采购作业指导书-企业管理

1/4会计实操文库采购作业指导书-企业管理一、采购计划制定需求收集：每月末与各部门沟通，收集下月度物资需求。生产部门根据生产计划提出原材料需求，如制衣厂生产部门依据服装生产订单数量，确定所需布料、辅料的种类和数量；行政部门根据办公用品库存情况，提出采购需求。计划编制：结合库存情况和物资需求，制定采购计划。参考历史采购数据和市场价格波动趋势，合理确定采购数量和预计采购时间。例如，对于价格波动较大的原材料，在价格相对较低时适当增加采购量。采购计划需明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。计划审批：将编制好的采购计划提交部门负责人审核，再由公司领导审批。审核重点包括采购需求的合理性、采购数量是否符合生产或办公需求、采购预算是否超支等。二、供应商选择供应商寻找：通过网络搜索、行业展会、供应商推荐等渠道，收集潜在供应商信息。建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、产品范围、联系方式等。如在采购布料时，通过面料行业网站、展会等渠道，找到多家潜在供应商。供应商评估：对潜在供应商进行实地考察或要求提供相关资料，评估其生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。要求供应商提供产品质量检测报告、生产设备清单等资料，了解其生产和质量控制情况。供应商确定：根据评估结果，选择合适的供应商。对于重要物资，可选择2-3家供应商，以保证供应的稳定性和竞争性。与选定的供应商签订合作框架协议，明确双方的权利和义务。三、采购合同签订合同起草：根据采购计划和与供应商沟通的结果，起草采购合同。合同内容包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。例如，在采购合同中明确规定，供应商需在指定日期前将货物送达公司仓库，货物质量需符合行业标准。合同审核：将起草好的合同提交法务部门和财务部门审核。法务部门审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款是否合理，是否符合公司财务制度。合同签订：经审核无误后，由公司授权代表与供应商签订合同。合同签订后，将合同原件交档案室存档，采购部门留存复印件。四、采购执行订单下达：根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单需明确采购物资的详细信息，与合同内容保持一致。订单下达后，及时与供应商沟通，确认订单已收到并了解生产进度。跟踪与催货：定期跟踪采购订单的执行情况，如了解供应商的生产进度、货物运输情况等。在临近交货期时，若发现可能存在延迟交货的情况，及时与供应商沟通并进行催货。如供应商因原材料短缺可能延迟交货，要求其提供解决方案和预计交货时间。到货验收：货物到达公司后，采购部门协同质量检验部门和使用部门进行验收。对照采购合同和采购订单，检查货物的数量、规格、质量等是否符合要求。如采购的布料，需检查颜色、质地、幅宽等是否与合同一致，抽样进行质量检测。对于不合格货物，及时与供应商沟通退换货事宜。五、采购付款付款申请：验收合格后，采购部门填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交财务部门审核。付款申请单需详细说明付款金额、付款原因、供应商信息等。财务审核：财务部门审核付款申请单及相关资料，检查合同执行情况、验收结果、发票真伪等。审核无误后，按照公司财务审批流程，提交领导审批。付款执行：经领导审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，向供应商支付货款。付款完成后，及时记录付款信息，更新财务账目。六、采购档案管理资料整理：采购过程中产生的各类文件，如采购计划、供应商评估资料、采购合同、验收报告、付款凭证等，及时进行整理。按照采购项目和时间顺序进行分类，确保资料的完整性和有序性。档案保管：将整理好的采购