财务会计档案保管与查阅制度

财务会计档案保管与查阅制度#财务会计档案保管与查阅制度##一、目的为了加强公司财务会计档案的科学管理，有效保护和利用会计档案，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度，确保财务会计档案的安全、完整，规范档案保管与查阅流程，满足公司内部管理及外部监管需求。##二、适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及的财务会计档案的保管与查阅管理。##三、相关法律法规、行业标准及内部参考资料1.《中华人民共和国会计法》2.《会计档案管理办法》3.行业通行的财务档案管理规范4.公司内部财务管理制度##四、职责分工1.**财务部门**：负责财务会计档案的整理、归档、保管、调阅和销毁等工作，并对档案的完整性和准确性负责。2.**档案管理部门**：负责指导、监督财务部门会计档案管理工作，提供档案管理方面的技术支持与规范要求，协同开展会计档案的整理、保管和查阅等相关工作。3.**其他相关部门**：在涉及查阅财务会计档案时，需按照本制度规定的流程提出申请，并对查阅过程中获取的信息严格保密。##五、财务会计档案的定义与分类1.**定义**：财务会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。2.**分类**-会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。-会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。-财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。-其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、发票存根联、合同等其他具有保存价值的会计资料。##六、档案保管1.**整理与归档**-财务部门应定期对各类财务会计资料进行整理，按照类别和时间顺序进行编号、装订，确保资料的完整性和准确性。-整理好的会计档案应编制档案目录，详细记录档案的名称、编号、日期、内容摘要等信息，并将档案目录与会计档案一同归档。-当年形成的财务会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本公司档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，应当在财务部门内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。2.**保管要求**-档案保管应配备专用的档案保管设备，如档案柜、库房等，并保持环境整洁、干燥、通风，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。-电子会计档案应当存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失或损坏。备份存储介质应与原存储介质分开保管，异地存放。-对不同保管期限的财务会计档案应分类存放，便于管理和查询。同时，应对档案的存放位置进行明确标识，建立档案索引目录，方便快速查找。##七、档案查阅1.**查阅申请**-公司内部人员因工作需要查阅财务会计档案的，应填写《财务会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交给财务部门负责人审核。-外部单位或个人因审计、税务检查、法律诉讼等特殊原因需要查阅公司财务会计档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司分管领导审批同意后，方可按照本制度规定的流程进行查阅。2.**查阅流程**-财务部门收到查阅申请后，应对申请进行审核，审核通过后，安排专人负责查阅接待工作，并在专门的查阅场所提供档案查阅服务。-查阅人员应在指定的时间和范围内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应另行填写《财务会计档案复印/摘录申请表》，经财务部门负责人审批后，在专人监督下进行复印或摘录。-查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认，归还所查阅的档案。接待人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。##八、保密规定1.查阅人员应对在查阅过程中获取的财务会计档案信息严格保密，不得向无关人员泄露档案内容。未经公司书面授权，不得将档案内容用于任何与工作无关的目的。2.公司内部人员违反保密规定的，将按照公司相关规定予以严肃处理；给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。外部查阅人员违反保密规定的，公司将依法追究其法律责任。##九、档案销毁1.**销毁鉴定**：财务部门应定期对已到保管期限的财务会计档案进行鉴定，会同档案管理部门共同组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁。2.**销毁申请与审批**：对拟销毁的财务会计档案，财务部门应编制《财务会计档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、数量等信息，经档案管理部门审核后，报公司分管领导审批。对于涉及未了事项的原始凭证和法律、行政法规规定应当永久保存的会计档案，不得销毁。3.**销毁实施**：经审批同意销毁的财务会计档案，由财务部门和档案管理部门共同派人监销。销毁电子会计档案时，还应当由信息系统管理部门派人参与监销。销毁后，监销人员应当在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告公司分管领导。##十、监督与检查1.公司审计部门应定期对财务会计档案的保管与查阅情况进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、查阅审批流程的合规性等。2.对监督检查过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。对违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育或给予相应的纪律处分。##十一、制度修订本制度应根据国家法律法规、行业标准的变化以及公司实际情况的发展，适时进行修订和完善。制度修订由财务部门提出，经内部评审、法律审核和相关部门反馈后，报公司管理层审批通过后实施。##十二、实施计划1.**第一阶段：制度宣传与培训（[具体时间区间1]）**-组织财务部门、档案管理部门及相关人员参加制度培训会议，详细解读《财务会计档案保管与查阅制度》的各项条款，确保相关人员熟悉制度内容和要求。-制作制度宣传资料，如宣传手册、海报等，在公司内部进行广泛宣传，提高全体员工对财务会计档案管理重要性的认识。2.**第二阶段：制度试运行（[具体时间区间2]）**-在公司范围内正式启动制度试运行工作，各部门按照制度规定的流程和要求开展财务会计档案的保管与查阅工作。-设立意见反馈渠道，收集各部门在制度试运行过程中遇到的问题和建议，及时进行沟通和协调，对制度进行优化和完善。3.**第三阶段：制度正式运行（[具体时间区间3]）**-根据试运行情况，对制度进行最终修订和完善后，正式发布实施。明确各部门在财务会计档案管理工作中的职责和分工，确保制度的有效执行。-定期对制度执行情况进行检查和评估，及时发现并解决制度执行过程中出现的问题，持续优化档案管理工作流程。##十三、培训方案1.**培训目标**-使相关人员熟悉国家有关财务会计档案管理的法律法规和行业标准。-确保财务部门、档案管理部门及其他涉及档案查阅的人员熟练掌握本公司《财务会计档案保管与查阅制度》的各项规定和操作流程。-提高员工对财务会计档案管理工作重要性的认识，增强保密意识和责任意识。2.**培训对象**-财务部门全体员工-档案管理部门员工-其他可能涉及查阅财务会计档案的部门员工3.**培训内容**-法律法规与行业标准解读：讲解《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规和行业通行的财务档案管理规范，使员工了解档案管理的法律依据和基本要求。-公司制度讲解：详细介绍本公司《财务会计档案保管与查阅制度》的制定背景、目的、适用范围、职责分工、档案保管与查阅流程、保密规定、销毁程序等内容，确保员工熟悉制度条款和操作流程。-实际操作演示：结合公司实际情况，对财务会计档案的整理、归档、保管、查阅、复印、摘录等操作环节进行现场演示，让员工直观了解正确的操作方法和技巧。-案例分析与讨论：通过实际案例分析，让员工了解违反财务会计档案管理制度可能带来的风险和后果，引导员工进行讨论，分享经验和心得，提高员工的风险防范意识和应对能力。4.**培训方式**-集中授课：组织全体培训对象参加集中培训课程，由制度制定负责人或外部专家进行讲解和演示，确保培训内容的系统性和准确性。-线上学习：制作培训视频和学习资料，上传至公司内部学习平台，供员工随时进行线上学习和复习。同时，设置在线测试环节，检验员工的学习效果。-现场实操指导：在实际工作场景中，由经验丰富的档案管理人员对新入职员工或操作不熟练的员工进行现场实操指导，及时纠正错误操作，提高员工的实际操作能力。5.**培训时间安排**-集中授课：安排[X]次集中培训课程，每次课程时长为[X]小时，具体时间根据公司工作安排和员工实际情况确定。-线上学习：培训视频和学习资料在制度发布后一周内上传至公司内部学习平台，员工应在一个月内完成线上学习和测试。-现场实操指导：根据员工实际工作需求，随时安排现场实操指导，确保员工能够熟练掌握档案管理操作技能。6.**培训效果评估**-考试考核：在集中授课和线上学习结束后，组织员工进行书面考试或线上测试，考核内容包括法律法规知识、公司制度条款、实际操作流程等，检验员工对培训内容的掌握程度。-实际操作考核：通过观察员工在实际工作中的操作情况，对员工的档案整理、查阅、复印等操作技能进行考核，评估员工是否能