部门职责与操作规范 (一)

弘神企业集团行政部职责及规范

一、部门论述

行政部重要以文秘工作，人力资源，后勤保障工作为

主。文秘工作重要根据集团领导日勺各项

决策，规定等负责起草，确定各项集团内部规章制

度，并监督各部门执行，负责集团企业各项商务

统一管理；人力资源重要对集团企业内部在职所有人

员人事档案登记立案，活动及会议安排等工作；

负责人员招聘工作，办理所有员工入职，调动，离职

及社会保险等手续，对集团企业所有人员进行

提供强大后勤保障工作是指要配合集团企业各个部门

做好协调和沟通工作，素质和绩效考核记录；

有力的后备资源，予以工作上日勺物质保障及工作环境

上曰勺精神保障。

在集团企业不停发展壮大日勺旅程中，行政部充当着保

驾护航的作用，不停提供新鲜血液注入

尽快不停完善和充实集团企业日勺管理团体，增强后勤

保障工作日勺力度，到集团企业日勺优秀队伍中，

完善和系统化对集团企业各个部门合理有序日勺管理和

监督。

二、部门职责

、文秘工作岗位职责：（一）

、接待工作：来电，信件接受，来访客人接待，会议

接待，商务活动接待;1

、会议工作：集团企业会议、商务会议组织，协调，

会场布置、会中服务；2

、文案工作：集团企业内部规章制度、告知起草，颁

布，会议记录，协议3

模板制作；

、归档工作：集团企业所有协议文本原件归档，借

阅；4

办公系统的编辑，维护，更新。0A、集团企业5

、人力资源工作岗位职责：（二）

、人事档案管理：集团企业所有员工入职，调动，离

职手续办理，薪酬待1

遇立案；

、人员招聘工作：针对个部门人员配置规定招聘人

员；2

3、社会保险办理：集团企业所有人员社会保险

办理C

、后勤保障工作岗位职责：（三）

、集团企业固定资产日勺购置，发放，登记；1

、集团企业办公用品及电子设备的购置，登记，发

放；2

、集团企业参展用品日勺配置，回收；3

、集团企业通讯及网络环境的维护和安全保障；

、集团企业车辆日勺管理和配置；5

、集团企业企业文化建设（四）

、新入职人员的企业文化培训；1

、集团企业网站内容日勺编辑，更新；2

三、岗位设置：

名，2名，前台2名，网络工程师2名，行政助理

1、人员既有人员：负责人（一）

人。11名，合计1名，保洁人员4司机

岗位分派：负责人岗位，行政部秘书岗位，资产管理

员岗位，前台岗位，网络工程师岗

位，司机岗位，保洁员岗位。

、岗位原则：负责人：统管整个部门工作；（二）

行政部秘书岗位：分管部分文秘工作，人力资源工作

及集团企业企业文化建

设；

资产管理员岗位：后勤保障工作及资产管理；

前台岗位：各类接待，预定，会议服务工作及部分简

朴文秘工作；

网络工程师：管理，维护集团企业通讯和网络环境安

全

司机岗位：尽量满足集团企业各部门用车需求，保证

集团企业领导用车以便

快捷，以用车安全为首要准则。

保洁岗位：保证办公环境的洁净，整洁。

在保证自己岗位工作完毕的各岗位之间无明显单独的

界定，鉴于行政工作的繁杂和琐碎，

状况下，以互相配合，互相协助为工作基本原则，顾

全大局，集体行动。

、人员发展计划：（三）

2人，重要在文秘工作上增长13计划到达部门人数

名人员，分管企业培训和文献归档工

作。

、部门组织架构：（四）

行政部

企业文化建设后勤保障工作人力资源工作文

秘工作

入职培训固定资产人事档案接待工作

会议筹办

办公用品

人员招聘

文案撰写展会用品

网站编辑社会保险

通讯网络协议归档

车辆使用

系统OA

U!岗位职责：

、负责人岗位职责（一）

、在集团领导下，负责行政部及其属下单位的服务管

理工作。1

、负责集团员工的政治思想学习和企业理念学习，进

行职业道德教育和职工培训工作。2

3、协助集团领导搞好各项接待工作。

、负责人事、劳动考核、资产管理等工作的监管。4

、根据集团企业领导规定和决策提出各项规章制度、

法规制定的提纲和要领。5

、主持本部门会议，制定和健全本部门各项规章制

度。6

行政部秘书岗位职责（二）

、负责行政部文献的草拟，打印，复印等平常事务性

工作。1

、负责集团企业的人员招聘，维护和管理集团企业

的招聘网站，向各部门2

提供符合招聘条件的人员资料，安排面试。

、负责集团企业所有人员的考勤，根据《员工手册》

规定，严格考勤管理，3

人事档案管理；办理入职，社保，转正，调动及离职

手续，同步对集团企业所有人员日勺人

事档案要高度保密。

、负责集团企业所有协议及协议原件归档管理，制作

电子版归档表格，便4

于查阅。归档协议日勺借阅及偿还均需实名制签字，复

印或长期借阅协议

需要注明使用时间及用途，协议原件一般不外借，外

借协议原件需督促

及时偿还；如发生丢失或损害协议原件状况，需及时

向有关领导汇报，

有关负责人承担有关责任；对于波及到集团企业机密

或技术类协议，不

予外借，仅供企业内部参阅，不得随意复制，摘抄有

关内容，如需特殊

状况，需部门领导审批。

、协助集团企业来访来宾接待工作，集团企业召开日勺

各项会议制定会议5

议程，洽谈会议地点，会场布置，安排会务人员，参

会人员食宿及商

务活动项目。

资产管理员岗位职责

（三）

、负责集团日勺资产管理，包括固定资产、办公用品及

集团内部环境设施日勺1

管理。

♦固定资产日勺管理：规定对固定资产登记造册，妥善

保留固定资产附带日勺多种票据，单据以

便查询，维修。

♦办公用品日勺管理：

、办公用品包括平常办公用品及集团企业正常工作设

备耗材日勺管理，所有办公用品领用a

及借用要严格执行节省和爱惜日勺原则；

台式电脑及笔记本电脑的使用管理

、电脑等电子产品设备的借用要严格遵守集团企业《b

措施》日勺规定;

、C

对于工作使用设备例如投要对领用人员领取办公用品

进实名行登记，办公用品负责人，

如出现丢失，对于借用状况必须实名制签字，专人负

责日勺同步，视频会议设备等，影仪、

损坏状况由有关负责人负责赔偿；

,、对于集团企业各部门召开会议，展会所需用品所

使用部门提交《办公用品申请表格》d

由资产管理员统一准备，对于可回收运用日勺办公用品

原则上规定使用后偿还。

、平常办公用品及电脑及所有耗材用品日勺购置2

元备用金，以月份为购置单位，对每月3000♦平常办

公用品购置：资产管理员申请申请

需采购日勺办公用品列清单，集中一次性购置，根据既

有库存用品状况适量购置，杜绝无用

或很少用办公用品库存积压，挥霍；其他部门如需特

殊购置办公用品，需提前申请，视使

用状况而决定与否集中购置C

以月份为购置单位，元备用金，30()0申请(暂由网络

工程师兼任)♦电脑及办公耗材购置：

对耗材使用状况做简朴记录，以节省和爱惜为基本原

则，企业个人或部门申请购置或更换

电脑，打印机，扫描仪等设备，填写购置申请，由行

政部组织集中采购，耗材购置所选择

日勺采购点防止常常性更换，保证耗材产品与设备日勺匹

配和质量，防止产品使用不妥导致设

备损害或者影响正常工作。

、负责集团固定资产日勺入册和存档及固定自产报废登

记。3

、完毕上级领导交办日勺其他工作。4

行政部前台岗位职责

（四）

、负责接听，转接企业来访，及来访客人接待工

作，工作时间前台岗位防止无人职守状1

态。

、负责平常日勺行政事务和会议告知、会议过程中服务

工作。2

、负责集团企业领导及有关部门人员的机票、火车

票，住宿预定工作，严格遵守《集团企业3

,对预定款项分类细化登记，月底核算各类费用款

项C票务订购制度》

、监管集团内部日勺所有环境设施日勺维护，例如：鱼缸

日勺维护和护理，绿植日勺维护和护理等工4

作。

、负责集团企业各部门各类邮件，文献及报纸日勺分类

和收发工作。5

网络工程师岗位职责

（五）

、负责集团企业网络安全工作，维护和管理集团企业

网络环境，定期检查1

和更新企业网络杀毒防毒工具日勺使用，严格监控网络

资源日勺使用状况，

对于无线网络使用，严格控制密匙日勺发放，有效制定

网络故障应急方案；

负责集团企业网站维护及后台管理；

、保证，网络视频会议日勺链接及使用通顺，在各部

门培训出一名操作人员，由网络工程2

师负责培训。

司机岗位职责

（六）

、首先保证集团领导办公用车，另一方面合理安排和

保证集团企业各部门车辆使用，尽量防止车1

辆使用冲突。

车辆出行严格遵守各项,、保证车辆日勺使用安全，及时

进行车辆日勺维修和保养，•保证驾驶安全2

法律规章制度。

、不得私自使用集团企业车辆，不得随意委派集团企

业其他人员驾驶集团企业车辆外出。3

、严格遵守《集团车辆及司机管理措施》4

（七）保洁岗位职责

1到企业，清洁所有人员日勺办公室，工位8:30、负

责整个集团企业日勺办公环境卫生，每天早上

桌面卫生；

、晚上负责倾倒所有人员每天日勺办公垃圾；2

、每月清理一次地毯卫生；3

、负责多种会议接待工作后日勺接待用品洗刷工作;

4

、平时临时需要打扫清理等工作。5

五、部门工作流程

【行政部工作流程图（一）】

办公用品及耗材购置流程

有关规定有关文献

提交购置的产填写《文献审批表》

数量，品名称，需列购置用品清单,

价格，做初步要支票购置时填写资产管理员

预算，领导品支取支《支出凭单》

准后购置。办票。

办公用品及耗材购置

接待工作流程

有关规定有关文献责任部门

热情有礼接待

前台

来访客人

会议接待

客人。

各部门人员

会中服务各部门人员

提供会中服

务，记录，茶

会议结束

水等

公用品及耗材

政部【行

基本一种月购

买一次。

流程工作

支票购置备用金购置

图

资产管理员、

财务

联络办公用品

联络供货商

或耗材供货商

送货，验收,

结账，开具发

验收，收货

票，备用金支

付的）当月报

销，支票支付

日勺给会计回

支票结账备用金结账

O

会计回票月结报销

对每次购置办

公用品及耗材

库存登记表资产管理员

日勺时间，种类,

数量登记。

(-)1

入库登记

入职离职手续办理

有关规定有关文献责任部门

入职离职人员

亲自填写，准

入职手续

备身份讦复印、《入职登记表》填写

离职手续

前台

件，简历，学《离职审批表》

历证明，原公

司离职证明。

各部门经理签字确认

入职手续：由

各部门人员

部门经理签

字，人力资源

办公用品、电子

行政部、人力资

部经理签字后

设备、财务交接

源经理签字

转总裁审批,

正式入职

离职手续：可

回收的1办公用

行政部、人力资

品回收，借用

源经理签字

U日勺企业电脑、

盘等电子设备

偿还，假如有

损坏或丢失承

担赔偿责任，

总裁审批

办公用品、电

子设备、财务

借款亲算完毕

后，人力资源

经理签字后转

总裁后办理离

职手续。

三、部门绩效考核方案及部门管理措施

、部门绩效考核措施及方案1

,20%绩效考核占月工资绩效考核是对本部门所有人员进行

的工作态度及行业素质的统一考核，

分系数91U00,80%分系数81・90,60%分系数71・80,

40%系数61・70,O分如下绩效为60平均总分

100%o

、部门管理措施：2

考核表

姓名：岗位名称：

平均总分上级评审自评分值容内核考及目项

能保质保量，提前完毕任务

20-15

能保质保量，准时完毕任务

工作任务

14-10

分20

在监督下能完毕任务

9-5

在指导下，偶尔不能完毕任务

4-0

15-13理解力极强，对事判断极对的，处事能力极强

理解力强，对事判断对的，处事能力强12・10

处理

理解判断力一般，处理事务不常有错误％7

能力

分15

理解较迟钝，对复杂事务判断力不够如下6

工作

迟钝，理解判断力不良，常常无法处理事务0

能力

分30

在工作作业改善方面，常常有创意性汇报并采纳15

工作

有时在作业措施上有改善，14・10

技能

偶尔有改善提议，能完毕任务如下9

分15

工作技能无改善，勉强能完毕任务0

与人协调无间，为工作顺利完毕尽最大努力10

爱惜团体，常协助他人9・7

工作协调

肯应他人规定协助他人6.4

分10

仅在必要与人协调的工作上与人合作34

精神散漫不愿与他人合作0

任劳任怨，竭尽所能完毕任务10

工作努力，能很好完毕分内工作9・7

责任感

有责任心，能自动自发6・4

分10

交付工作需要督促方能完毕3-1

态度傲慢，无责任心，做事粗心大意，敷衍了事0

不挥霍时间不畏劳苦，交付工作抢先完毕10

守时守规不偷懒，勤奋工作9・7

工作勤惰

偶有迟到，但上班后工作兢兢业业6・4

分10

借故逃避繁重工作，不守工作岗位34

时常迟到早退，工作不力，时常离动工作岗位0

无工作错误，并常常改善10

工作质量

9-7无工作错误亦无改善提议

分10

如