会展策划初探基础知识概览

会展筹划基础知识理解

1、参展的流程和注意事项

首先，展品选择是第•位的。展品是给观摩者留下印象的最重要原因。展品选择应根据三项

原则：1、针对性2、代表性3、独特性。针对性是指展品要符合展出口勺目的、方针、性

质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指

展品要有自己的独到之处，与同类产品相比，明显有别。

另一方面，参展商口勺现场展示。目前，诸多参展商都采用歌舞演出，有奖问答和视频音

频的展示措施。这是由于在静态条件下，并不能阐明展品I为所有性能，显示所有特性，需耍

借助其他材料或设备等手段来加以阐明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与，

并准备某些小包装样品免费派发。

第三，展台设计。目前，诸多展会还以特装修日勺比例为重要宣传点。各参展商也越来越

重视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑H勺应是特装能否充足反应

自己口勺形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几种方面衡量装修与否到达目口勺：1、

展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调：2、展台设计是为了烘托展品,不可喧宾夺主：

3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异：4、不要忽视展台的展示、

会谈、征询和休息等基本功能。

第四，工作人员口勺配置是展览成功的关键。展台口勺人员配置可从四个方面加以考虑：1、

按展览会的性质选派合适类型或有关部门的人员；2、根据工作量H勺大小决定人员数量；3、

人员的基本素质及个性；4、加强专业知识的培训及产品性能的理解，包括专业知识、产品

性能、演示措施等等。

第五，客户邀请。前去专业展会H勺参观者目的都很明确。因此参展者除了被动地等待客

户，开展前要故意识地邀请客户。可采用直接登门拜访、刊登厂告、现场宣传、派发资料等

手段，邀请和吸引客户。

有经验口勺大企业做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详口勺计划。参照

下表，看一看你做到了吗？

参展计划时间表：（一）12个月前：1、从展览H勺规模、时间、地点、专业程度、日

的市场等各方面，综合专家意见，确定整年展览计划；2、与展览主办单位或代理企业联络,

获得初步资料：3、选定场地：（一般而言，初次参与国际大展，较难获得最佳位置）：4、

理解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。

（-）9个月前：1、设计展览构造；2、获得展览管理企业I月设计同意；3、选择

并准备参展产品；4、与国外潜在客户及目前顾客联络；5、制作展览宣传册。

（三）6个月前：1、以广告或邮件等进行推广活动：2、确定旅行计划；3、预付

展览场地及其他服务所需款项：4、复查企业的参展阐明书、传单、新闻稿等，并准备必要

的翻译；5、安排展览期间翻译员；6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。

（四）3个月前：I、继续追踪产品推广活动；2、最终确定参展样品，并准备大量

代表我司产品品质及特色的样品，贴上企业标签：3、将展位沟造设计做最终的决定：4、

计划访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场

或场外的招待会：8、出国展则需购置外汇。

（五）四天前：I、将运货文献、展览阐明书及传单等额外影印本放入公事包：2、搭

乘飞机至目H勺地。

（/'、）三天前：1、抵iA,饭店登记：2、视查展览厅及场地；3、征询运送商，确定

所有运送物品与否安全抵达；4、指示运送承包商将物品运送至会场；5、联络所有现场服

务承包商，确定一般准备就绪：6、与展览组织代表联络，告知通讯措施：7、访问当地顾

客。

（七）两天前：1、确定所有物品运送完毕：2、查看租用的设备及所有用品，理解其

功能：3、布置展位：4、将所有活动节目做最终口勺决定。

（八）一天前：1、将摊位架构、设备及用品做最终的检查：2、将促销用品送达直接

分派中心；3、与企业参展员工、翻译员等进行展览前最终沟通。

（九）展览期间：1、尽早到会场：2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；

3、实地观测后尽早预约明年场地；4、详细记录每一种到访客户的状况及规定，不要凭事

后记忆：5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时汇报总部作出合理答复。一

旦应诺，必须按质按期完毕；6、将每日状况做成简报告知员工；7、每天将潜在商机及顾

客资料送回企业，以便及时处理及回应。

（十）展览结束：1、监督摊位拆除；2、处理商机：3、寄出感谢卡。

2、会议中需要使用的设备搭配

尽管目前出现了非常精密、复杂的视听设备和电教系统，但会展筹划师需要准备的基本

视听设备种类还是同样的：屏幕/放映机/灯光/传声/场地布置.

屏幕/放映机：安放屏幕的位置、角度要合适，是演讲人头不用离开讲桌上的麦克风便

能看见屏幕。屏幕的大小取决于房间口勺高度。屏幕底部距离地方应当不少于I.22米。

放映机的种类：（幕前投影仪）它口勺投影效果图象清晰、真实，但这种放映机一般放在

会议室里离观中较近H勺地方。（幕后投影仪）它放置于屏幕背面，从会议室的座位上是看不

见的，虽然图象体现不如幕前投影仪放的那麽清晰，但能使会议室显得更整洁。

灯光：灯光亮度应当调暗，以便屏幕上的画面可以清晰，但也不能太暗否则观众无法记

笔记。

音响：音响必须保证所有的观众都能听清晰。

常用麦克风：

1.微型麦克风。这种麦克风需要围绕在脖子上或夹在上衣的翻领上。

2.手持麦克风。是一•种老式的扩音器，说话时麦克风必须距离嘴巴很近。

3.固定于桌面的麦克风。演讲人演讲时不能离开讲束，限制了演讲人的行动。

4.桌面麦克风。常用于小组讨论。

5.落地式麦克风。这种麦克风放置在可伸缩的金属架上，引线较长，使的演讲人可以

走动。

6.漫游式麦克风。这是一种手持式麦克风，引线可有可无。

3、会展筹划中展览设计的规定

各国、各地的展览会对会展筹划展览设计、施工都会有多种各样的管理规定和限制。诸多规

定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关，您理解吗？

（I）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品均有限制规定，尤其对双层展

台、楼梯、展台顶部向外延伸的构造等限制更严，限高往往不是严禁超高，假如办理有关手

续并到达技术原则，有也许获准超高建展台、布置展品。开面限制：诸多展览会严禁全封闭

展台，假如展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有埋怨，不过展出者需要封闭办

公室、谈判室、仓库等，因此,协调口勺措施一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例

一般是70%,容许30%如下的面积封闭。

（2）有关展览用品的规定。展架展具材料的限制：在诸多国家.展览会规定必须使用

经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。电器的规定：绝大部分国家口勺展览会

对电器均有严格的规定，所用电器口勺技术指标必须符合当地规定和规定。

（3）有关人流的规定。走道限制：重要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅

通，展览会规定走道宽度，严禁展出者H勺展台、道具、作品占用走道：电视、零售商品往往

导致堵塞，因此也有对应的规定，例如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。

（4）有关消防的规定。消防环境的规定：假如是大面积的展台，必须按展馆面积和估

计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配置消防器材。人

员的规定：有些展览会规定展台指定消防负责人，并规定全体展台人员懂得消防规定和紧急

出口等。

（5）有关展品的规定和限制。重要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采

用合适措施一般都可以处理。例如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商议处理；超重

展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难处理的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是

自然限制。超高超垂展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。假如遇有任何难以处理的问

题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商议。此类展品对展览会一•般有宣传价值，因此，

组织者会乐意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机潜。对于武器，一般均有专门

的规定，且手续都很麻烦。

（6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者H勺声像设备

的音量必须控制在不影响周围展出者口勺范围内。色彩限制：若展览会组织者想获得协调效果,

往往会提杰出彩规定。规定展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还也许会提出标题

字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规超，并不干扰周南展台（例如

噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

<7）有关劳工H勺规定。诸多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册

工人。不容许展出者自己动手。例如在美国纽约，假如展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工

人就会夺下锤子制止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，不过却是事实，还

必须遵守。

（8）有关手续的规定。展览会大多规定展出者将设计送审，并规定展出者施工前办理

手续。

4、会议怎样制定总体方案

一会议总体方案的含义

会展筹划师所制定的会议总体方案是对所要举行口勺会议进咛总体安排的筹划的文案，是

会议预案的一种。

二会议总体方案的基本内容

1）会议的名称。会议名称确实定一般采用揭示会议主题、主办都、功能、与会者、范

围、时间和届次、地点、方式等特性H勺措施:

2)会议日勺目的和指导思想:

3)会议口勺主题、议题和议程;

4)会议口勺对象、规格和规模。会议对象要分清正式组员、列席组员、特邀组员、旁听

组员:

5)会议口勺时间。包括会议时机口勺选择，会议的起讫时间，会期和日程安排;

6)会议日勺地点。一是选择合适的举行地，如国际性会议要考虑选择在什么国家地区以

及什么都市举行

三是选报合适H勺场馆（包括会场、宾馆的规格及布置规定等）:

7）主办、协办单位以及拟设置H勺会议组织机构，如主席团，组织很员会、指导委员会、

执行委员会、学术会委员会、秘书处、筹办组的构成等：

8）会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、会餐

等；

9）会议日勺接待、后勤保障措施和技术手段：

10）会议宣传方式，如召开新闻公布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件

等；

11）会议经费的预匏以及筹集经费H勺渠道和方式：

12）其他应当阐明事项：

四会议总体方案的构造与写法

1）标题。写明会议的全称和筹划或方案（预案），如“XX国际学术会议筹办（总体）

方案”总体二字也可以不写;

2）主送机关。直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。以请示的附件上报的，

可否认民主送机关；

3）正文。正文部分应当涿项载明总体方案的详细内容，构造安排上一般采用序号加上

小标题的构造体例.开头部分可用一段文字写明制定方案H勺目的和根据，然后用序号编排各

个层次。表述有两种措施：•种是详述法，详细表术各项详细安排。另•种是简述法，对所

波及口勺各方面口勺计划用原则性的安排，详细实行日勺规定通过各个专题筹划文案来表述。直接

上报请同意的方案，结尾处要写“写上方案请愿书审批”等字样；

正文写作要做总揽全局、目的清晰、思绪清晰、分工明确、综合协调

4）附件。如有附件，在正文下方写明附件的乐称和序号：

5）落款。署制定机名称。经审批下发执行的总体方案也又署审批机关口勺名称：

6）成方时间。写正式提交的日期。

5、展会筹划方案应把握哪些要点

展会筹划方案是一种展会的“眼睛”，展会组织者通过它培育和挖掘市场，而市场透过这个“眼

睛"而效益。

一种优秀H勺展会筹划方案不仅体现了展会组织者组织展会的申付，更重要的是通过它来

吸引广大商家参展、参会。从某意义上来说，筹划方案就是一座桥，一头连着商家、采购商，

一头连着展会组织者。组织者要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来，商家、采购商等要

跨过这座桥才能更好地触摸市场。可见，一种筹划方案对组织好一种展会是多么重要。

对展会组织者来说，一种优秀的展会筹划方案要把握和处理好如下四个要点：

一是充足体现高度。这里所说的“高度”专指符合政策。组纨一种展会，组织者首先看到

是它的市场潜力，但你所看见口勺“市场”，能不能开发，怎么能让它开发，就要靠“政策”来衡

量和把握。这个时候，就需要组织者充足查阅有关国家文献规定，把国家对该展会波及到H勺

产业发展态度和意见该引用的引用，该转述口勺转述，该深入理解的深入理解。通过“引用”、

“转述”、“理解”等方式，让展会筹划方案合法化、合理化、合情化。由于合法，阐明国家容

许，有关部门就没有理由阻拦；由于合理，阐明展会应当组织，应当搞：由于合情，符合当

地发展状况，对产业发展，对经济发展有利，阐明有关部门应当积极提供支持。因此，“高

度''很重要。提高高度的政策来源重要有：国家和地力五年发展规划纲要；国家和地方有关

展会波及到的产业发展政策（如意见、措施、纲要、告知等）；国家和地方领导在重要专题

会议上做出的工作布署和重要发言精神；国家和地方“两会”等重要会议、专题会议上政府工

作汇报和领导发言；国家和地方重要领导的有关指示和指示等.

二是处理“市场”问题。这是一种展会成功筹划的要害，是关键。参展商参与这个展会有

何收益，有什么样的回报?专业观众到会又有什么样的收获和价值?整个筹划方案可以说要围

绕这个关键来组织，并通过方案巧妙地解铤释惑“可见，展会筹划方案并不好写，更不能轻

易出手。由于参展商、专业观众理解展会的第一种“窗口”是它，由于参展商、专业观众能看

到但愿与商机口勺也是它，由于参展商、专业观众理解展会权威性、可信度高下、组织者水平

高下的还是通过它……

对一种展会来说，参展商关注的市场，最关键的是有一定目的数量的）专业观众（采购商、

经销商、产品使用者等）与会。至于说这个展会有多大的客流量，他们并不关怀。或许有人

会问，为何这样说?与会圈外人士多了，问这问那H勺自然就多了，参展商不仅费口舌，并且

还影响与真正故意向的专业人士交流、洽谈。参展商接触这样向人多了，自然十分劳累，万

一此时再与专•业人士交流，难免轻易出现精神不济而影响工作。此外，假如参展商还带有手

提袋、宣传册等赠送与会人员的物品，假如发给了圈外人士，手提袋也许留下了，参展商关

怀的宣传册便有也许被丢进垃圾桶，大量的非专业人士与会，导致如此不必要的挥霍更大更

多，参展商不仅不会有收益，还会大大增长参展成本。

针对这个问题，展会组织者要在筹划方案中表明如下几种要点处理方案：对展会的宣传

力度、影响力度、号召力度：展会的专业化程度。例如保证专业观众与会的组织手段、途径、

方式，历届展会专业观众记录信息、购销信息等：展会的权威性。例如组织者的地位与影响、

该展会在业界口勺口碑与影响、与会专业人士以及领导、专家口勺分量等。

对一种展会来说，与会专业人士（采购商、经销商、产品使用者等）关注的市场，最关

键的是能有多少专业厂家与会参展，展出H勺是哪类展品，有无能满足他们需要H勺产品，怎么

能采购到他们既需要、价格有所优惠、质量乂有保障的产品。

对此问题，展会组织者应重点围绕如下几种方面去解答：参展企业的数量与分量，例如

有多少家世界500强企业、有多少家大型跖国企业、有多少家国内业界龙头企业等与会：展

品的先进性，如有什么样H勺世界先进技术水平产品、国内先进技术产品等技术含量较高的展

品亮相：展会组织者怎样保证以优质服务协助专业人士采购到他们所需口勺物美价廉的产品

等：业内专业高峰会议组织状况，例如有哪些有权威领导、专家公布权威汇报等。

三是注意法律问题。目前会展市场不人规范，并且多数承接，丧会的机构属民营个体企业。

这些企业为了实现利益最大化，在多种展会宣传资料和宣传活动推介中，虚夸展会规模、影

响，虚报展会数字，虚列来头大的中央、省、市政府部门和机构等为展会支持单位，向参展

商、与会观众等虚承诺其他服务项目等，这些都是不良事件的由头和导火索，十分轻易引起

双方纷争，激化矛盾。假如展会组织者对此类问题处理不妥、不及时，就极有也许被诉诸法

律。总结全国媒体报道H勺案例，以及业界人士总结的此类状况和经验，假如展会上出现“涉

法”问题，虽然不能说100%由展会组织者引起，但可以说绝大多数问题都出在展会组织者身

上。因此，做一种优秀H勺展会筹划方案，文字表述非常重要，既要充足体现组织者的战略意

图，又不能留下任何不良把柄或痕迹。

四是创新问题。目前各地的展会一种接一种，不一样题材的展会还好说，假如说•种都

市有两个以上H勺同题材展会要举行，那么你这个展会要独领风骚，展会组织者就必须垂点考

虑你这个展会的“出新”之处和“权威”程度

6、会议中出现的常见问题

无论是什麽行业口勺企业或单位举行会议，不管筹划此会议的会展筹划师经验与否丰富，

单纯站在举行方的立场与角度上看问题，都会面临多种问题：

1：需要做些什麽？

会议有多种类型，不一样的会议需要不一样口勺环境，召开会议是要到达一定的目的和目

的。因此第一种重要环节是搜集方方面面的信息.，通过搜集这些信息可以制定出意在完毕手

头众多工作日勺计划。

2：谁来筹划会议?

从秘书到企业总裁，每个人多多少少都也许会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事

这项工作，有的是兼任此职，此外尚有其他职责。无论是专职还是兼职，最终止果，是使会

议顺利完毕。他们的工作效率代表者主办单位或企业的工作水平。

会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做多种各样的工作。下列的各项工作能

反应会议筹划者这一角色的多面性。

1善于与人共事

2善于注意小节

3善于处理问题

4善于与人协商

5可以管理会议财务事宜

6熟悉酒店运作

7可以安排恰倒好处的菜单

8可以纯熟操作电脑

9可以纯熟地与视听服务企业打交道

10能妥善接待来宾和外国客人

11熟知多种礼仪

12行事坚决、执着

会议筹划者的任务:

1制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并到达会议确定H勺目的

2制定会议议程

3理解可供使用的场所和设施状况

4选择或提议合适的场所

5检查并比较各项设施

6安排交通事宜

7协调会务工作人员日勺活动

8招收、培训会务人员和广告人员

9制定可行预算或按既定预算安排有关工作

10确定各项工作的时间安排

11视察选定的场所利设施

12与各有关方面进行接洽（运送企业、旅行社、视听服务企业）

13确定印刷企业

14安排食品、饮料有关事宜

15讨价还价

16同会议发言人和各位来宾进行联络

3：重要会议类型：

1销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者

是对前一种销售期间进行总结和表扬。

2年会：可以是企业股东大会，也也许是行业协会每年一次的会员大会。

3产品公布会：是为了向专业群体和消费者简介和推广某一新产品。

4研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举行的会议。研讨会一般让与会者互相交流

并故意见反馈。

5专业会议：是就某个领域H勺问题进行讨论、征询和交流信息而召开的会议。一般包括

主会和讨论问题、处理问题口勺小组会议。

6奖励会议：是为了员工分销商或客户口勺杰出工作体现进吁表扬奖励。

7培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。此类培训需要有

特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员专家，并且通过培训要实现某

些目的和目的。

4：会议筹划环节：

目的和目日勺：确定会议的目H勺和目H勺、制定会议议程是会议的一重心所在。会议H勺目的和

目的有如下某些：

#培训#告知#教育#探讨问题#做决策

#引入新事物或简介新人员

#鼓励#开发#展示力增进与改善#处理问题

#讨论怎样获利#获利

5：在你筹划一种会议时，你最佳向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的

和规定到达口勺成果，假如你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了:

1估计召开会议的日期:

2会议估计召开儿天;

3打算在什麽地方召开会议;

4会议形式或程序是什麽;

5需要多大I舟场地:

6此前开过这样日勺会议吗?成果怎样:

7将有多少人到会:

8会议预算是多少:

9与会者对费用开支很在意吗?

10打算选用什麽级别的酒店和设施:

11打算选用最高级的