2025年人事档案保管协议标准指南

2025年人事档案保管协议标准指南目录一、前言二、人事档案保管的目的与意义三、人事档案保管的基本原则四、人事档案保管的责任主体五、人事档案保管的具体要求六、人事档案的借阅与使用七、人事档案的保密与安全八、人事档案的维护与更新九、人事档案的销毁与处置十、协议的生效与终止十一、附则一、前言为规范____年人事档案保管工作，确保人事档案的真实性、完整性和安全性，根据国家相关法律法规及公司规章制度，特制定本《____年人事档案保管协议标准指南》（以下简称“本指南”）。本指南旨在明确人事档案保管的责任主体、具体要求及操作流程，为各相关部门提供统一的行动指南。二、人事档案保管的目的与意义人事档案是反映员工个人历史、政治表现、业务能力、工作实绩等方面的重要资料。加强人事档案保管工作，对于维护员工合法权益、促进公司人力资源的合理配置、提高管理水平具有重要意义。三、人事档案保管的基本原则1.实事求是，确保档案内容真实、准确、完整。2.依法依规，严格遵守国家法律法规及公司规章制度。3.安全保密，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。四、人事档案保管的责任主体1.公司人事部门为档案保管的主管部门，负责制定本指南的实施细则，并对各相关部门的档案保管工作进行指导和监督。2.各部门负责人为本部门档案保管工作的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作。3.档案管理员为本部门档案保管的直接责任人，具体负责档案的日常管理、维护和更新工作。五、人事档案保管的具体要求1.档案室要求：档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等基本条件，确保档案的安全。2.档案柜要求：档案柜应使用专用档案柜，柜内不得存放其他物品，确保档案的整齐、有序。3.档案编号要求：档案应按照统一编号规则进行编号，便于查找和管理。4.档案内容要求：档案内容应真实、准确、完整，不得随意涂改、撕毁、遗失。5.档案归档要求：档案应按照归档时间顺序进行归档，确保档案的连续性和完整性。六、人事档案的借阅与使用1.借阅档案需提前向人事部门申请，经批准后方可借阅。2.借阅档案时，应填写借阅登记表，详细记录借阅人、借阅时间、借阅用途等信息。3.借阅档案时，应严格遵守保密规定，不得随意泄露档案内容。4.借阅档案应在规定时间内归还，如有特殊情况，需向人事部门申请延期。七、人事档案的保密与安全1.档案管理员应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。2.档案室应采取安全措施，防止档案丢失、损坏。3.档案柜应使用密码锁，确保档案柜内档案安全。4.档案管理员应定期检查档案柜，发现问题及时处理。八、人事档案的维护与更新1.档案管理员应定期对档案进行整理、维护，确保档案的整洁、有序。2.档案内容发生变化时，应及时更新档案信息，确保档案的真实性、准确性。3.档案管理员应定期对档案进行审核，发现不符合要求的档案，应及时整改。九、人事档案的销毁与处置1.档案达到销毁期限时，应按照国家法律法规及公司规章制度进行销毁。2.销毁档案前，应填写销毁档案审批表，经批准后方可进行销毁。3.销毁档案时，应有专人负责监督，确保档案安全、合规地销毁。十、协议的生效与终止1.本指南自发布之日起生效，如有变更，以最新版本为准。2.本