采购合同与采购订单管理制度

采购合同与采购订单管理制度第一条前言本制度旨在规范和管理公司的采购合同与采购订单，确保采购活动的规范性、高效性和合法性。全部公司内部相关部门和人员必需遵守本制度的规定。第二条适用范围本制度适用于公司的采购合同与采购订单管理，包含供应商选择、合同签订、履约管理、更改管理、停止与索赔等环节。第三条采购合同管理3.1供应商选择采购部门除了严格依照公司规定的供应商资质审核程序进行供应商选择，还应考虑以下因素：供应商的信誉度和声誉；供应商的产品质量和价格竞争力；供应商的生产本领和交货期本领；供应商的售后服务和技术支持本领。3.2合同签订采购部门在与供应商进行合同谈判前应当明确以下事项：合同双方的权利和义务；产品的规格、质量要求与数量；价格和支出方式；交货期和货物运输方式；合同的履行期限和违约责任；合同的更改和停止条件。采购部门与供应商签订的合同必需经过公司法务部门的合法性审查，而且由采购负责人和供应商签字确认。3.3履约管理采购部门应当定期跟踪和监督供应商的履约情况，确保供应商依照合同要求履行义务。具体履约管理措施包含：跟踪供应商交货情况，及时处理交货耽搁或质量问题；定期与供应商进行履约评估和沟通，确保双方及时解决问题；跟踪供应商的价格和产品质量的更改情况，及时调整合同内容。3.4更改管理在采购过程中，假如需要对采购合同内容进行更改，采购部门应当经过相关部门的审批，并与供应商进行协商，并签订更改协议。采购部门需要将更改协议归档，并及时通知相关部门。3.5停止与索赔在以下情况下，采购部门可以停止合同并向供应商提出索赔：供应商连续多次未按合同要求履约；供应商严重违反合同条款；供应商因自身原因无法连续履行合同义务。在停止合同和提出索赔前，采购部门应当咨询公司法务部门，并向公司领导层进行报告。第四条采购订单管理4.1采购需求确认公司各部门提交采购需求时，采购部门应当确认以下事项：采购物资或服务的名称、规格和数量；采购目的和用途；需要的交货时间；预算和费用承当单位。4.2采购申请审批采购部门在接收到采购需求后，应当对采购需求进行审批，并做出决策：是否可以内部采购或外部采购；是否需要多家供应商报价；是否需要进行谈判或招标。4.3采购订单签订采购部门与供应商签订采购合同后，应当及时编制采购订单，并将其发送给供应商确认。采购订单中应包含以下重要内容：采购物资或服务的名称、规格和数量；价格和支出方式；交货时间和地方；接收和验收标准。4.4采购订单执行采购部门应当监督和管理采购订单的执行情况，包含：跟踪供应商的交货进度和交货准确性；确保采购物资或服务符合合同要求；及时进行采购物资或服务的入库和验收。4.5采购订单更改和停止在以下情况下，采购部门可以对采购订单进行更改或停止：采购物资或服务需求发生变动；供应商无法定时交货；供应商无法供应符合合同要求的采购物资或服务。对于采购订单的更改和停止，采购部门应当与供应商进行协商，并经过相关部门的批准。第五条监督与改进公司将定期对采购合同与采购订单管理制度进行评审，并依据实际需求进行修订。公司领导和相关部门应当乐观搭配，监督和改进采购合同与采购订单管理的执行情况，确保制度的有效性和适用性。第六条附则本规章制度自发布之日起