移2DB13/XXXXX—XXXX将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。4总则4.1档案管理应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。4.2政务服务电子文件归档和电子档案管理工作，应当推动完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设。4.3应做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作的。4.4应对数字档案管理通过科学规划，形成档案数字化，数字化档案。可以更好地保护历史档案、提高信息利用效率和管理水平，为社会发展提供更好的信息服务。5元数据管理5.1元数据内容5.1.1元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。5.1.2归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。5.1.4归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。5.1.5归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。5.2元数据结构5.2.1背景结构信息表1234567895.2.2管理过程信息表3DB13/XXXXX—XXXX123456786归档6.1归档要求6.1.1一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的政务服务，相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。6.1.2数字档案的收集与整理包括了对各种形式的数字信息的收集、整理、分类、编目等，注意信息的完整性、准确性、可靠性，保证数字档案的长期可用性和安全性，确保数字档案的规范性和可管理性。6.1.3归档电子文件应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写行政许可电子档案管理登记表（参见表A.1、表A.2、表A.3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。6.1.4把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。6.1.5本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。6.1.6存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。6.2保管期限6.2.1电子档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。应当依据相关文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等确定本单位政务服务电子文件归档范围和档案保管期限，并纳入文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。6.2.2行政许可电子档案中的元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。6.2.3电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。6.3归档格式6.3.1电子文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。6.3.2电子文件归档一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。4DB13/XXXXX—XXXX6.3.3对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。6.3.4对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时与相关软件一并收集。6.3.5矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。6.3.6对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。6.3.7对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.4归档登记6.4.1纸介《行政许可电子档案登记表》应与数字档案同时保存，保管期限一致。6.4.2《行政许可电子档案登记表》应制成电子表格，与电子文件一同保存，保管期限一致。6.5归档检测6.5.1归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作，不应接收含有问题的电子文件。6.5.2归档技术检测工作内容包括：a)检查电子文件在软硬件环境下的可读性；b)检查电子文件内容与元数据是否完整；c)检查电子文件归档保存格式是否规范；d)检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。6.5.3归档电子文件形成部门和档案部门均应认真、如实填写《行政许可电子档案登记表》（参见附录A表2），一并归档保存。6.5.4归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。7整理7.1分类编号7.1.1电子档案分类应遵循行政许可业务管理文件的形成规律，结合电子档案管理的特点和要求，制定电子档案分类编号办法。7.1.2电子档案宜按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。7.1.3电子档案宜按照保管期限-问题-年度的分类方法进行分类。7.2编目7.2.1电子档案的整理、编目、排列应当反映行政许可管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于电子档案的保管和利用。7.2.2电子档案应按照DA/T18《档案著录规则》，建立规范的档案目录数据。所形成的档案目录数据应当与建立与数字档案相链接。5DB13/XXXXX—XXXX7.2.3数字档案卷内文件材料按分类要求按问题、时间或重要程度顺序排列。一般遵循以下排列原则：a）结论性文件在前，其他材料在后；b）上级文件在前，下级文件在后；c）文字在前,图形在后。8保管8.1载体管理8.1.1存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。8.1.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。8.1.3重要的档案应根据GB/T20988-2007《信息系统灾难恢复规范》要求进行备份。8.1.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行检查登记，填写《行政许可电子档案库存情况检查登记表》（参见附录A表4），如发现问题应及时迁移。8.2迁移8.2.1档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。8.2.2数字档案迁移操作必须在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写《行政许可电子档案迁移登记表》（参见附录A表5）。8.2.3由于技术与设备原因，必须更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据必须同步更新，并做好更新记录。8.2.4应当按照国家有关规定向档案馆移交政务服务电子档案并附具开放利用意见。各级档案馆应当做好政务服务电子档案接收工作，提升安全管理水平，按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行检测，确保真实性、完整性、可用性和安全性。8.2.5电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。8.3鉴定销毁8.3.1按GB/T18894-2002的9.8.1的规定，数字档案的鉴定销毁应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理许可手续后实施。8.3.2属于保密范围的数字档案，如信息储存在不可擦除载体上，应当采用物理或化学的方法连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。8.3.3销毁前应编制销毁清册，指定销毁人，并确认信息彻底销毁。9利用9.1档案服务9.1.1数字档案的利用与服务是数字档案管理的核心环节，包括了对数字档案的查询、检索、阅读、复制、传播等方面的管理和服务。6DB13/XXXXX—XXXX9.1.2档案部门应当建立快捷、高效、准确服务的数字档案利用网络。档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档数字档案的权限。9.1.3数字档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的开放利用，未经批准不得查阅其元数据等相关信息。9.1.4数字档案的利用应注意以下事项：数字档案的封存保管载体不得外借使用；利用时应使用复制件；应严格遵守保密制度；对利用具有保密要求的数字档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定；查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或个人不得擅自复制。9.1.5数字档案需要注重用户的需求和体验，提供个性化的服务和定制化的解决方案，提高用户满意度和服务质量。9.2档案开放9.2.1档案部门应当按照档案开放要求和政府信息公开原则，定期开展电子档案开放鉴定与解密划控工作。9.2.2档案部门应当整合数据资源，建立开放电子档案数据库，定期开展信息开放服务。7DB13/XXXXX—XXXX（规范性附录）电子档案归档表格表A.1行政许可电子档案登记表数量：8DB13/XXXXX—XXXX表A.2行政许可电子档案检验项目单位名称移交单位：接收单位：归档电子文件设备情况登记设备兼容性检验磁性载体转存登记真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检索填表人（签名）