会员大会承办协议

会员大会承办协议编号：__________

本协议由以下双方签订：

甲方（会员大会主办方）：____________________

地址：____________________

乙方（会员大会承办方）：____________________

地址：____________________

鉴于甲方举办会员大会的需要，乙方愿意为甲方提供会务服务，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的

本协议旨在明确甲方与乙方之间关于会员大会的承办事宜，确保会员大会的顺利进行。

二、合同背景

甲方举办会员大会，旨在加强会员之间的交流与合作，提升会员的归属感。乙方作为专业会务公司，具备丰富的会务承办经验，双方本着互利共赢的原则，达成本协议。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应确保会员大会的合法性，遵守相关法律法规，并负责大会的组织策划。

2.甲方应于协议签订后________日内，向乙方提供大会的基本信息，包括但不限于大会主题、时间、地点、参会人员名单等。

3.甲方应确保大会所需场地、设施、设备等资源符合乙方承办要求，并在乙方需要时提供必要的协助。

4.甲方应按照约定的时间节点，向乙方支付各项费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员劳务费等。

5.甲方应配合乙方进行会前准备工作，包括但不限于会场布置、资料准备、宣传推广等。

6.甲方应负责大会期间的安全保障工作，确保参会人员的人身和财产安全。

7.甲方应按照约定，对乙方提供的服务进行验收，并对乙方的工作提出合理意见和建议。

乙方责任和义务：

1.乙方应按照甲方要求，提供符合规格的会务服务，确保大会的顺利进行。

2.乙方应在收到甲方提供的大会基本信息后________日内，向甲方提交会务服务方案，包括但不限于场地布置、设备配置、人员安排等。

3.乙方应负责大会期间的现场管理，包括但不限于场地布置、设备维护、人员调度等。

4.乙方应按照甲方要求，确保参会人员的餐饮、住宿、交通等需求得到满足。

5.乙方应确保大会期间的服务质量，对甲方提出的合理意见和建议予以采纳并改进。

6.乙方应遵守国家相关法律法规，确保会务服务过程中的合法性。

7.乙方应妥善保管甲方提供的资料和物品，并在大会结束后按照甲方要求进行归还。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照协议约定提供会务服务，并对服务质量进行监督。

2.甲方有权要求乙方对会务服务中的不足之处进行改进。

双方义务：

1.双方应按照协议约定履行各自的责任和义务。

2.双方应相互配合，共同确保大会的顺利进行。

3.双方应保守商业秘密，不得泄露对方提供的任何商业信息。

4.双方在履行协议过程中发生争议时，应友好协商解决，协商不成时，可依法向人民法院提起诉讼。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议项下，甲方应向乙方支付的总金额为人民币__________元整（大写：____________________）。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在签订本协议后________日内，向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整作为预付款。

2.进度款：乙方在完成以下工作后，甲方应按照以下比例支付进度款：

-场地租赁及布置完成：支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整；

-设备租赁及调试完成：支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整；

-人员招募及培训完成：支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整；

-宣传推广及资料准备完成：支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整。

3.尾款：大会结束后________日内，甲方应支付剩余合同总金额的__________%，即人民币__________元整作为尾款。

三、支付条件

1.甲方支付款项前，应收到乙方开具的正规发票。

2.乙方应在收到甲方支付款项后，及时提供相应的服务或完成约定的任务。

3.任何因甲方原因导致的额外费用，如因甲方变更需求而产生的额外服务费用，甲方应另行支付。

四、财务结算

1.双方应按照本协议约定的支付方式进行结算，任何未按约定支付的费用，乙方有权要求甲方支付违约金。

2.乙方应在每个支付节点前，向甲方提交详细的费用清单和发票。

3.甲方在支付款项时，应保留支付凭证，以备后续审计和查询。

五、违约责任

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付_____%的违约金。

2.如乙方未按约定提供服务，应向甲方支付_____%的违约金。

3.双方应遵守国家有关财务和税务的规定，依法纳税。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约责任：

-甲方未按时支付款项，应向乙方支付_____%的违约金，并赔偿乙方因此遭受的损失。

-甲方未按约定提供大会所需资源或信息，导致乙方无法按时完成工作，乙方有权要求甲方支付_____%的违约金，并赔偿乙方因此遭受的损失。

-甲方违反保密义务，泄露乙方商业秘密，应承担相应的法律责任。

2.乙方违约责任：

-乙方未按约定提供符合要求的会务服务，应向甲方支付_____%的违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失。

-乙方未按时完成工作，导致大会无法按期举行，乙方应承担相应的法律责任。

二、争议解决

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.如协商不成，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼，诉讼费用由败诉方承担。

3.争议解决过程中，双方应继续履行本协议中未履行完毕的条款。

4.双方同意，如争议涉及国际贸易，可提交中国国际经济贸易仲裁委员会进行仲裁，仲裁地为北京，仲裁规则适用中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则。

5.争议解决过程中，双方应保持沟通，避免采取可能损害对方利益的行为。

三、适用法律

本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年。

3.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，但以下条件满足后方可正式生效：

1.甲方已向乙方支付了本协议约定的预付款；

2.乙方已向甲方提交了符合要求的会务服务方案；

3.双方已就本协议的条款达成一致意见。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至大会结束后________日内。在协议有效期内，双方应严格遵守本协议的约定。

三、变更和终止条款

1.变更：本协议的任何变更必须以书面形式进行，经双方签字盖章后生效。未经双方同意，任何一方不得单方面变更本协议的内容。

2.终止：

-本协议因履行完毕而自然终止；

-因不可抗力导致本协议无法履行，经双方协商一致，本协议可以终止；

-一方违约，另一方有权书面通知违约方终止本协议，并要求违约方承担相应的违约责任；

-双方协商一致，决定终止本协议。

3.终止后的处理：

-本协议终止后，双方应立即终止各自的权利和义务，并按照本协议的约定处理未完成的事项；

-双方应相互配合，妥善处理因终止而产生的任何争议。

四、通知

1.除非本协议另有约定，任何通知应以书面形式发送至对方的地址，或通过双方事先同意的其他方式发送。

2.通知自实际送达对方或对方确认已收到之日起生效。

五、不可抗力

1.不可抗力是指因自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等原因，导致一方无法履行本协议义务的情况。

2.发生不可抗力事件时，受影响的一方应立即通知对方，并提供相关证明材料。

3.在不可抗力事件持续期间，双方应相互协商，尽量减少损失，并努力恢复履行能力。

六、其他

1.本协议的任何部分无效，不影响其他部分的效力。

2.本协议的标题仅为方便阅读，不构成对协议内容的解释。

3.本协议的附件是协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。

附件：

一、需求文档

1.会员大会活动策划书

2.参会人员名单及需求

3.场地布置及设施需求清单

4.餐饮、住宿、交通安排明细

5.宣传推广方案

二、设计方案

1.会场布置效果图

2.会徽、会标设计稿件

3.会议资料及宣传品设计稿件

三、技术规格

1.音响、灯光、投影等设备的技术参数

2.网络通信设备的配置要求

3.视频设备的技术标准

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照副本复印件

2.乙方营业执照副本复印件

3.乙方法定代表人身份证明复印件

4.乙方相关资质证书复印件

5.乙方开户许可证复印件

五、其他

1.双方签订的补充协议

2.双方协商一致的其他文件

签字、盖章及日期：

甲方（会员大会主办方）：

代表签名：____________________

职务：_______________