北京大学会议室管理制度

北京大学会议室管理制度北京大学会议室管理制度

第一章总则

第一条为了加强北京大学会议室的管理，提高会议效率，确保会议的顺利进行，制定本管理制度。

第二条本制度适用于全校各部门、各单位在会议室召开的各类会议。

第三条会议管理制度遵循高效、节能、环保、安全的原则，提倡文明、有序、和谐的会议环境。

第四条全体师生员工应严格遵守本制度，共同维护会议室的秩序和设施。

第五条会议室的管理工作由学校办公室负责，各部门、各单位应积极配合，共同推进会议管理工作的落实。

第六条会议室的使用应遵循先申请、后使用的原则。各部门、各单位需提前向学校办公室提交会议室使用申请，经批准后方可使用。

第七条会议室的使用应遵循公开、公平、公正的原则，确保会议资源得到合理分配。

第八条鼓励采用信息化手段进行会议管理，提高会议效率，减少纸质文件的使用。

第九条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由学校办公室负责解释和补充。

第二章会议流程

第三章会议纪要的跟踪落实

第四章会议室管理规定

第五章附则

第二章会议流程

一、会议申请

1.会议室使用单位需提前五个工作日向学校办公室提交会议申请，填写《会议室使用申请表》，明确会议名称、时间、地点、参会人数、会议类型等信息。

2.学校办公室收到申请后，根据会议室使用原则和实际情况进行审批，并在两个工作日内反馈审批结果。

二、会议通知

1.会议申请批准后，会议室使用单位应及时向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等。

2.会议通知应提前至少三个工作日发送，确保参会人员有足够的时间做好准备。

三、会议签到

1.会议开始前，会议室使用单位应安排专人负责会议签到工作，确保签到表真实、完整。

2.签到表应包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

四、会议议程

1.会议主持人应按照预定议程主持会议，确保会议内容全面、有序进行。

2.会议期间，如需调整议程，应由主持人提出，并经参会人员一致同意。

五、会议记录

1.会议应指定专人负责记录，确保记录内容真实、准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决议结果等。

六、会议表决

1.会议涉及决策事项，应进行表决。表决方式可根据实际情况采用口头表决、举手表决或投票表决。

2.表决结果应记录在案，并由会议主持人宣布。

七、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和要求。

2.会议室使用单位应在会议结束后一个工作日内，将会议纪要发送给参会人员。

八、会议资料归档

1.会议结束后，会议室使用单位应将会议资料整理归档，包括会议申请表、会议通知、签到表、会议记录、表决结果等。

2.归档资料应保存至少一年，以备查阅。

九、会议反馈

1.会议室使用单位应定期收集会议效果反馈，了解会议组织、议程安排、会议成果等方面的意见和建议。

2.根据会议反馈，及时调整会议组织工作，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的制作与发布

1.会议纪要应由专人负责整理，确保内容准确、完整，反映会议讨论和决策结果。

2.会议纪要应包括会议基本信息、主要议题、讨论情况、表决结果、工作部署及责任分工等。

3.会议纪要经会议主持人审核后，应在会议结束后两个工作日内发布给所有参会人员及相关单位。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任单位应根据会议纪要中的工作部署和责任分工，制定具体实施方案，明确执行时间节点和责任人。

2.会议室使用单位应建立跟踪监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任单位应及时报告并寻求解决方案。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各责任单位在执行会议决策过程中，应定期向会议室使用单位反馈工作进展和成效。

2.会议室使用单位应定期组织会议纪要落实情况的评估，评估结果作为改进会议管理和决策执行工作的依据。

四、会议纪要的修订与补充

1.如会议纪要内容有遗漏或需更正，会议室使用单位应及时进行修订，并重新发布。

2.对于会议决策执行中出现的新情况、新问题，会议室使用单位可根据实际情况对会议纪要进行补充，以确保决策的有效性。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，归档资料应包括原始纪要、修订纪要、执行情况报告等。

2.归档资料应按照学校档案管理规定进行保存，确保资料的安全和可追溯性。

3.会议室使用单位应建立便捷的查阅机制，方便师生员工查阅会议纪要和相关资料。

六、会议纪要的公开与透明

1.适当范围内的会议纪要应通过学校公告栏、内部网络等途径公开，提高会议决策的透明度。

2.对于涉及敏感信息或需要保密的会议纪要，应严格按照相关规定控制知密范围。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订应提前进行，预订时应提供会议名称、时间、参会人数等信息。

2.学校办公室负责会议室的统一调度，根据预订情况和会议室使用优先级原则进行安排。

3.会议室使用单位应按照预订时间准时使用，如需提前或延时，应及时通知学校办公室进行调整。

二、会议室设施与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响、白板等，并保证设备正常运行。

2.会议室使用单位应在会议前检查设施设备，如有故障或损坏，应及时报修。

3.使用会议室时，应爱护设施设备，遵守操作规程，确保设备使用安全。

三、会议室环境与卫生

1.会议室应保持整洁、卫生，禁止在会议室内吸烟、进食。

2.会议室使用单位应负责会议期间的卫生保洁工作，会议结束后及时清理垃圾，恢复原状。

3.学校办公室定期对会议室进行卫生检查，确保会议室环境符合使用要求。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用单位应确保会议期间的安全，遵守消防安全规定，不得私拉乱接电源线。

2.会议室内应保持通风良好，严禁存放易燃易爆物品。

3.对于涉及敏感信息或需保密的会议，会议室使用单位应采取措施确保会议内容不被泄露。

五、会议室服务与支持

1.学校办公室应提供专业的会议服务，包括会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.会议室使用单位如需额外服务或支持，应提前与学校办公室沟通，确保会议顺利进行。

六、会议室使用费用

1.会议室使用单位需按照学校规定承担会议室使用费用，具体标准由学校办公室制定。

2.学校办公室应定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

七、违规处理与奖惩

1.对于违反会议室管理规定的单位和个人，学校办公室有权进行批评教育，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.对于积极遵守会议室管理规定，表现突出的单位和个人，学校可给予表彰和奖励。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与