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文档简介

交通运输业物资采购制度与流程一、制定目的及范围为提升交通运输业物资采购的效率与规范性，确保物资采购的透明度与公正性，特制定本制度。该制度适用于交通运输行业内所有物资的采购，包括但不限于车辆、设备、配件、办公用品及其他相关物资。二、采购原则物资采购应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏袒。2.透明性：采购过程应公开，确保各环节可追溯。3.经济性：在保证质量的前提下，选择性价比最高的供应商。4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及公司内部规定。三、采购流程1.采购需求确认各部门需定期评估物资需求，填写《采购需求申请表》，并附上相关的需求说明。需求申请应包括物资名称、规格、数量及预计使用时间。部门负责人审核后，提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门根据各部门提交的需求申请，汇总并制定年度采购计划。计划应包括采购物资的种类、数量、预算及采购时间表。年度采购计划需经财务部门审核后，报公司管理层批准。3.供应商选择在确定采购计划后，采购部门需进行供应商的选择。选择过程包括以下步骤：市场调研：对潜在供应商进行市场调研，了解其资质、信誉及历史业绩。询价：向至少三家合格供应商发出询价函，要求其提供报价及相关资质文件。评估报价：对收到的报价进行评估，综合考虑价格、质量、交货期及售后服务等因素，选择合适的供应商。4.采购审批采购部门将选定的供应商及报价情况整理成《采购审批表》，提交至相关部门进行审批。审批流程包括：部门负责人审核财务部门审核预算高层管理人员最终审批5.合同签署审批通过后，采购部门与供应商签署正式采购合同。合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间及违约责任等条款。合同签署后，采购部门需将合同存档备查。6.物资采购实施采购部门根据合同要求，向供应商下达采购订单。供应商应按照合同约定的时间和质量标准进行交货。物资到货后，相关部门需进行验收，确保物资符合合同要求。7.验收与入库物资验收合格后，相关人员需填写《验收报告》，并将物资入库。入库时需更新库存管理系统，确保库存信息的准确性。8.付款与报销物资验收合格后，采购部门需及时向财务部门提交付款申请。付款申请需附上验收报告、采购合同及发票等相关文件。财务部门审核无误后，进行付款。9.采购记录与档案管理所有采购活动需进行详细记录，包括采购申请、审批文件、合同、验收报告及付款凭证等。采购部门应建立完整的档案管理制度，确保所有文件的存档与备查。四、采购纪律1.采购人员应保持公正、客观的态度，严禁接受供应商的任何形式的贿赂或回扣。2.采购人员需定期参加培训，提升专业素养与道德水平。3.任何违反采购纪律的行为将受到严肃处理，情节严重者将依法追究责任。五、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性与适应性，需建立反馈与改进机制。各部门应定期对采购流程进行评估，提出改进建议。采购部门应根据反馈情况，及时调

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