OA系统管理员操作手册

0A办公管理系统

5

作

手

册

北京用友政务软件有限公司

二0一四年八月

目录

1、概述...........................................................................5

2、登陆系统.......................................................................5

2.1系统的环境配置........................................................5

2.2用户登陆系统..........................................................8

3、主页面.........................................................................9

3.1桌面快速导航..........................................................9

3.1.1我的快捷..........................................................9

3.1.2最近使用..........................................................II

3.1.3在线交流..........................................................II

3.1.4通讯录............................................................13

4、公文管理......................................................................13

4.1发文管理..............................................................13

4.1.1进入发文主界面....................................................13

4.1.2发文拟稿..........................................................14

4.1.3发文修改..........................................................18

4.1.4发文删除..........................................................18

4.1.5发文送办..........................................................18

4.1.6发文查看..........................................................18

4.1.7发文处理..........................................................18

4.2信息期刊............................................................20

4.2.1进入信息期刊主界面...............................................20

4.2.2期刊拟稿.........................................................21

4.2.3期刊修改.........................................................23

4.2.4期刊删除.........................................................23

4.2.5期刊送办.........................................................23

4.2.6期刊查看.........................................................23

4.3收文管理..............................................................23

4.3.1收文登记..........................................................23

4.3.2收文处理........................................................24

4.4公文查询.............................................................24

4.5发文便函.............................................................25

4.6收文传阅.............................................................25

5、我的事项......................................................................26

5.1待办事项.............................................................26

5.2已办事项.............................................................27

5.3已发事项.............................................................28

5.4跟踪事项.............................................................30

5.5事项监控..............................................................31

5.6即时问效..............................................................32

5.6.1办文统计报表....................................................32

6、督办工作......................................................................33

6.1我的督办.............................................................33

6.1.1督办文处理......................................................33

6.1.2督办反馈........................................................35

6.2督办管理..............................................................37

7、个人办公.....................................................................40

7.1消息管理.............................................................40

7.1.1消息浏览.........................................................40

7.2个人日程..............................................................41

8.、领导日程.....................................................................44

8.1日程设置..............................................................44

8.2日程管理.............................................................47

8.3领导日程查看.........................................................49

9、政策法规库....................................................................50

9.1政策法规库...........................................................50

9.2全文检索.............................................................54

10、个人设置.....................................................................55

10.1个人信息修改.........................................................55

10.1.1个人信息修改....................................................55

10.1.2修改密码........................................................56

10.1.3门户设置........................................................56

10.2授权设置.............................................................57

10.2.1新增授权........................................................57

10.2.2修改授权........................................................59

10.2.3删除授权........................................................59

10.2.4查看授权........................................................60

10.3自定义组设置.........................................................60

10.3.1新增自定义组设置.................................................61

10.3.2自定义组用户设置.................................................61

10.3.3自定义组设置修改.................................................62

10.3.4删除自定义组设置.................................................63

10.4关联人员.............................................................63

10.4.1配置人员........................................................63

10.4.2查看关联信息....................................................64

1、概述

行政办公系统建立以事找人的工作方式，遵循流程自定的模式，以实现单位

公文流转、日常办公、办事、沟通、协作、资源共享、高效的事务处理机制为目

标；同时支持跨地域、跨矶构、跨单位进行协同工作。

行政办公系统主要分为10大板块：系统主页、公文管理、督办工作、协同

管理、政策法规库、我的事项、公共信息、领导日程、个人办公和个人设置。

，系统主页：单位信息与LOG、系统门户、门户展示、门户管理、安全退

出、全文检索、在线人员、功能菜单、我的快捷、最近使用、通讯录、

欢迎信息、审批消息、提醒消息、聊天消息。

，公文管理：发文、发文便函、收文、收文传阅、信息期刊和公文查询。

土督办工作：我的督办和督办管理。

，协同管理：新增协同、待发协同、已发协同和协同模板。

1政策法规库：政策法规库和全文检索。

，我的事项：待办事项、已办事项、已发事项、跟踪事项、事项监控和即

时间效。

4.公共信息：通讯录。

，领导日程：领导日程查看、全厅日程查看、日程管理和日程设置。

，个人办公：消息浏览和个人日程。

，个人设置：个人信息修改、授权设置、自定义组设置和关联人员。

2、登陆系统

2.1系统的环境配置

1、从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选择Internet选项，如图27所

示:

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0；Hi172.11J.87，:：：的，：icdh.j.

图2-1

2、在弹出的对话框中，选择安全菜单，并选中可信任站点，在弹出的对话

框中输入专网网址（专网网址：http：//172.11.2.87:9081）,并点击【添加】按

钮，再点击【关闭】按钮，最后点击【确定】按钮完成此项工作。如图2-2所示:

图2-2

3、在弹出的‘安全设置'对话框中，找到'文件下载自动

提示'，点击'启用'，最后点击【确定】按钮。这个设置也解决了下载附件

时一闪就没的现象。如图2-3所示:

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安全设置-本塔Intranet区域

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部自定义设置

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图2-3

4、从IE浏览器页面中，点击【工具】按钮，选择弹出窗口阻止程序选项,

设置为“启用弹出窗口阻土程序”。解决一登陆就关闭浏览器。如图2-4所示:

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重新打开上

启用■口ia止程序（B）A出■匚咀止酗（p）（2

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图2-4

已经选择了关闭弹出窗口阻止程序，但还出现关闭窗口的情况。可能原因:

1、我们的IE浏览器安装了阻止窗口弹出的插件，如'百度工具栏，，'谷歌

工具栏'，这些都会造成窗口的阻止。清理插件，把我们不用的插件全部卸载

2、检查是否装有卡巴斯基7.OKIS版本，如果装有，请检查防火墙选项的阻

止窗口弹出程序。

3、我们的系统安装了恶意软件，恶意软件清理助手等清理恶评软件。

4、360网盾设置了弹窗广告拦截，把地址设置为不过滤广告的网站或者把

弹窗广告拦截设置为关闭。________________________________

◎温馨提示：

令在［安全设置］中凡有关于ActiveX控件，均设置为［启用］

状态。

令IE浏览器使用IE7以上IE浏览器，世界之窗/傲游浏览器

/360安全浏览器/搜狗浏览器。

2.2用户登陆系统

打开IE浏览器，在地址栏中输入专网网址：http：//172.11.2.87:9081,在

登录界面中输入用户名、密码，点击【登录】按钮即可。如图2-5所示：

图2-5

温馨提示：

用户认证时需输入一些信息，内容如下：

，用户名：必须是已被授权的唯一用户名;

，密码：与正确用户名相匹配；

3、主页面

行政办公系统的机构用户首次登录后的系统主页如图3T,首页门户中的插

件不是固定不变，用户可以根据需要点击页面右上角的门户进入相应的门户，而

且还可以根据门户权限修改设置门户中插件的显示形式；还可以通过右上角［安

全退出］按钮切换到不同的用户；页面左侧显示系统功能模块，右侧显示门户中

的插件，页面的下面显示通讯录以及消息提示功能模块。

图3-1

3.1桌面快速导航

3.1.1我的快捷

我的快捷位于主页面功能菜单的下方，可以把常用的一些功能菜单拖拉进

入［我的快捷］中。初始界面我的快捷会有默认快捷菜单如图3-2,只要在菜单

选项中选中需要的菜单拉离原来菜单界面，如图3-3,拖放到我的快捷菜单即可

在我的快捷菜单中生成。

图3-2

图3-3

@温馨提示：

令我的快捷中菜单的多少根据电脑屏幕的大小而确定最多显示多少，

已经显示满的如果再次增加会依次退出最下面的菜单显示。

令已经在我的快捷中生成的快捷菜单再次拖拉时不会再次生成。

3.1.2最近使用

最近使用位于主页面的功能菜单下方，只要用户使用过的菜单都会在最近使

用中生成，为客户再次使用提供便利如图3-4

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图3-4

@温馨提示：

令最近使用中菜单的多少根据电脑屏幕的大小而确定最多显示多

少，已经显示满的如吴再次增加会依次退出最下面的菜单显示。

3.1.3在线交流

在线交流位于主页面的右下侧，主要为方便机构内部人员及时沟通。如图

3-5

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图3-5

单击［聊天消息］打开在线聊天窗口，窗体顶部显示你正在聊天的人员，如图

3-6,聊天窗口分为三部分私聊界面、科室界面、单位界面。

图3-6

温馨提示：

A私聊是针对某个人进行聊天，科室是对当前用户所在的科室所有人

员聊，单位是对当前月户所在单位所有人员聊。

A消息记录可以查看更多的聊天内容即历史记录。

＞发送消息的快捷键为Ctrl+Enter

3.1.4通讯录

通讯录位于系统左下侧，除了可以在［公共信息］-［通讯录］中查看，系统也

提供了快捷菜单，点击此按钮同样可以进入［通讯录］界面如图3-7,点击［详细］

可以查看系统内部人员的详细信息，点击［导出］也可以将通讯录导出。

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图3-7

4、公文管理

行政公文作为行政事业单位内部一种非常重要的知识资源，单位需要对它进

行行之有效的规范化管理，其内容主要有发文、发文便函、收文、收文传阅、信

息期刊和公文查询。

4.1发文管理

发文管理是一套可自定义流程、可监控的智能型流转系统；它能对单位或科

室的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、

套红头、盖章、分发、归档等一系列操作。单位还可以根据自身的发文处理方式,

自制特定的审批流程。

4.1.1进入发文主界面

通过功能菜单［公文管理］-［发文］，进入［发文］主界面，如图4-1。

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图4-1

4.L2发文拟稿

［拟稿］:点击［发文］主界面右上角的［拟稿］按钮，进入［发文拟稿］页面，如

下图4-2o

tAHA发文

日pea

I玩

江西省民政厅发文稿纸

文件标息*

文件普号n—v-缠拿

分管皴马⑥答、

签发

厅长签发

图4-2

发文拟稿一般分为三个处理步骤：填写发文稿纸-＞审批正文-＞送办

操作步骤:

1、填写发文稿纸

根据［发文拟稿］表单进行填写。填写文件标题（必填）、发文单位（必填）、

文件编号、紧急程度（必嗔）、拟稿日期、公开方式、合法性、主送单位、抄送

单位、拟稿处室局（必填）、拟稿人（必填）、印发日期、印发份数、是否督办、

督办人；拟稿科室与拟稿人默认为当前登录用户所在科室与当前用户名称，不可

以修改。

2、审批正文

点击［正文］的tab标签页按钮，可以直接编辑内容，或者点击［文件］按钮,

采用引入文档功能。如图4-3。

anP«R

生注意：

■使用正文前，必须安装了提供的iweboffice插件。

3、送办

1）各输入项填写好后，点击送办按钮，页面显示送办窗口，如图4-4。

标题：《办公室《政策法短处）-》

g下一出口：⑥送处室领导

•办公有猿Z娟械:一

（3是否跟踪殁置］匚:手机短信叵；高级多指派角邑提交取消

［常用语］

意见：

图4-4

1）根据实际情况，选拦好处理出口和送办人；点击选择对象下拉按钮，弹出

选择窗口，如图4-5。

<£江西省民政厅办公系统-行诙办公系就5.5g-阿页对话格X

9人员>岗位网丁镇》关的行双击移除办理对象

FS江西省民政厅

日

温馨提示：办理对象可选多个。

硝定清空◎消

图4-5

2）根据需要，选择是否跟踪、手机短信、高级设置项和指派角色。

选择是否跟踪，点击是否跟踪右边的［设置］按钮，弹出选择跟踪环节窗口,

可设置跟踪多环节，如图4-6。

图4-6

选择高级，页面显示高级选项，可选择常用语及输入意见，默认打开高级,

如图4-7o

标数：《办公室（政策法援处）-»

O下一出口:⑥法处宣颖导

•妮:选酬象：■"

囹是否跟踪（设姓）口手机也值（3高级协指派网色援交取消

［常用语］

豆见：

图4-7

选择指派角色，弹出指派角色窗口，如图4-8。

标胭：《办公套《政策法投处）・》

O下一出口:⑥送处女领导

•办公女核秣2,送痔内象：

两是否派监1负出】。手机更值，离纵国拓源角色援交取消

［常用语］江西借民政厅办

意见：

一流程节点

办

公安

王

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导

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对

校

用

印

缰4

:标题*

f编号WRS~(20M)。8餐

图4-8

温馨提示:

。［指派角色］可以选择刚性流程默认走向。

4）点击［提交］按钮，提示送办成功后，审批文会在选择的处理人的待办事项

出现，处理人可审批。

4.L3发文修改

在［发文］主界面的［待发］页面，选中要修改的待发的发文信息，点击［修改］

按钮，进入修改发文页面，修改相关信息，点击［送办］按钮，送办处理修改后的

发文信息；点击［暂存］按钮，暂存修改的发文信息；点击［返回］按钮，将取消修

改操作，回到发文管理主界面的［待发］页面。

4.L4发文删除

在［发文］主界面的［待发］页面，选中一条或几条发文记录，点击右上角的

［删除］按钮，弹出［是否确定删除记录］对话框的警示信息。点击［确定］按钮，

将删除选中的发文；点击［取消］按钮，将取消删除操作。

4.L5发文送办

在［发文］主界面的［待发］页面，选中一条待发的发文信息，点击［送办］按

钮，送办此发文。

4.L6发文查看

在［发文］主界面的［已发］页面，选中一条发文信息，点击［查看］按钮，可以

查看此发文的相关信息。

4.L7发文处理

进行发文过程中文件的核稿，复核，文件签发，出清样，套红盖章分发等一

系列的处理。

1、发文处理人，收到处理发文的系统提示信息；可以直接点击提示信息进

行办理，也可以通过［我的事项］-［待办事项］或是［门户］中急件或者平件中找到

此发文，进行处理。

2、进入办理发文的页面

3、要查看发文的正文，或者对正文进行处理，点击“正文”的tab标签页

按钮即可显示正文内容，对其进行处理；发文经过各级领导审批，可保留审批痕

迹。

4、套红头、盖公章，生成二维码，如图4-9。

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V.船艘任衣如爆6开发正■工作.•

图4-9

文件经过领导签发，并认定为“同意签发”之后，套上相应的红头，用印，

使之成为正式有效的文件。最后将文件分发给“主送单位”“抄送单位”栏中指

定的单位。

文档管理员（文书）收到领导签发的文件后，需要进行［套红］、［盖公章］两

个操作，且它们之间有一定的先后顺序：

（1）［套红］:此按钮仅在套红头环节出现。

点击［套红］按钮，选搭要套的红头模板，点击［确定］按钮，自动为文件套上

红头。如图4-10。

江西省民政厅.

，民文（2014）2号“茶发人：”

民政部优