会议后续跟踪与效果评估制度

会议后续跟踪与效果评估制度#会议后续跟踪与效果评估制度##一、目的为确保会议决策得到有效执行，提高会议质量和效果，增强组织沟通效率，特制定本制度，通过对会议后续工作的跟踪和效果评估，促进组织目标的达成，并持续优化会议管理流程。##二、适用范围本制度适用于组织内部所有正式会议，包括但不限于部门例会、项目会议、高层决策会议等。##三、职责分工1.**会议组织者**：负责明确会议决策事项、责任人及完成时间，并在会议结束后及时整理会议纪要，发送给相关人员。跟踪决策事项的执行情况，定期向会议主持人汇报。2.**责任人**：负责按照会议要求，按时、高质量地完成所承担的决策事项，并及时反馈执行进展和问题。3.**会议主持人**：对会议决策事项的执行情况进行监督和指导，协调解决执行过程中出现的重大问题。负责组织会议效果评估工作，对会议整体成效进行总结和评价。4.**综合管理部门**：协助会议组织者进行会议后续跟踪工作，对各部门会议执行情况进行抽查和督促。收集各部门对会议管理的反馈意见，为制度优化提供支持。5.**法务部门**：负责对制度及相关流程进行法律审核，确保制度的合法性和合规性。##四、会议后续跟踪###（一）会议纪要整理与分发1.会议结束后[X]个工作日内，会议组织者应完成会议纪要的整理工作。会议纪要应明确记录会议决策事项、责任人、完成时间、重要讨论内容等关键信息。2.会议纪要经会议主持人审核后，及时发送给所有参会人员及相关部门。对于需要特定人员知晓的重要信息，应单独提醒。###（二）决策事项跟踪1.会议组织者应建立会议决策事项跟踪台账，对决策事项的执行情况进行动态跟踪。责任人应按照规定的时间节点，主动向会议组织者反馈执行进展情况。如遇特殊情况无法按时完成，需提前[X]个工作日向会议组织者和会议主持人说明原因，并提出调整后的完成时间和解决方案。2.会议组织者定期（每周/每月）汇总决策事项执行情况，形成跟踪报告，提交给会议主持人。跟踪报告应包括已完成事项、未完成事项、存在的问题及建议等内容。3.对于执行进度滞后的决策事项，会议主持人可组织专项会议或通过其他沟通渠道，督促责任人加快推进，并协调解决相关问题。###（三）跨部门协作事项跟踪对于涉及多个部门协作的决策事项，由会议主持人指定牵头部门。牵头部门负责组织协调各相关部门，明确各部门的职责和工作进度，定期召开协调会议，及时解决协作过程中出现的问题。牵头部门应按照与其他部门共同确定的时间节点，向会议组织者和会议主持人汇报跨部门协作事项的进展情况。##五、会议效果评估###（一）评估指标设定1.**会议目标达成度**：评估会议设定的目标是否实现，决策事项是否得到有效执行，以及对组织业务目标的贡献程度。2.**参会人员满意度**：通过问卷调查、现场访谈等方式，收集参会人员对会议组织、内容安排、时间控制、沟通效果等方面的满意度评价。3.**决策质量**：考察会议决策的科学性、合理性和可行性，是否符合组织的战略方向和实际情况。4.**沟通效率**：评估会议是否促进了信息的有效传递和共享，减少了沟通障碍和误解，提高了组织内部的协作效率。###（二）评估方式1.**定期评估**：每季度组织一次全面的会议效果评估。由综合管理部门负责设计评估问卷，向参会人员发放，收集对本季度内召开的各类会议的评价意见。问卷应涵盖上述评估指标的相关内容，并设置开放性问题，以便收集更多反馈信息。2.**专项评估**：对于重要的大型会议或专题会议，在会议结束后[X]个工作日内进行专项评估。专项评估可采用问卷调查、小组讨论、个人访谈等多种方式，深入了解参会人员对会议的看法和建议。3.**综合评估**：综合管理部门结合定期评估和专项评估的结果，以及日常跟踪的会议执行情况数据，对会议效果进行全面分析和评价。同时，参考各部门对会议管理的反馈意见，形成综合评估报告。###（三）评估结果反馈与应用1.综合评估报告经会议主持人审核后，在组织内部适当范围内进行通报。评估结果作为部门和个人绩效考核的参考依据之一，对在会议组织和决策执行方面表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对存在问题的部门和个人，提出改进要求。2.根据评估结果，分析会议组织和管理过程中存在的问题和不足，制定针对性的改进措施。综合管理部门负责跟踪改进措施的落实情况，确保会议质量和效果得到持续提升。##六、制度评审与完善1.**内部评审**：制度发布实施后，每年由综合管理部门组织一次内部评审。评审小组由各部门代表组成，对制度的执行情况、适用性、有效性等进行全面审查，收集各部门对制度的修改意见和建议。2.**法律审核**：内部评审结束后，将制度修订稿提交给法务部门进行法律审核。法务部门对制度的合法性、合规性进行审查，确保制度符合相关法律法规的要求。3.**反馈与修改**：综合管理部门根据内部评审和法律审核的意见，对制度进行修改完善。修改后的制度再次征求相关部门的意见，经多轮反馈和修改后，报组织管理层审批发布。##七、实施计划###（一）筹备阶段（[具体时间区间1]）1.成立制度推行小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门代表和法务人员。明确小组成员的职责分工，确保制度推行工作有序进行。2.收集组织内部现有的会议管理资料，包括会议纪要、会议安排表等，分析当前会议后续跟踪和效果评估工作中存在的问题和不足，为制度的实施提供参考。3.制定制度培训计划，确定培训内容、培训方式、培训时间和培训人员等。培训资料应包括制度文本、操作指南、案例分析等。###（二）培训阶段（[具体时间区间2]）1.按照培训计划，组织召开制度宣贯会议，向各部门负责人和相关人员详细解读《会议后续跟踪与效果评估制度》的内容和要求，确保参会人员理解制度的目的、意义和操作流程。2.针对不同岗位的需求，开展分层分类的培训工作。例如，对会议组织者进行会议纪要整理、决策事项跟踪等方面的专项培训；对参会人员进行如何有效参与会议、反馈执行情况等方面的培训。培训方式可采用集中授课、线上学习、现场演示等多种形式，以提高培训效果。###（三）试运行阶段（[具体时间区间3]）1.在组织内部选取部分部门或项目作为试点，按照新制度的要求开展会议后续跟踪和效果评估工作。制度推行小组对试点单位进行全程指导和监督，及时发现和解决试运行过程中出现的问题。2.定期召开试点工作沟通会，听取试点单位的反馈意见，对制度和操作流程进行必要的调整和优化。同时，总结试点工作经验，为制度在全组织范围内的推广提供借鉴。###（四）全面推行阶段（[具体时间区间4]）1.在试点工作取得成功经验的基础上，在全组织范围内正式推行《会议后续跟踪与效果评估制度》。各部门按照制度要求，全面开展会议后续跟踪和效果评估工作。2.制度推行小组加强对各部门制度执行情况的检查和监督，定期对执行情况进行通报。对于执行不力的部门，及时进行督促和指导，确保制度得到有效落实。###（五）持续改进阶段（长期）1.综合管理部门定期收集各部门对制度执行情况的反馈意见，结合会议效果评估结果，分析制度在运行过程中存在的问题和不足之处。2.根据分析结果，适时对制度进行修订和完善，确保制度始终符合组织的实际需求和发展要求，不断提高会议管理水平和组织运行效率。##八、培训方案###（一）培训目标通过培训，使参会人员、会议组织者、会议主持人等相关人员全面了解《会议后续跟踪与效果评估制度》的内容和要求，掌握会议后续跟踪和效果评估的方法和技巧，提高会议管理能力和执行效率，确保制度的有效实施。###（二）培训对象1.组织内部所有会议的参会人员。2.负责组织各类会议的会议组织者。3.主持会议的各级管理人员（会议主持人）。###（三）培训内容1.**制度解读**：详细介绍《会议后续跟踪与效果评估制度》的制定背景、目的、适用范围、职责分工等内容，使培训对象了解制度的整体框架和核心要求。2.**会议后续跟踪流程与方法**：讲解会议纪要整理与分发的规范要求，决策事项跟踪的具体方法和工具，跨部门协作事项的协调与推进技巧等，帮助会议组织者和参会人员掌握实际操作技能。3.**会议效果评估指标与方法**：介绍会议效果评估的各项指标及其含义，讲解定期评估、专项评估和综合评估的具体方式和流程，以及如何运用评估结果改进会议管理工作。4.**案例分析与实践操作**：通过实际案例分析，让培训对象了解在不同场景下如何运用制度进行会议后续跟踪和效果评估。安排实践操作环节，让培训对象模拟会议场景，进行会议纪要整理、决策事项跟踪和效果评估等操作，加深对培训内容的理解和掌握。###（四）培训方式1.**集中授课**：针对制度解读、评估指标与方法等理论性较强的内容，采用集中授课的方式，由制度推行小组的成员或外部专家进行讲解，确保培训内容的准确性和系统性。2.**线上学习**：制作线上培训课程，包括视频讲解、文档资料、在线测试等内容，方便培训对象随时随地进行学习。线上学习平台可以设置互动交流功能，让培训对象在学习过程中提出问题，由培训讲师及时解答。3.**现场演示与指导**：对于会议后续跟踪和效果评估的实际操作环节，安排现场演示和指导。培训讲师在现场模拟会议场景，向培训对象演示如何进行会议纪要整理、决策事项跟踪和效果评估等操作，并对培训对象的实践操作进行一对一指导，及时纠正错误，提高培训效果。4.**小组讨论与经验分享**：组织培训对象进行小组讨论，围绕实际工作中遇到的问题和案例进行深入探讨，分享各自的经验和做法。通过小组讨论和经验分享，促进培训对象之间的交流与学习，拓宽思路，共同提高会议管理能力。###（五）培训时间安排1.**集中授课**：安排[X]天时间，分[X]个场次进行集中授课，每次授课时长为[X]小时。授课时间可选择在工作日的晚上或周末，以避免影响正常工作。2.**线上学习**：线上培训课程开放时间为[X]周，培训对象可根据自己的时间安排自主学习。要求培训对象在规定时间内完成线上课程学习，并通过在线测试。3.**现场演示与指导**：根据培训对象的实际情况，分批次安排现场演示与指导，每次演示与指导时间为[X]小时。4.**小组讨论与经验分享**：在培训过程中，安排[X]次小组讨论与经验分享活动，每次活动时间为[X]小时。小组讨论与经验分享活动可以与集中授课、现场演示与指导等培训方式相结合，穿插进行。###（六）培训效果评估1.**知识考核**：在集中授课和线上学习结束后，组织培训对象进行知识考核。考核方式可以采用线上测试、线下笔试等形式，考核内容涵盖制度解读、会议后续跟踪流程与方法、会议效果评估指标与方法等培训内容。通过知识考核，检验培训对象对培训内容的掌握程度。2.**实践操作评估**：在现场演示与指导环节，对培训对象的实践操作进行评估。培训讲师根据培训对象的实际操作情况，按照预先制定的评估标准，对培训对象的操作技能、熟练程度、问题解决能力等方面进行打分评价。实践操作评估