高效会议管理培训课件11

高效会议管理(学员版)Efficientmeetingmanagement汇报人：XXXXXX目录CONTENT01会前BeforetheMeeting02会中DuringtheMeeting03会后AftertheMeeting01BeforetheMeeting会前会议的类型和目的制定决策解决问题交流汇报会前会议是有必要的吗？会议的成本时间成本会议直接成本机会成本会前会议的十大致命伤没有议程少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通主持人不能拍板决定一言堂，与者迎合附会领导的想法跑题，偏离讨论主题打断别人，争辩议而不决，没有行动计划会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情与会人不对，与会议主题相关性不大与会者没有充分准备会前“必要”的会议

有负责会后考核工作的部门“必要”会议目的单纯化会议资料有准备会前先行沟通书面解决无法当场决定的事项报告内容有纪要TITLEHERETITLEHERETITLEHERE一个中心两个基本点前轮-会前准备一个中心——会议议程后轮——会后跟踪会前准备会议——什么人参加？会前相关问题的主要决策人为完成工作需要了解相关信息的人员能够提供相关意见的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员将要负责执行会议做出的决定的人员会议规范流程会前01020304议程一、二、三等分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动小结结束会议总结安排下次会议开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度跟进会议纪要跟进计划准备会议议程的要求会前1由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。2由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。3由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。会议准备工作核对清单会前高效会议在开始之前就开始了是否准备会议名签是否安排交通工具是否安排与会者住宿是否发出了会议通知确定视听材料确定辅助教材准备会场周边位置图是否要求与会者准备资料确定相关资料是否安排会后娱乐项目

并做好事先通知了解会议的目的是否一定要开会确定会议的形式安排会议的议程决定会议的时间确定会议的主持人决定会议的地点研究会场如何布置确定出席人数安排出席者座位筹备工作的方方面面会前会议主题时间地点负责人预算会议资料住宿邀请通知嘉宾报到演出参会者展台会场接送用餐宴会参观旅游02DuringtheMeeting会中如何开场会中01020304介绍背景会议目的议程会议期待主持人的守则与责任会中营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度与会者的守则与责任会中耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息职场沟通3Ａ模型会中

AskingQuestions问问题Active

listening积极倾听Advocacy陈述意见换位思考积极倾听的技巧会中

倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍什么是倾听？＞听的速度说的速度学会听——首先要学会沉默会中

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把所有个人见解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作)不加筛选地收集所有的观点采用合适的反馈方式会中

32416了解5演绎支持决定判断复述积极倾听会中

复述复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话把对方的原意保持完整复述，就是告诉对方你对他的信息的理解！在这两种情况下尤其有用当对方给予的是重要的感情上的信息时当你不确定对方的意思时积极倾听的八个方面会中

复述避免中途打断不要多说共情目光接触赞赏性的点头和恰当的表情提问避免分心的手势问题类型会中开放式问题这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容封闭式问题

你是哪里人？你多大啦？结婚了吗？

……引发讨论的三种提问会中24TITLEHERETITLEHERETITLEHERE以个人为中心的问题以团队为中心的问题以事实为中心的问题妨碍讨论的三种提问会中问题的定义是什么？最可能的原因有哪些？应该采取什么措施?多个问题“您难道不认为我们应该参与该业务吗？”诱导性问题“为什么我们需要这么长时间才能完成这个项目？”“小张，保证进度真的这么困难吗？批评性问题提问题时常见的问题会中问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问——是最封闭的问题提批判型问题找不到提问的内容通过问问题进行深入探讨Probe会中提出概括性的开放式问题使被提问者能够用不同方式回答。示例:“我们现在这个项目进展怎样？”提出具体的开放式的问题集中在关键点以获得具体信息。示例:“这个新设计有哪些优点？提出封闭式问题确认您的理解的准确性。示例:”八层板是否能使横梁的支撑力提高一倍？”（如果不能，重新开始该流程。）深入探讨问题举例会中问：您是否认为下次会议开始时用10分钟来制订一个合理议程会有帮助？(封闭式问题)答：是的。但您必须确保大家能够在时间限制内发言完。问：会议进行得怎么样？(概括性和开放式问题)答：会议时间太长！问：今后我们可能采取什么措施改进会议？(具体和开放式的问题)答：我们可以使用会议议程。问：哪种议程最有用？您有什么看法？(具体和开放式的问题)答：我认为应当一起讨论会议议程并制定合理时间限制。陈述意见会中清晰、完整表达自己的感受：1看见/听见(seeing/hearing)当我看/听的时候2感受(feeling)我感觉3因为我(becauseI)因为我想要/需要,我认为4现在我希望(nowIwant)现在/然后,我要/希望5以便(sothat)以便练习会中你已发现小张提交的数据分析报告有多处错误，而且这已经是第三次出现类似的错误，你准备和他聊一下深入探讨问题举例会中以具体语言描述行为说明此行为的后果征求对方或团队的确认帮助制定计划以继续或停止该行为使用正面反馈表扬有效行为有效反馈技巧会中Specific具体Descriptive描述Verifiable证实Owned-"I-Message“我给出反馈Solution建议Well-Timed及时赏不逾时，欲民速得为善之利也．罚不迁列，欲民速睹为不善之害也干预的方法会中M—Mirror说明T-Transfer转移O—Outline总结E-Evaluate评价H—Help帮助D—Decide决策理性决策模型会中1识别决策问题2确认决策标准3开发备选方案4选择备选方案5实施备选方案6评估决策结果决策方式会中决定一致通过法多数票通过法领导决定法影响群体决策的因素会中心理定势自尊、自信从众行为合理化动机权威效应责任扩散、风险转移会议成功的小窍门会中135246采用头脑风暴法决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开让每个人都有发言的机会

会议室放置一个活页板/白报纸架/白板制造幽默的会议氛围

适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结会议达成目的的七大技巧会中假想对方的反对意见克服脾气选择最佳时机鼓励积极的发言提出并强调问题注意人际关系正面发言03AftertheMeeting会后会议结束会后总结会议讨论结果落实行动责任人感谢与会者会议评估会议评估会后这次会议对你有用吗？你畅所欲言了吗？你对会议的主持方式满意吗？作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？你有何其他意见吗？是或否是或否是或否是或否是或否会议记录与会后跟进技巧会后会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进123会议管理小结会后会前会后必要的会议，资料准备，议程会议纪要，行动计划责任人追踪会中开场：幽默，背景争论：倾听、提问、反馈、头脑风暴，METHOD达成：决策，头脑风暴，德尔菲法，行动计划总结责任人，鸣谢，会议评估

360°领导力领导者影响力、运营力、管理力智慧CONTENTSPAGE

第2页如何塑造你在团队中的影响力？如何激发和使用员工的智慧？如何提升管理的基本功？这是一个人本管理的时代,也是需要智慧管理的时代。

CONTENTS

PAGE

第2页人类三个时代管理的变迁领导者的影响力智慧领导者的运营力智慧领导者的管理力智慧01020304目

录

人类三个时代管理的变迁农业时代的管理模式——经验管理工业时代的管理——流程与品质管理知识经济时代的管理——人本管理第4页1PART1PART人类三个时代管理的变迁农业时代——经验管理

工业时代——流程与品质管理

知识经济时代——人本管理领导者的影响力智慧第4页2PART对你的下属有用包容力有结果领导者的影响力就是个人修养与内在品格的结晶，也是激励团队号召团队的一面旗帜，更是凝聚团队的核心力量。2PART领导者的影响力智慧令人折服的远见要让别人跟你走,就要让你比他看的远！眼界决定境界2PART领导者的影响力智慧人愿意跟随一个人，核心点就是对自己有用。激励你的下属，成为团队的精神领袖帮助你的下属不断成长，成为团队成长的导师善于挖掘下属潜能，成为团队走向卓越的教练成大事者不在于谁会驾驭君子,而在于谁会经营小人！2PART领导者的影响力智慧包容力容人之长容人之短容人之异容人之错一个人心里头能装多少人进来，就能成就多大的事业。容人之错，鼓励员工冒险创新容人之异，接纳不同意见与观点；容人之短，用人之长，对人之短不挑剔，不吹毛求疵；容人之长，内心谦恭，接纳和尊重优秀的人才；负责任

衡量一个人是否成熟的核心标准就是看他是否学会负责任！公司有问题,根就在于没有人负责任.解决问题就是负责任.2PART领导者的影响力智慧共赢就是你好\我好\世界好!2PART领导者的影响力智慧帮助员工厘清目标给员工想要的帮员工补齐能力帮助员工实现有结果你的部属不听你说什么,只看你怎么做!团队战斗力的最大杀手就是领导者说了不做!2PART领导者的影响力智慧取信于人，你说什么不重要，重要的是你怎么做。创造成果，让下属看到你的努力和成就；以身作则，身先士卒，身体力行，己所不能勿施于人；兑现承诺，一诺千金，势必达成；领导者的运营力智慧第4页3PART选人的智慧用人的智慧教化人的智慧3PART领导者的运营力智慧

运营力就是选人、用人、教化人的能力。是领导者最重要的能力之一。选认可企业文化、战略以及行为和企业一条心的人；选认可企业领导人的理念、工作作风并能保持一致的人；选认可团队能够融入团队的人；选有企图心、有想法、性格圆融的人；3PART领导者的运营力智慧01020304领导风范注重结果，过程授权不制造对立，减少内耗多提问，启迪员工智慧不轻易给答案，共商标准3PART领导者的运营力智慧01及时教育，耐心教化，训练下属是领导者的责任。02不轻易发