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文档简介

非营利组织采购流程与资金使用规范一、制定目的及范围为确保非营利组织在采购过程中的透明度与合规性，特制定本规范。该规范适用于所有项目采购、年度采购及临时采购，旨在提高采购效率，合理使用资金，确保资源的有效配置。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保每个供应商都有平等的机会参与。2.透明性：采购过程应公开透明，确保所有相关方能够获取必要的信息。3.合理性：在采购决策中，需综合考虑质量、价格及供应商的信誉，确保选择最优方案。4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及组织内部规章制度。三、采购流程1.采购申请采购需求由各部门提出，需填写“采购申请表”，并附上相关的预算说明。申请表应详细列明所需物资的规格、数量及预算金额。2.申请审核采购申请由部门负责人审核，确保申请的合理性与必要性。审核通过后，申请表需提交至财务部门进行预算审核，确认资金的可用性。3.询价与比价财务部门负责组织询价，至少需获取三家供应商的报价。报价应包括物资的单价、交货时间及售后服务等信息。比价后，需填写“询价记录表”，并附上各供应商的报价单。4.选择供应商根据询价结果，财务部门与相关部门共同评估供应商的报价及服务，选择最符合需求的供应商。选择结果需记录在“供应商选择表”中，并由部门负责人签字确认。5.合同签署与选定的供应商签署采购合同，合同应明确物资的规格、价格、交货时间及违约责任等条款。合同签署后，需将合同复印件存档，以备后续查阅。6.采购实施与验收供应商按合同约定交货后，相关部门需对物资进行验收，确保其符合合同要求。验收合格后，填写“验收报告”，并由相关人员签字确认。7.付款流程验收合格后，财务部门根据合同及验收报告进行付款。付款前需确认供应商提供的发票及其他相关凭证，确保所有文件齐全。8.档案管理所有采购相关文件，包括采购申请、询价记录、合同、验收报告及付款凭证等，需进行归档管理，以便后续审计及查阅。四、资金使用规范1.预算管理所有采购活动需在年度预算范围内进行，预算的编制应充分考虑项目需求及资金来源。预算一经批准，任何超出预算的支出需重新申请审批。2.资金使用审批资金使用需经过严格的审批流程，所有支出需由部门负责人及财务部门审核，确保资金使用的合理性与合规性。3.报销流程采购物资的报销需在货物验收合格后进行，报销申请需附上相关凭证，包括发票、验收报告及其他必要文件。财务部门在审核后进行报销。4.资金使用记录所有资金使用情况需进行详细记录，定期向管理层报告资金使用情况，确保资金使用的透明度与合规性。五、监督与反馈机制为确保采购流程的有效实施，需建立监督机制。定期对采购活动进行审计，发现问题及时整改。同时，设立反馈渠道，鼓励员工对采购流程提出改进建议，以不断优化采购管理。六、采购纪律所有参与采购的人员需遵守采购纪律，严禁接受供应商的贿赂或其他不正当利益。违反纪律者将受到严肃处理，情节严重者将依法追究责任。七、总结通过制定规范的采购流程与

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