会议组织管理办法

会议组织管理办法第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议的组织管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和权威性，依据《中华人民共和国公司法》及公司相关管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司召开的各类董事会、经理办公会、专题协调会及其他必要会议。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

（二）会议内容应围绕公司战略发展、经营管理、问题解决等关键事项进行。

（三）会议组织应注重保密、安全、环保等相关要求。

第四条会议分类

（一）定期会议：按照规定的时间周期召开的会议。

（二）临时会议：根据工作需要临时决定召开的会议。

（三）专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

第五条会议参与人员

（一）会议主持人：负责组织、引导和总结会议内容。

（二）参会人员：根据会议主题和职责范围，参与讨论、决策和执行。

（三）记录人员：负责记录会议内容，整理会议纪要。

第六条会议通知

会议组织者应在会议召开前，通过适当方式通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等。

第七条会议纪律

（一）参会人员应按时到会，不得无故缺席、迟到、早退。

（二）会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离场，应向主持人请假。

（三）会议内容应严格遵守保密制度，不得擅自泄露。

第八条本办法的解释权与修订

本办法的解释权归公司董事会，修订权归公司经理办公会。如遇本办法与国家法律法规、公司其他管理制度相冲突，以国家法律法规和公司其他管理制度为准。

第二章会议流程

第一条会议筹备

1.确定会议主题和目的，明确会议的必要性和预期成果。

2.制定会议议程，包括各议题的讨论顺序和预计时间。

3.确定会议日期、时间和地点，避免与重要活动冲突，确保会议室设施齐全。

4.确定参会人员名单，包括主要参会者、嘉宾和必要的支持人员。

5.准备会议资料，包括背景资料、报告、提案等，并提前分发给参会人员。

第二条会议通知与确认

1.通过电子邮件、电话或内部通讯系统发布会议通知，通知应包含会议主题、时间、地点、议程和参会要求。

2.收集参会人员的回复，确认能否出席以及是否有特殊需求。

3.对于未能及时确认的参会人员，进行跟踪提醒。

第三条会议召开

1.会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议目的和议程。

2.按照议程顺序进行议题讨论，每个议题的讨论应限定时间，确保会议高效进行。

3.会议主持人负责引导讨论，确保每个参会人员都有发言机会，同时控制会议节奏，避免偏题。

第四条会议记录

1.指定专门的记录人员，记录会议的讨论要点、决策结果和待办事项。

2.记录人员应在会议期间保持专注，确保记录的准确性和完整性。

3.会议结束后，记录人员应及时整理会议纪要，并在规定时间内完成纪要的初稿。

第五条会议决策

1.对于需要决策的议题，主持人应引导参会人员进行充分讨论，确保决策的科学性和民主性。

2.决策应遵循公司相关决策程序，必要时进行投票表决。

3.会议决策结果应在会议纪要中明确记录，并由主持人宣布。

第六条会议总结

1.会议接近尾声时，主持人应对会议内容进行简要总结，强调决策结果和下一步行动计划。

2.鼓励参会人员提出意见和建议，对会议效果进行评价。

第七条会议资料的归档

1.会议结束后，应将会议纪要、决策文件、讨论资料等进行归档，便于后续查询和跟踪。

2.归档资料应符合公司保密规定，确保信息安全。

第八条会后沟通与反馈

1.记录人员应及时将会议纪要分发给所有参会人员，以便于大家对会议内容进行回顾和执行。

2.对于未能参加会议的人员，应通过适当方式传达会议精神和关键决策。

3.鼓励参会人员就会议纪要和后续执行情况进行反馈，确保信息畅通和决策落地。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与审批

1.记录人员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.记录人员根据主持人的意见进行修改，形成最终版会议纪要。

4.最终版会议纪要需经过主持人签字确认后，方能正式发布。

第二条会议纪要的发布与传达

1.最终版会议纪要应通过公司内部通讯系统、电子邮件等方式，及时发布给所有参会人员及相关部门。

2.对于涉及重要决策和行动计划的会议纪要，应抄送给公司高层管理人员，确保信息透明。

第三条会议决策的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的待办事项和决策，应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，并按计划执行。

3.相关部门应对会议决策的执行情况进行定期跟踪，确保工作按期完成。

第四条执行情况的反馈与报告

1.责任人应定期向会议主持人或相关部门报告工作进展和待办事项的完成情况。

2.对于遇到的问题和困难，责任人应及时反馈，寻求支持和帮助。

3.会议主持人或相关部门应对反馈情况进行评估，提供必要的资源和支持。

第五条会议纪要的存档与查询

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行存档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.建立会议纪要查询制度，便于公司员工根据需要查询相关会议内容和决策。

3.存档资料在符合保密规定的前提下，应提供便捷的查询途径，如电子档案管理系统。

第六条跟踪落实的监督与评估

1.定期对会议纪要的执行情况进行监督和评估，确保会议决策得到有效落实。

2.对会议决策执行过程中出现的问题，及时进行分析，并提出改进措施。

3.通过定期的会议纪要执行评估，不断提高会议的组织管理和决策实施效果。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司内部预订系统进行预订。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、日期和时间等信息，以确保会议室规模和设备满足需求。

3.会议室预订需遵守先到先得的原则，对于冲突的预订，由行政管理部门协调解决。

第二条会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的信息技术设备，如投影仪、音响系统、视频会议系统等。

2.定期检查和维护会议室设施，确保设备处于良好状态，避免会议期间出现故障。

3.会议室布置应简洁、实用，保持良好的通风和照明。

第三条会议室使用规范

1.会议组织者应按时使用会议室，并在会议结束后及时归还，不得占用会议室进行非会议活动。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设备，遵守使用规范，不得随意调整或损坏设备。

3.会议室使用期间，应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食或有其他不文明行为。

第四条会议室安全与保密

1.会议室应采取适当的安全措施，如安装监控设备、限制出入权限等，确保会议安全。

2.对于涉及敏感信息的会议，应采取额外保密措施，如使用加密通讯工具、签订保密协议等。

3.会议结束后，会议组织者应确保带走所有敏感资料，防止信息泄露。

第五条会议室服务与支持

1.行政管理部门应提供会议室预订、布置、设备操作等服务支持。

2.会议期间，应配备必要的服务人员，提供茶水、资料分发等后勤保障。

3.对于特殊需求的会议，如外语翻译、专业设备支持等，会议组织者应提前通知行政管理部门进行协调。

第六条会议室使用费用

1.会议室使用可能涉及的费用，如设备租赁、额外服务人员等，应由会议组织者承担。

2.行政管理部门应制定会议室使用费用的收费标准，并定期公布，以便会议组织者进行预算管理。

第五章附则

第一条本办法的施行

本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不符的，以本办法为准。

第二条特殊情况的处理

对于本办法未能涵盖的特殊情况，由公司董事会或经理办公会根据实际情况予以决定