非营利组织采购流程及管理制度

非营利组织采购流程及管理制度一、制定目的及范围非营利组织在资源有限的情况下，合理高效地进行采购显得尤为重要。本制度旨在规范采购流程，确保采购活动的透明度与合规性，提升采购效率，降低采购成本，确保物资质量。本制度适用于组织的所有采购活动，包括项目采购、日常采购、应急采购等。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公开、公平、公正，确保所有采购活动接受监督。2.综合考虑质量、价格、交货期等多方面因素，优选供应商。3.所有采购活动必须有明确的审批流程，确保资金使用合理。4.优先选择本地供应商，降低运输成本，并支持地方经济。三、采购流程1.采购需求确认各部门依据项目需求或日常运营所需，提出采购申请。采购申请需详细列明所需物资的规格、数量及用途。部门负责人对申请进行审核，确保采购需求的合理性。2.采购申请审批经过部门审核的采购申请需提交给财务部进行预算审核，确保采购预算符合财务规定。审核通过后，采购申请进入下一环节。3.询价与选择供应商采购专员负责联系至少三家符合条件的供应商进行询价，收集报价单。报价单应包含供应商名称、联系方式、报价明细及交货期等信息。采购专员需对报价进行初步评估，确保价格的合理性与透明度。4.核价与审批在收到报价后，采购专员需进行核价，结合历史采购价格及市场行情，填写核价报告。同时，核价报告需提交给部门负责人进行审批。审批完成后，选择合适的供应商并记录在案。5.合同签署与订单确认确定供应商后，采购专员需与供应商签署采购合同，合同应明确物资的质量标准、交货时间、付款方式及违约责任。合同签署后，采购专员需向财务部报备，确保资金分配合理。6.采购实施与验收供应商按合同约定进行物资交付。采购专员需组织相关人员对到货物资进行验收，验收应包括数量、质量及规格的核对，确保符合合同要求。验收合格后，物资方可入库。7.付款与报销验收合格后，采购专员需向财务部提交付款申请，附上采购合同、验收单及发票。财务部审核通过后，进行付款。所有采购物资的报销申请应在物资到货后一个月内完成，逾期将不予受理。8.采购记录与存档所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请、报价单、核价报告、合同、验收单等材料。采购专员需将所有相关文档复印并存档，以备后续审计和查询。四、特殊采购流程对于特定情况的采购，需遵循以下流程：1.应急采购在紧急情况下，采购专员可直接联系供应商进行采购，事后应尽快补充相关材料并进行事后审批。应急采购应尽量简化流程，以确保及时响应。2.集中采购针对常用办公用品，各部门需在每月特定日期前将需求汇总，由办公室统一进行集中采购，降低采购成本。3.年度采购计划各部门需提前编制年度采购计划，明确年度内的采购需求，并向财务部报备，以便进行预算安排。五、采购纪律与监督所有参与采购的人员需遵守以下纪律：1.严禁采购人员接受供应商的贿赂、回扣或其他不当利益，违者将受到严厉处罚。2.采购人员应保持公正客观的态度，任何情况下不得与供应商产生利益冲突。3.设立采购监督小组，定期对采购活动进行审查，确保流程合规，保护组织的合法权益。六、反馈与改进机制采购流程应保持动态调整，所有参与采购活动的人员可对流程提出建议与意见。定期组织采购评估会议，收集反馈信息，分析存在的问题，及时进行流程优化，确保采购流程的高效性与适应性。通过上述规范的采购流程与管理制度，非营利组织可在资源有限