大型会议现场协作协议

大型会议现场协作协议编号：__________

甲方：XX公司（以下简称“甲方”）

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：YY文化传播有限公司（以下简称“乙方”）

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

鉴于甲方拟举办大型会议，需乙方提供现场协作服务，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：甲方委托乙方在大型会议现场提供协作服务，确保会议顺利进行。

二、合同背景：甲方举办的大型会议预计参会人数众多，为确保会议现场秩序井然，双方经协商一致，签订本协议。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应按照约定的时间、地点和规模举办大型会议，并提前向乙方提供会议相关资料，包括但不限于会议议程、参会人员名单、场地布置要求等。

2.甲方应确保会议现场的安全，遵守国家相关法律法规，为乙方提供必要的工作条件和安全保障。

3.甲方应按照协议约定向乙方支付报酬，并在约定的时间内完成支付。

4.甲方应积极配合乙方进行现场协作，对乙方提出的问题和建议给予合理考虑。

5.甲方应承担因自身原因导致乙方工作受阻或损失的责任。

乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方提供的会议资料，制定详细的现场协作方案，包括人员安排、物资准备、现场布置等。

2.乙方应按照甲方要求，在约定的时间内完成现场协作工作，确保会议顺利进行。

3.乙方应保证现场协作人员具备相应的专业技能和服务意识，为参会人员提供优质的服务。

4.乙方应遵守国家相关法律法规，确保现场协作活动安全、有序。

5.乙方应按照协议约定向甲方提供必要的工作报告和总结，以便甲方了解现场协作情况。

6.乙方应承担因自身原因导致现场协作工作受阻或损失的责任。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照协议约定提供现场协作服务，并有权对乙方的工作进行监督和检查。

2.乙方有权要求甲方按照协议约定提供必要的工作条件和安全保障，并有权对甲方的工作进行监督和检查。

双方义务：

1.双方应遵守协议约定，履行各自的责任和义务。

2.双方应保持良好的沟通，及时解决现场协作过程中出现的问题。

3.双方应保守协议内容及相关商业秘密，不得泄露给第三方。

4.双方应按照国家相关法律法规，履行社会责任，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。

合同金额与支付方式：

本协议项下，乙方为甲方提供大型会议现场协作服务，合同总金额为人民币__________元整（￥__________元）。

支付方式如下：

1.预付款：甲方应在签订本协议之日起__________个工作日内，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元（￥__________元）作为预付款。

2.进度款：甲方应在乙方完成现场协作工作的__________阶段，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元（￥__________元）作为进度款。

3.结算款：甲方应在乙方完成现场协作工作并经甲方验收合格后__________个工作日内，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元（￥__________元）作为结算款。

4.保证金：为确保乙方按照协议约定履行义务，甲方应在签订本协议之日起__________个工作日内，向乙方支付人民币__________元（￥__________元）作为保证金，在合同履行完毕且无违约行为后无息退还。

支付条件：

1.甲方支付款项前，乙方应向甲方提供相应的发票或收款凭证。

2.甲方应在收到乙方提供的发票或收款凭证后__________个工作日内完成支付。

3.若乙方因自身原因导致现场协作工作无法按期完成，甲方有权暂停支付相应款项，直至乙方恢复正常工作。

4.若发生不可抗力等因素导致合同无法履行，双方应根据实际情况协商解决支付问题。

额外费用：

1.本协议约定的合同金额不包含乙方在履行现场协作服务过程中可能产生的额外费用，如交通费、住宿费等。

2.甲方应在乙方提出额外费用报销申请后__________个工作日内，对合理范围内的额外费用予以报销。

3.乙方应在履行现场协作服务过程中，合理控制费用支出，并确保相关费用的合法合规。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约：

a.若甲方未按时支付款项，应向乙方支付逾期付款违约金，违约金比例为每日千分之__________。

b.若甲方未能按照约定提供必要的工作条件和安全保障，导致乙方工作受阻，甲方应承担相应的赔偿责任。

c.若甲方违反保密义务，泄露协议内容或商业秘密，甲方应承担相应的法律责任。

2.乙方违约：

a.若乙方未按约定完成现场协作工作，应向甲方支付违约金，违约金比例为每日千分之__________。

b.若乙方因自身原因导致现场协作工作质量不达标，甲方有权要求乙方重新完成或进行赔偿。

c.若乙方违反保密义务，泄露协议内容或商业秘密，乙方应承担相应的法律责任。

二、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则，积极解决合同履行过程中出现的争议。

2.若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，诉讼过程中产生的费用由败诉方承担。

3.双方也可选择仲裁方式解决争议，仲裁机构为__________仲裁委员会，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.争议解决过程中，双方应继续履行合同义务，除非仲裁机构或法院另有裁定。

三、适用法律与管辖

1.本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

2.本协议签订地为__________，双方约定由__________人民法院管辖。

四、不可抗力

1.因不可抗力导致合同无法履行或履行困难的，双方应及时通知对方，并协商解决。

2.不可抗力包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

3.双方应提供不可抗力发生的相关证明，以证明其无法履行合同。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。双方应在协议生效前完成各自内部的审批程序，并确保协议内容符合各自的法律要求。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起__________个月。除非双方另有约定或协议终止，否则本协议在有效期内持续有效。

三、变更

1.本协议的任何变更或补充，均应以书面形式由双方共同签署，并经双方法定代表人或授权代表签字（或盖章）后生效。

2.任何一方未经对方同意，不得单方面变更本协议的任何条款。

四、终止条款

1.本协议在以下情形下终止：

a.协议约定的有效期届满；

b.双方协商一致解除本协议；

c.因不可抗力导致本协议无法履行；

d.一方违约，另一方在合理期限内书面通知违约方解除本协议；

e.法律法规规定或双方约定的其他终止情形。

2.协议终止后，双方应按照协议约定或法律规定处理尚未完成的工作和剩余款项。

五、通知

1.双方之间的通知应以书面形式进行，通过以下方式送达：

a.邮寄：以挂号信方式寄送至对方提供的地址；

b.传真：以传真方式发送至对方提供的传真号码；

c.电子邮件：以电子邮件方式发送至对方提供的电子邮箱地址。

2.通知自送达对方之日起视为送达。

六、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，未尽事宜，按照相关法律法规执行。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________年__________月__________日

附件：

1.大型会议现场协作需求文档，包括但不限于会议时间、地点、参会人员、场地布置、设备需求、安全要求等详细信息。

2.乙方提交的现场协作设计方案，包含人员配置、物资清单、工作流程、应急预案等内容。

3.乙方提供的技术规格文件，详细描述现场协作所需设备的技术参数、性能指标等。

4.乙方提供的营业执照、税务登记证、法人代表身份证明等合法经营的相关证件复印件。

5.乙方提供的现场协作人员资质证书、专业技能证书等复印件，以证明其具备完成现场协作工作的能力。

6.双方约定的其他相关文件和资料，如合同签订通知、付款凭证、工作汇报、验收报告等。

7.乙方根据甲方要求提供的其他辅助材料，如会议宣传资料、参会指南等。

附件为本合同或协议的组成部分，与合同或协议具有同等法律效力。甲方和乙方应妥善保管附件，并在协议履行过程中按照附件内容执行。如有附件内容与合同或协议不一致