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文档简介

公司人事档案管理制度1.目的和背景为了规范公司的人事档案管理，确保公司人力资源的有效利用和保护员工的合法权益，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，包括全职员工、合同员工和临时员工。3.管理标准3.1档案管理责任人力资源部负责公司人事档案的管理工作，包括档案的建立、归档、保管和销毁。各部门负责自身员工的档案管理，协助人力资源部完成档案工作。3.2档案建立每位员工入职时，应填写《员工信息登记表》，并提供有效的身份证明、学历证明、职称证书等相关证件。人力资源部应及时将员工的个人信息录入系统，并建立员工的电子和纸质档案。3.3档案归档档案应按照员工的姓名和工号进行归档，并标明归档日期。纸质档案应存放在安全、防火、防潮的地方，电子档案应存放在受密码保护的系统中。3.4档案保管人力资源部门应对档案进行保管，并定期检查档案的完整性和安全性。未经批准，任何员工不得私自查阅、复制或篡改他人的档案。3.5档案查询和使用员工有权查询和使用自己的档案，但需提前书面申请，并由上级经理批准。档案查询和使用需在人力资源部的监督下进行，不得随意泄露他人档案信息。3.6档案销毁档案保管期限一般为员工离职后的5年，具体保管期限根据法律法规和公司规定确定。超过保管期限的档案应及时销毁，并做好相应的记录。3.7档案安全措施档案室需设置门禁系统，并设有监控摄像头，确保只有授权人员能进入档案室。纸质档案需定期备份或复制，以防意外丢失。4.考核标准4.1档案完整性人力资源部门应定期审核员工档案的完整性，确保档案中包含员工的基本信息、身份证明、学历证明和职称证书等必要文件。存在档案不完整或遗漏的情况，人力资源部门应及时补齐，并做好记录。4.2档案保密性所有人事档案应严格保密，任何员工不得泄露他人的档案信息。档案查询和使用需严格按照程序进行，违反保密规定的将受到相应的处罚。4.3档案准确性人力资源部门应确保员工档案中的信息准确无误，如发现错误应及时更正。不得故意篡改或伪造员工档案信息，一经发现将受到严肃处理。4.4档案存储纸质档案需妥善保管，避免受到火灾、水灾等意外事故的影响。电子档案需定期备份，以防系统故障或数据丢失。4.5档案销毁档案按照公司规定的销毁期限进行销毁，并做好相应记录。销毁档案应采取安全、彻底、不可逆的方式，以防档案被恶意恢复。5.相关责任和违规处理5.1责任人力资源部门负责制定和执行本制度，并对档案管理工作负有主要责任。各部门领导和员工应遵守本制度，配合人力资源部门完成档案管理。5.2违规处理对违反本制度的人事档案管理人员，将依据公司相关制度进行相应的纪律处理。对故意篡改、伪造人事档案信息或泄露他人档案信息的员工，将根据公司规定给予严重处罚。6.结束语本制度的实施，旨在

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