公司报销流程及规定说明文书模板

公司报销流程及规定说明文书模板一、报销申请流程1.1填写报销申请单报销申请单是整个报销流程的起始文件，应详细填写各项信息。包括报销人的姓名、部门、报销日期、报销事由等基本信息。在报销事由部分，要清晰准确地描述费用的产生原因和用途，以便后续审核人员能够快速了解情况。同时要注明预计报销金额，这有助于财务部门进行初步的预算评估。填写报销申请单时，需使用黑色或蓝色钢笔或签字笔，字迹工整，不得涂改。如有特殊情况需要涂改，应加盖报销人印章或签字确认。1.2提交报销申请单及相关凭证报销人填写完报销申请单后，需将其与相关凭证一并提交给所在部门的领导。相关凭证包括但不限于发票、票据、合同等，这些凭证是证明费用真实发生的重要依据。发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。票据应按照时间顺序进行整理，粘贴在报销申请单的背面，并注明每张票据的用途和金额。合同等其他凭证应一并提交，以便审核人员进行核对。提交报销申请单及相关凭证时，应保证材料的完整性和准确性，如有遗漏或错误，可能会导致报销流程的延误。1.3部门领导审批部门领导接到报销申请单及相关凭证后，应认真审核报销事由的合理性、费用的真实性以及凭证的完整性。对于符合规定的报销申请，部门领导应在报销申请单上签署审批意见，并注明审批日期。对于不符合规定的报销申请，部门领导应及时与报销人沟通，说明原因并要求其进行整改。部门领导的审批是报销流程中的重要环节，其审批意见将直接影响到后续的审核和支付。1.4提交财务部门经过部门领导审批后的报销申请单及相关凭证，应由报销人提交给公司的财务部门。财务部门将对报销申请进行初步审核，包括报销金额的合理性、凭证的合法性等。如果发觉问题，财务部门将及时与报销人联系，要求其提供补充材料或进行解释。财务部门的初步审核是为了保证报销申请的合规性，为后续的审核工作做好准备。二、报销审核流程2.1财务部门审核财务部门接到报销申请后，首先会对报销申请单及相关凭证进行形式审核。检查报销申请单填写是否规范、完整，凭证是否齐全、合法。对于不符合要求的报销申请，财务部门将退回给报销人，要求其重新填写或补充材料。财务部门会对报销费用进行合理性审核。根据公司的报销标准和限额，对各项费用进行逐一核对，判断是否符合规定。对于超出标准或限额的费用，财务部门将要求报销人提供合理的解释和证明材料。财务部门会对报销凭证进行真伪鉴别。通过查询税务系统、比对发票信息等方式，核实发票的真实性和有效性。对于伪造或虚假的发票，财务部门将不予报销，并将相关情况报告给审计部门和上级领导。2.2审计部门审核审计部门在收到财务部门审核通过的报销申请后，将对报销申请进行全面审计。审计内容包括报销事由的真实性、费用的合理性、凭证的合法性等方面。审计人员将通过查阅相关资料、实地调查等方式，对报销申请进行深入核实。如果审计过程中发觉问题，审计部门将及时与财务部门和报销人沟通，要求其进行整改或提供进一步的证明材料。对于严重违规的报销行为，审计部门将提出处理意见，并报告给上级领导。2.3上级领导审批经过财务部门和审计部门审核通过的报销申请，最后需要上级领导进行审批。上级领导将对报销申请的整体情况进行审查，包括报销事由的必要性、费用的合理性等方面。上级领导的审批是报销流程的最后一道关卡，其审批意见将决定是否批准报销。上级领导在审批时，应严格按照公司的规定和程序进行，不得随意批准不符合规定的报销申请。对于存在疑问或争议的报销申请，上级领导应与财务部门和审计部门进行沟通，共同协商解决。三、报销费用范围3.1日常办公费用日常办公费用包括办公用品、水电费、电话费等与公司日常运营相关的费用。办公用品包括笔、纸、文件夹、打印机墨盒等，需提供购买发票和明细清单。水电费需提供水电费缴费凭证，电话费需提供电话费发票。这些费用应是公司正常运营所必需的，不得用于个人消费或与工作无关的支出。3.2差旅费差旅费是员工因公出差产生的费用，包括交通费、住宿费、餐饮费等。交通费包括飞机票、火车票、汽车票等，需提供相应的车票或机票。住宿费需提供酒店发票，发票上应注明住宿日期、房间号等信息。餐饮费需提供餐饮发票，发票上应注明餐饮时间、地点、人员等信息。差旅费的报销应符合公司的差旅规定，包括出差目的地、出差天数、交通工具选择等方面的规定。3.3业务招待费业务招待费是公司为了开展业务活动而发生的招待费用，包括宴请客户、赠送礼品等。业务招待费的报销应符合公司的业务招待规定，包括招待对象、招待标准、招待事由等方面的规定。业务招待费的报销需提供相关的发票和招待清单，招待清单应详细记录招待对象、招待时间、招待地点、招待事由等信息。四、报销标准及限额4.1交通费用报销标准交通费用报销标准根据不同的交通工具和出行距离进行规定。对于飞机票，按照航空公司公布的票价进行报销，但需符合公司的航班选择规定。对于火车票，按照火车票票面价格进行报销，但需符合公司的车次选择规定。对于汽车票，按照汽车票票面价格进行报销，但需符合公司的出行路线规定。对于长途出差的员工，还可以根据公司的规定报销一定额度的交通补贴。4.2住宿费用报销标准住宿费用报销标准根据出差目的地的不同进行规定。对于一线城市，住宿费用报销标准较高，一般为每晚300500元；对于二线城市，住宿费用报销标准相对较低，一般为每晚200300元；对于三线及以下城市，住宿费用报销标准更低，一般为每晚150200元。住宿费用报销需提供酒店发票，发票上应注明住宿日期、房间号等信息。对于超出报销标准的住宿费用，员工需提供合理的解释和证明材料。4.3餐饮费用报销标准餐饮费用报销标准根据出差目的地和出差天数进行规定。对于一线城市，餐饮费用报销标准较高，一般为每天150200元；对于二线城市，餐饮费用报销标准相对较低，一般为每天100150元；对于三线及以下城市，餐饮费用报销标准更低，一般为每天80100元。餐饮费用报销需提供餐饮发票，发票上应注明餐饮时间、地点、人员等信息。对于超出报销标准的餐饮费用，员工需提供合理的解释和证明材料。五、报销凭证要求5.1发票要求发票是报销的重要凭证，应符合国家税务部门的规定。发票应内容完整，包括发票名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、销售方名称、纳税人识别号、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票上的印章应齐全，包括发票专用章或财务专用章。对于不符合要求的发票，财务部门将不予报销。5.2票据整理要求报销人在提交报销申请时，应将相关票据按照时间顺序进行整理，粘贴在报销申请单的背面，并注明每张票据的用途和金额。票据应保持整洁，不得有破损、涂改等情况。对于多张发票或票据，应使用胶水或胶带粘贴牢固，不得使用订书机等工具装订。5.3其他凭证要求除发票外，报销还可能需要其他凭证，如合同、协议、审批文件等。这些凭证应与报销申请单及相关票据一并提交，以证明费用的真实性和合理性。对于需要报销的礼品等物品，还应提供礼品清单和签收记录。六、报销支付方式6.1现金支付对于金额较小的报销款项，公司可以采用现金支付的方式。现金支付需由报销人本人签字领取，并在报销申请单上注明领取日期和金额。对于现金支付的报销款项，财务部门应做好登记和保管工作，保证资金的安全。6.2银行转账对于金额较大的报销款项，公司通常采用银行转账的方式进行支付。银行转账需提供报销人的银行账户信息，包括开户行、账号等。财务部门将按照报销申请单上的金额将款项转账至报销人的银行账户，并在转账凭证上注明报销单号和转账日期。6.3支票支付对于一些特殊情况，如需要开具支票支付报销款项，公司将按照相关规定进行办理。支票支付需提供报销人的姓名和银行账户信息，财务部门将开具支票并交付给报销人。报销人应在支票上签字确认，并在规定的时间内将支票兑现。七、报销时间规定7.1月度报销时间公司规定每月的[具体日期]为月度报销时间，报销人应在该时间前将本月的报销申请提交给财务部门。对于逾期未提交的报销申请，将顺延至下一个月度报销时间进行处理。7.2特殊情况报销时间对于一些特殊情况，如出差途中无法及时提交报销申请，员工可以在出差结束后的[具体日期]内提交报销申请。对于因特殊情况需要提前报销的，需经上级领导批准，并在报销申请单上注明原因。7.3逾期报销处理对于逾期未提交的报销申请，财务部门将不予受理。如果报销人有合理的理由说明逾期原因，并经上级领导批准，财务部门可以酌情受理逾期报销申请。但对于逾期超过[具体天数]的报销申请，将不再予以报销。八、其他规定8.1违规报销处理公司严禁违规报销行为，如虚报费用、伪造发票等。对于违