股份制企业合同签署流程规范

股份制企业合同签署流程规范一、合同准备1.1确定合同主体及参与人员在股份制企业中，确定合同主体是合同签署的首要步骤。合同主体包括甲方和乙方，要明确双方的名称、法定代表人、地址、联系方式等基本信息。参与人员方面，除了合同双方的代表外，还可能涉及到企业的法务部门、财务部门等相关人员。法务人员要对合同的合法性、合规性进行审核，财务人员要对合同涉及的财务条款进行把关。例如，在与供应商签订采购合同时要确定供应商的资质和信誉，参与人员包括采购部门代表、法务人员和财务人员。采购部门代表负责与供应商沟通谈判，法务人员审核合同条款是否符合法律法规，财务人员则要保证合同中的付款方式、金额等财务条款合理。1.2收集相关资料及信息收集相关资料及信息是合同准备的重要环节。要收集与合同相关的各种资料，如市场调研资料、行业标准、法律法规等。同时要了解合同对方的背景、经营状况、信用记录等信息。这些资料和信息将为合同的起草和审核提供依据。比如，在签订股权转让合同前，要收集目标公司的财务报表、股东结构、重大合同等资料，了解目标公司的经营状况和资产情况。还要调查转让方的信用记录，保证股权转让的合法性和安全性。1.3制定合同草案制定合同草案是合同准备的核心工作。合同草案要明确合同的目的、双方的权利和义务、合同的履行方式、违约责任等重要条款。在制定合同草案时，要充分考虑合同双方的利益，避免条款的歧义和漏洞。同时要参考相关的法律法规和行业标准，使合同草案具有合法性和规范性。例如，在制定劳动合同草案时，要明确工作内容、工作时间、工资待遇、社会保险等条款，符合劳动法的规定。还要根据企业的实际情况，制定合理的绩效考核和奖惩制度。1.4合同条款的协商与修改合同草案制定完成后，需要与合同对方进行协商和修改。双方要就合同的条款进行充分的沟通和讨论，达成一致意见。在协商过程中，要注意维护双方的利益，避免出现一方强势一方弱势的情况。如果双方对某些条款存在分歧，可以通过妥协、调整等方式解决。协商完成后，要对合同草案进行修改，保证合同条款符合双方的意愿和要求。例如，在签订销售合同时双方要就产品的价格、质量、交货时间等条款进行协商，达成一致后修改合同草案。如果出现质量问题的争议，双方可以通过协商制定合理的售后服务条款。二、合同审核2.1内部审核流程及要点内部审核是合同签署前的重要环节，主要由企业内部的法务部门负责。内部审核流程包括对合同草案的全面审查、风险评估和合规性检查。要点如下：审查合同的合法性，保证合同内容符合法律法规的规定；评估合同的风险，包括市场风险、法律风险、信用风险等，提出相应的风险防范措施；检查合同的合规性，保证合同符合企业的内部管理制度和流程。例如，在审核采购合同时要审查合同是否违反反垄断法、反不正当竞争法等法律法规，评估供应商的信用风险，检查合同是否经过了必要的审批程序。2.2外部审核（如律师审核）要点及反馈外部审核通常由专业的律师进行，他们具有丰富的法律知识和实践经验。外部审核的要点包括对合同的法律条款进行详细审查、对合同的风险进行深入分析、提供法律意见和建议等。律师会根据合同的具体情况，提出修改意见和建议，并与企业内部的法务人员进行沟通和反馈。例如，在审核房地产开发合同时律师会审查合同中的土地使用权、规划许可、建设工程等法律条款，分析合同可能存在的法律风险，如土地纠纷、工程质量问题等，并提出相应的法律解决方案。2.3审核意见汇总及修改在内部审核和外部审核完成后，要对审核意见进行汇总和整理。审核意见可能包括对合同条款的修改建议、对风险的防范措施、对法律问题的解释等。要将审核意见逐一记录下来，并与合同草案进行对照，明确需要修改的内容。根据审核意见对合同草案进行修改，保证合同条款符合法律法规和企业的要求。在修改合同草案时，要注意保持合同的整体性和一致性，避免出现修改后的条款与其他条款矛盾的情况。例如，在汇总审核意见时，发觉合同中关于违约责任的条款不够明确，律师建议增加具体的违约情形和违约金计算方式。将这个意见记录下来后，对合同草案中的违约责任条款进行修改，使其更加具体和可操作。三、合同签署授权3.1签署授权书的办理及保管签署授权书是合同签署的必要程序，它明确了签署人的授权范围和权限。办理签署授权书时，要填写授权书的相关内容，包括授权人的姓名、职务、授权范围、授权期限等，并由授权人签字盖章。授权书要一式两份，一份由授权人留存，一份交予签署人。签署人在签署合同前，要出示授权书，以证明其具有签署合同的权限。签署授权书的保管要严格按照企业的档案管理制度进行，保证授权书的安全和完整。例如，在办理股权转让合同的签署授权书时，要明确授权人是公司的法定代表人，授权范围包括签署股权转让协议、办理股权变更登记等事项，授权期限为合同签署之日起至股权变更登记完成之日止。授权书由法定代表人签字盖章后，一份留存于公司档案部门，一份交予负责签署合同的人员。3.2授权范围及权限的明确明确授权范围及权限是签署授权书的关键。授权范围要具体明确，不能模糊不清或存在歧义。权限要与授权人的职务和职责相匹配，保证签署人在授权范围内能够独立行使权力。例如，在授权采购部门代表签署采购合同时要明确授权范围包括采购的商品种类、数量、价格范围等，权限包括与供应商谈判、签订合同等。这样可以避免签署人超越授权范围签署合同，给企业带来不必要的风险。3.3授权变更的处理流程在合同签署过程中，可能会出现授权变更的情况，如授权人变更、授权范围调整等。处理授权变更时，要按照企业的内部管理制度和流程进行。通常需要填写授权变更申请表，说明变更的原因、内容等，并由相关人员签字盖章。变更后的授权书要及时发放给签署人，并收回原授权书。同时要对授权变更的情况进行记录和备案，以备后续查询和审计。例如，在公司法定代表人变更后，需要办理签署授权书的变更手续。由新的法定代表人填写授权变更申请表，说明变更原因和内容，经公司董事会批准后，办理新的签署授权书，并收回原授权书。变更后的签署授权书要及时发放给负责签署合同的人员，并在企业的档案中进行备案。四、合同签署准备4.1签署场地及设备准备签署合同需要选择合适的场地和准备必要的设备。场地要安静、整洁、舒适，具备良好的办公环境。设备包括签署桌、椅子、签字笔、印泥等，要保证设备齐全、完好。例如，在签署重要的战略合作协议时，可以选择公司的会议室作为签署场地，布置整洁的签署桌，准备好签字笔和印泥等设备。如果是远程签署合同，可以利用视频会议系统等设备，保证签署过程的顺利进行。4.2签署人员安排及通知签署合同前，要安排好签署人员，并通知双方参与签署的人员。签署人员要提前了解合同的内容和签署的程序，做好签署的准备工作。通知双方参与签署的人员时，要明确签署的时间、地点、人员等信息，并提醒他们携带相关的证件和资料。例如，在签署房屋买卖合同时要安排买卖双方的代表进行签署，并提前通知他们签署的时间、地点和需要携带的证件资料，如身份证、房产证等。4.3签署文件的整理及核对签署合同前，要对签署文件进行整理和核对，保证文件的完整性和准确性。要将合同文本、授权书、相关资料等文件整理在一起，核对文件的份数、页码、签字盖章等情况。如果是多页合同，要在每页上加盖骑缝章，以防止合同被篡改。例如，在签署合资合作协议时，要将协议文本、股东出资证明、公司章程等文件整理在一起，核对文件的份数和签字盖章情况。保证所有文件齐全、准确后，再进行签署。五、合同签署仪式5.1签署仪式的组织及流程签署仪式是合同签署的重要环节，要组织好签署仪式的各项工作，保证仪式的顺利进行。签署仪式的流程通常包括主持人开场、双方代表致辞、签署合同、合影留念等环节。在组织签署仪式时，要提前安排好场地布置、设备准备、人员接待等工作，保证仪式的顺利进行。例如，在组织重大项目的合作协议签署仪式时，可以邀请领导、行业专家、合作伙伴等参加，安排专业的主持人进行开场和致辞，营造庄重、热烈的氛围。5.2签署过程中的注意事项在签署合同过程中，要注意以下事项：签署人员要按照授权书的规定行使权力，保证签署的合法性；签署时要仔细核对合同条款，保证条款的准确性和完整性；要保持签署过程的庄重和严肃，避免出现不规范的行为。例如，在签署股权转让合同时签署人员要核对股权转让的价格、股权比例等条款，保证与协议文本一致。签署过程中要保持冷静和专注，避免出现签署错误或遗漏条款的情况。5.3签署后的合影及留念签署合同后，通常会进行合影留念，以记录这一重要时刻。合影时要安排好人员的站位和姿势，保证合影的效果良好。同时可以准备一些纪念礼品，如纪念章、纪念品等，赠送给双方参与签署的人员，以表达感谢之情。例如，在签署战略合作协议后，双方代表可以站在签署桌前合影留念，合影后可以赠送纪念章给对方，以纪念这一合作的开始。六、合同存档与备案6.1合同存档的分类及保管合同存档是合同管理的重要环节，要对合同进行分类保管，便于查询和使用。合同可以按照合同类型、签订时间、合同主体等进行分类。保管合同要选择安全、干燥、通风的场所，避免合同受潮、损坏或丢失。例如，将采购合同按照签订时间进行分类，存放在专门的档案柜中。档案柜要放置在干燥、通风的地方，定期进行检查和维护，保证合同的安全保管。6.2合同备案的流程及要求合同备案是法律规定的一项义务，要按照规定的流程和要求进行备案。合同备案的流程通常包括填写备案申请表、提交合同文本及相关资料、审核备案材料、颁发备案证明等环节。备案要求要符合法律法规的规定，如备案材料要齐全、真实、准确等。例如，在签订建设工程合同后，要按照规定的时间和要求向建设行政主管部门提交备案申请表、合同文本及相关资料，经审核合格后，颁发备案证明。6.3存档与备案的监督与检查为了保证合同存档与备案的质量，要加强对存档与备案工作的监督与检查。可以定期对合同存档的情况进行检查，如检查合同的完整性、准确性、安全性等。对备案工作的监督要检查备案材料的合规性、备案流程的规范性等。发觉问题要及时整改，保证合同存档与备案工作的顺利进行。例如，企业可以成立合同管理监督小组，定期对合同存档与备案工作进行检查，对发觉的问题及时要求相关部门进行整改。七、合同变更与解除7.1合同变更的程序及审批合同变更需要按照规定的程序进行审批，保证变更的合法性和有效性。程序通常包括提出变更申请、审核变更内容、批准变更方案等环节。审核变更内容时，要对变更的原因、变更的条款、对合同双方的影响等进行全面评估。批准变更方案时，要由相关的决策机构或人员进行审批，保证变更方案符合企业的利益和要求。例如，在变更销售合同的价格条款时，销售部门要提出变更申请，说明变更的原因和价格调整的幅度。法务部门要审核变更内容是否符合法律法规和合同约定，财务部门要评估价格变更对企业财务的影响。经相关部门审核通过后，由企业的决策机构批准变更方案。7.2合同解除的条件及方式合同解除需要满足一定的条件，如不可抗力、一方违约、合同目的无法实现等。合同解除的方式有协商解除、法定解除、约定解除等。协商解除是双方通过协商一致解除合同；法定解除是根据法律法规的规定解除合同；约定解除是根据合同中约定的解除条款解除合同。在选择解除方式时，要根据具体情况进行选择，保证解除合同的合法性和有效性。例如，在一方违约导致合同目的无法实现的情况下，可以选择法定解除合同。在合同中约定了提前解除条款的情况下，可以选择约定解除合同。7.3变更与解除后的相关事宜处理合同变更与解除后，需要处理相关的事宜，如合同变更或解除的通知、合同剩余条款的履行、违约责任的承担等。要按照合同的约定和法律法规的规定进行处理，保证双方的合法权益得到保障。例如，在合同解除后，要及时通知对方，并办理合同解除的相关手续。对于合同剩余条款的履行，要根据合同的约定和实际情况进行处理。如果一方违约，要按照合同的约定追究其违约责任。八、合同纠纷处理8.1纠纷处理的原则及流程合同纠纷处理要遵循公平、公正、合法的原则，按照规定的流程进行处理。流程通常包括协商解决、调解、仲裁、诉讼等环节。在处理纠纷时，要先尝试协商解决，尽量通过友好协商达成一致意见。如果协商不成，可以申请调解或仲裁，最后再考虑诉讼。例如，在发生合同纠纷后，双方可以先进行友好协商，寻求解决问题的办法。如果协商无果，可以向相关的调解机构申请调解，由调解机构进行调解。如果调解不成，可以根据合同中的仲裁条款或事后达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲裁。如果仲裁也无法解决问题，可以向法院提起诉讼，通过司法途径解决纠纷。8.2协商解决的技巧与方法协商解决合同纠纷需要掌握一定的技巧和方法。要保持冷静和理智，避免情绪化的表达和行为；要明确双方的利益和诉求，寻找双方的共同点和利益交汇点；要善于倾听对方的意见和建议，尊重对方的立场和观点。例如，在协商解决销售合同纠纷时，可以先倾听对方对纠纷的看法和诉求，了解对方的困难和问题。结合自身