非营利组织采购流程及管理规范

非营利组织采购流程及管理规范一、制定目的及范围非营利组织由于其特殊的社会功能及资金来源，采购流程必须高效、透明，确保资源的合理使用。为提升采购效率、降低成本、规范采购行为，特制定本管理规范。本规范适用于非营利组织在项目采购、日常办公物资采购及紧急采购等方面。二、采购原则非营利组织采购工作应遵循以下原则：1.公正与透明：所有采购活动应向相关利益方公开，确保公平竞争。2.质量与成本兼顾：在保证采购物资和服务质量的前提下，力求降低采购成本。3.合规性：采购活动必须遵循相关法律法规及组织内部规章制度。4.责任与追溯：每个采购环节均需记录和归档，确保责任可追溯。三、采购流程1.采购需求的确认采购流程的第一步是确认采购需求。各部门需提前评估自身的物资需求，填写《采购需求表》，并附上需求说明。通过定期会议或邮件沟通，确保各部门的需求得到充分讨论和确认。2.采购申请的提交经过确认后，申购人应向采购部门提交《采购需求表》。采购部门对需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性，并进行预算评估。3.预算审批采购部门将审核后的需求和预算提报至财务部门进行审批。财务部门需根据组织的财务状况及预算计划，对采购申请进行审核。如审批通过，方可进入下一步。4.供应商的选择在获得预算审批后，采购部门开始进行供应商的选择。采购人员需进行市场调研，收集至少三家合格供应商的信息，包括资质、报价、交货时间及服务承诺。采购人员应保持与供应商的良好沟通，确保信息透明。5.询价与报价分析采购部门向选定的供应商发送询价函，要求其在规定时间内回复报价。收到报价后，采购人员对比各供应商的报价和条件，进行综合分析，并填写《报价分析表》。此表应详细记录各供应商的优缺点，为后续决策提供依据。6.决策与审批采购部门根据报价分析结果，选择最合适的供应商。选择结果需提交给相关领导进行审批。审批通过后，采购部门应立即与供应商确认订单，并签署合同。7.采购实施与验收合同签署后，采购人员应跟进订单的执行情况，确保供应商按时交货。货物到达后，相关部门应进行验收，确认物资的数量和质量符合合同要求。验收合格后，采购人员应填写《验收报告》，并将物资入库。8.付款与合同管理验收合格后，采购部门应及时向财务部门提交付款申请，并附上验收报告、合同及发票等资料。财务部门在确认无误后，进行付款。所有合同及相关文件需进行归档，以备日后查阅。9.采购反馈与评估采购完成后，相关部门应对采购过程进行评估，收集反馈意见。采购部门应定期总结采购经验，改进流程，确保未来采购更加高效。四、特殊采购流程非营利组织在某些特殊情况下，可能需要灵活调整采购流程，具体流程如下：1.应急采购当出现突发性需求时，采购部门应立即启动应急采购流程。此流程无需经过常规的询价和审批程序，采购人员应直接联系能够提供所需物资的供应商，确保及时满足需求。应急采购后，必须在48小时内向管理层报备，并在事后进行总结与评估。2.集中采购针对常规的办公用品及服务，组织可进行集中采购。相关部门需在规定时间内提交需求，采购部门根据汇总的需求进行统一采购，以降低成本和提高效率。3.年度采购计划针对年度固定需求，采购部门需提前制定年度采购计划，并向管理层报备。计划中应包括物资名称、预算、采购时间等信息，以便于合理安排预算和资源。五、采购管理与监督机制为确保采购流程的顺畅与高效，建立以下管理与监督机制：1.采购档案管理所有采购活动均需建立详细的档案，包括采购申请、合同、验收报告及付款凭证等。档案管理应遵循分类、整理、归档的原则，以便于查阅和审计。2.内部审计定期对采购流程进行内部审计，检查合同履行情况、资金使用情况及采购过程的合规性。审计结果应形成书面报告，反馈给管理层，作为改进的依据。3.反馈与改进机制建立采购反馈渠道，鼓励各部门就采购流程及结果提出意见和建议。采购部门需定期召开总结会议，分析反馈意见，针对存在的问题进行改进，确保流程的持续优化。4.培训与宣传定期对员工进行采购流程和管理规范的培训，确保所有相关人员理解并遵循采购流程。通过宣传材料和内部会议，提高全员对