办公室日常行政管理制度及规章条例

办公室日常行政管理制度及规章条例一、办公环境管理1.1办公区域整洁办公区域的整洁是保持良好工作氛围的基础。员工应每天定期清理自己的办公桌面，保持桌面整洁，物品摆放整齐。公共区域如走廊、茶水间等也需要定期打扫，不得随意丢弃垃圾。每周进行一次全面的清洁工作，包括擦拭办公家具、地板等，保证办公环境的干净卫生。同时要注意保持办公区域的通风良好，定期开窗换气，避免异味和细菌滋生。1.2办公设备维护办公设备的正常运行对于工作的顺利进行。员工应了解所使用设备的基本操作和维护方法，定期对设备进行清洁和保养。如电脑应定期清理灰尘，打印机应及时更换墨盒和硒鼓等。对于出现故障的设备，应及时报告给行政部门，由专业人员进行维修和保养，不得私自拆卸或修理。同时要注意节约用电，下班时及时关闭办公设备和电源，以降低能源消耗。1.3绿植养护绿植不仅可以美化办公环境，还能净化空气，缓解员工的工作压力。行政部门应负责绿植的采购和养护工作，定期浇水、施肥、修剪等，保证绿植的健康生长。员工也应爱护绿植，不得随意摘取或损坏绿植。对于长期无人照顾的绿植，行政部门应及时进行处理，以保证办公环境的美观和舒适。1.4办公区域标识管理为了方便员工的工作和管理，办公区域应设置清晰的标识。如门牌标识、功能区域标识、安全警示标识等。门牌标识应准确标明各个办公室的名称和人员信息，功能区域标识应明确划分不同的工作区域，如会议室、休息区等。安全警示标识应放置在容易被注意到的地方，如楼梯口、电闸旁等，提醒员工注意安全。标识的设置应符合相关的标准和规范，不得随意更改或拆除。二、办公用品管理2.1办公用品采购办公用品的采购应根据工作需要和预算进行合理安排。行政部门应定期统计办公用品的使用情况，制定采购计划，经审批后进行采购。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商，保证办公用品的质量和性价比。同时要注意控制采购成本，避免不必要的浪费。对于一些常用的办公用品，如打印纸、笔等，可以建立长期合作的供应商，以获得更优惠的价格和服务。2.2办公用品领用员工需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。领取时应核对办公用品的数量和规格，保证无误后签字确认。行政部门应建立办公用品领用登记制度，详细记录办公用品的领用情况，包括领用时间、领用人员、领用数量等。对于一些特殊的办公用品，如电脑、打印机等，应按照公司的规定进行审批和领用，不得随意领用。2.3办公用品保管办公用品的保管应做到专人负责、分类存放、安全可靠。行政部门应设立办公用品仓库，对办公用品进行统一管理。仓库内应保持干燥、通风、整洁，避免办公用品受潮、变质或损坏。对于一些贵重的办公用品，如笔记本电脑、投影仪等，应采取专门的保管措施，如专人保管、上锁等。员工在使用办公用品时，应注意保管好自己的办公用品，不得随意放置或丢失。2.4办公用品报废对于已经损坏或无法使用的办公用品，员工应及时报告给行政部门，由行政部门进行报废处理。报废时应填写办公用品报废申请表，经审批后进行处理。报废的办公用品应按照相关规定进行处理，如回收利用、销毁等，不得随意丢弃。同时行政部门应定期对办公用品的库存进行清理和盘点，及时处理过期或无用的办公用品，以提高办公用品的利用率。三、会议管理3.1会议组织会议的组织是保证会议顺利进行的关键。行政部门应提前做好会议的准备工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。会议通知应提前发送给参会人员，保证他们有足够的时间准备和参加会议。会议现场应做好布置工作，如摆放桌椅、准备会议资料等。会议主持人应负责会议的主持和协调工作，保证会议按照议程进行，参会人员能够充分发表意见和建议。3.2会议记录会议记录是会议的重要文件，应详细记录会议的主要内容、决议和下一步工作计划等。会议记录应由专人负责记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和会议理解能力。会议记录应在会议结束后及时整理和归档，以便后续查阅和参考。对于一些重要的会议，如公司年度会议、董事会会议等，应制作会议纪要，经参会人员签字确认后分发到相关部门和人员。3.3会议决议执行会议决议是会议的重要成果，应及时落实和执行。行政部门应负责会议决议的跟踪和督促工作，保证决议能够得到有效执行。对于一些需要多个部门协作完成的决议，行政部门应协调各部门之间的工作，明确各自的职责和任务，保证决议能够按时完成。同时要定期对会议决议的执行情况进行检查和评估，及时发觉问题并采取措施加以解决。四、文件管理4.1文件收发文件的收发是文件管理的重要环节，应严格按照公司的规定进行操作。文件的收发应由专人负责，接收文件时应核对文件的数量、规格和内容，保证无误后签字确认。发送文件时应填写文件发送登记表，注明文件的发送对象、发送时间、文件内容等。对于一些重要的文件，如合同、协议等，应采用挂号信、快递等方式发送，保证文件的安全和及时送达。4.2文件归档文件的归档是文件管理的基础工作，应按照公司的规定进行分类和归档。文件的归档应按照时间顺序、文号顺序等进行排列，便于查找和使用。对于一些重要的文件，如财务报表、法律文件等，应单独归档，并建立专门的档案目录，以便管理和查阅。文件的归档应定期进行清理和整理，删除一些无用的文件，以减少档案的存储空间。4.3文件借阅员工需要借阅文件时，应填写文件借阅申请表，经部门负责人批准后到行政部门借阅。借阅时应核对文件的数量和内容，保证无误后签字确认。借阅文件的期限应根据文件的重要性和使用情况进行合理安排，一般不得超过一个月。借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得私自复印、涂改或损坏文件。借阅期满后，应及时归还文件，如有损坏或丢失，应按照公司的规定进行赔偿。五、考勤管理5.1考勤制度考勤制度是公司管理的重要组成部分，应严格执行。员工应按照公司的规定按时上下班，不得迟到、早退或旷工。如有特殊情况需要请假或加班，应按照公司的规定办理请假或加班手续。考勤记录应每天进行统计和汇总，作为员工绩效考核的重要依据。5.2请假流程员工需要请假时，应提前填写请假申请表，注明请假的时间、原因、请假类型等。请假申请表应经部门负责人批准后，交行政部门备案。请假期间的工作安排应提前与部门负责人和相关人员进行沟通和协调，保证工作的正常进行。请假结束后，应及时办理销假手续，将请假申请表交回行政部门。5.3加班管理员工需要加班时，应提前填写加班申请表，注明加班的时间、原因、加班类型等。加班申请表应经部门负责人批准后，交行政部门备案。加班期间的工作安排应提前与部门负责人和相关人员进行沟通和协调，保证工作的正常进行。加班结束后，应及时填写加班记录表，注明加班的时间、工作内容等，经部门负责人签字确认后交行政部门审核。行政部门应根据加班记录表核算加班工资，并按照公司的规定进行发放。六、人事管理6.1招聘流程招聘是公司人事管理的重要工作，应按照公司的规定进行操作。招聘流程包括发布招聘信息、筛选简历、面试、录用等环节。招聘信息应在公司内部和外部进行发布，吸引更多的人才应聘。筛选简历时应根据招聘岗位的要求进行筛选，选择符合条件的候选人进行面试。面试应包括初试和复试，初试主要考察候选人的基本素质和专业能力，复试主要考察候选人的综合素质和团队合作能力。录用时应与候选人签订劳动合同，并办理相关的入职手续。6.2员工档案管理员工档案是公司人事管理的重要资料，应妥善保管。员工档案应包括员工的基本信息、学历证明、工作经历、培训记录、绩效考核记录等。员工档案应按照公司的规定进行分类和归档，便于查找和使用。员工档案的保管应做到专人负责、安全可靠，不得随意更改或泄露员工档案的内容。6.3绩效考核绩效考核是公司人事管理的重要手段，应客观、公正、准确地对员工的工作表现进行评价。绩效考核应包括工作业绩、工作态度、工作能力等方面的内容，考核结果应作为员工薪酬调整、晋升、奖惩等的重要依据。绩效考核应定期进行，一般每年进行一次。考核过程中应充分听取员工的意见和建议，保证考核结果的公正性和客观性。七、车辆管理7.1车辆使用规定车辆的使用应严格按照公司的规定进行操作。车辆的使用应仅限于公司的公务活动，不得用于私人用途。车辆的使用应提前申请，经部门负责人批准后，由行政部门安排车辆。车辆的驾驶员应具备相应的驾驶资格和经验，不得酒后驾车或疲劳驾车。车辆在使用过程中应遵守交通规则，保证行车安全。7.2车辆维修保养车辆的维修保养是保证车辆正常运行的重要工作，应按照公司的规定进行操作。车辆的维修保养应定期进行，一般每行驶5000公里或每三个月进行一次保养。车辆的维修应选择正规的汽车维修厂，保证维修质量和安全性。车辆的维修保养记录应及时填写和归档，以便后续查阅和参考。7.3车辆油耗管理车辆的油耗管理是降低公司运营成本的重要措施，应严格控制。车辆的油耗应按照公司的规定进行核算，每月对车辆的油耗情况进行统计和分析。对于油耗异常的车辆，应及时查找原因并采取措施加以解决。同时要加强对驾驶员的培训和管理，提高驾驶员的节油意识和技能，降低车辆的油耗。八、安全管理8.1消防安全消防安全是公司安全管理的重要内容，应高度重视。公司应定期进行消防安全检查，及时发觉和消除火灾隐患。消防设施如灭火器、消防栓等应定期进行检查和维护，保证其完好有效。员工应掌握基本的消防安全知识和技能，如火灾报警、灭火器的使用等。在发生火灾时，应及时报警并按照应急预案进行疏散和灭火。8.2防盗安全防盗安全是公司安全管理的重要方面，应加强防范。公司应安装防盗报警系统，加强对办公