《计算机应用基础 》课件-第3章

第3章文字处理软件Word20103.1Word2010概述3.2Word的基本操作3.3应用实例

3.1Word2010概述

3.1.1启动与退出Word2010

Word2010(以下简称Word)中文版是MicrosoftOffice2010套装办公软件之一，与Excel2010、Access2010等共同构成一个集文字处理、图表生成和数据管理于一体的综合系统。

Word的启动方法为：单击屏幕底部WindowsXP任务栏中的“开始”按钮，将鼠标指针指向菜单中的“所有程序”项，再单击“MicrosoftOffice”菜单列表中的“MicrosoftOfficeWord2010”，如图3.1所示。图3.1启动word当用户完成操作需要退出Word时，可选取“文件”下拉菜单中的“退出”命令，如图3.2所示，或单击Word窗口右上角的“关闭”按钮，也可使用组合键Alt + F4。若对文档进行过编辑修改，Word将显示一个信息警告框，询问用户是否保存更改后的内容。单击“是”按钮，Word将保存修改后的文档，然后退出；单击“否”，不保存所做的修改直接退出；单击“取消”，则继续停留在Word中，既不保存文档也不退出。图3.2退出Word3.1.2Word的窗口组成

启动Word后，屏幕显示的是它的工作窗口，如图3.3所示。下面对窗口的组成作简单的介绍。图3.3Word窗口组成3.1.3运行Word的准备工作

1．设置文件保存形式

在编辑文件的过程中，常常会出现因非法操作而需要强行关闭Word程序或者突然断电等情况，这些因素都会造成文档没有被及时保存而丢失大量数据。自动恢复文件就是解决这个问题的方法，它可以帮助我们找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。图3.4设置自动存储文件

2．打开/关闭常用元素

在文档编辑过程中，有一些需要经常打开或关闭的元素，它们分别是功能区、标尺、网格线以及导航窗格。图3.5插入标尺图3.6使用导航窗口

3.选择界面风格

1)

缩放页面的显示

(1)选择“视图”选项卡，在“显示比例”栏中可以设置有关文档显示比例的参数。

(2)单击“显示比例”按钮，弹出“显示比例”对话框，如图3.7所示，在此对话框中可调整文档的显示比例。图3.7调整显示比例

2)

同时浏览文档的多个位置

打开一个文档后，有时想对不同位置的内容进行比较，由于两个位置的内容相隔甚远，常常需要频繁地使用滚动条进行反复定位。为了方便可以使用同时浏览文档的多个位置功能。

选择“视图”选项卡，在“窗口”栏中单击“拆分”按钮，此时会出现一条跟随鼠标移动而移动的灰色水平线，这条水平线的位置表示拆分窗口的位置，用鼠标单击可以定位，单击后文档就分成了两个部分，如图3.8所示。图3.8拆分窗口

3)

并排查看文档

当打开了多个文档后，想比较其中两个文档的内容时，可以通过“并排查看”轻松实现。

(1)选择“视图”选项卡，在“窗口”栏中单击“并排查看”按钮。

(2)在弹出的“并排比较”对话框中列出了一些文件，这些文件是当前被打开的文档名称(除了当前文档外)，请选择与当前文档并排的文档。注意，这里不能多选文件。

这时两个打开的文档将并排显示，如图3.9所示。图3.9并排显示的两个文档

4．选择合适的工作视图

为了适应工作的需要，可以为当前文档指定相应的视图模式。下面介绍这些视图究竟适合何种工作环境。

Word2010提供的视图有页面视图、阅读版式视图、Web视图、大纲视图和草稿。图3.10文档视图菜单图

图3.11视图快捷方式按钮3.1.4文档新建、保存和打开

1.文档新建

新建文档的操作很简单，下面着重介绍几种常用的方法。

1)

根据现有的文档创建新文档

在制作一些比较复杂的文档时，常常是通过修改已有文档的某些元素而得到的。

具体操作为：执行“新建”命令，在其中选择“根据现有内容新建”项，如图3.12所示，在弹出的对话框中选择文件，单击“新建”按钮，就可以创建出以所选文件为基础的新文档。图3.12选择“根据现有内容新建”

2)

在资源管理器中创建文档

在工作中，当需要创建多个文档甚至大批文档时，如果逐个在Word中创建后再保存，那将会十分繁琐，并且会花费大量的时间和精力，而且还极易出错。当用户遇到这种情况的时候，建议在指定目录中创建新的文档，然后选择“MicrosoftWord文档”项。图3.13选择“MicrosoftWord文档”项

2.

保存文档

要保存文档，可执行“保存”或“另存为”命令。要养成及时保存的好习惯，在输入或编辑文档一个短暂时间段后(如输入几行文字)，就按一下组合键Ctrl + S，还可以点击左上角的存储按钮，这样创建的文档不会意外丢失。

3.打开文档的选择方式

对于已经制作好的文档，可找到其保存的目录，然后用鼠标双击它直接打开，或者先启动Word程序，然后执行“打开”命令进行操作。

1)

打开最近使用过的文档

Word可以记录一些最近打开和编辑过的文档，并显示文档名称及保存的路径。可使用Word的记忆功能来打开文档。图3.14打开最近使用过的文档

2)以不同的方式打开文档

(1)以“只读”方式打开文档。当查阅一些重要的文档时，为了防止误修改内容，可使用“只读”模式来打开文档。

具体操作为：开启“打开”对话框，选择需要打开的文件，单击“打开”按钮右边的小三角形下拉按钮，再选择“以只读方式打开”命令，如图3.15所示，即可将所选文件以只读方式打开。图3.15选择“以只读方式打开”项

提示：文档打开之后，在标题栏上的文件名后有“只读”两个字。

(2)打开文档的“副本”。如果希望保留原始文件，不希望修改到里面的内容，可以打开副本文件，这样就可以复制另一份相同的文件来编辑。保存时Word会自动另外保存新文件，并在原文件名前加上“副本(1)”。

(3)打开并修复。当无论怎么操作都无法打开制作好的文档时，可以用修复的方法来试着打开。

4．学会使用模板

在Word中创建新文档实际上都是利用模板来创建的，创建空白文档的模板为“Normal.dotm”。创建空白文档与模板有关，每个模板都对应一个文件，它们被保存在“X\DocumentsandSettings\用户\ApplicationData\Microsoft\Templates”中，其中X表示安装Office的驱动器，“用户”表示当前登录的帐户名称目录。

在“新建”列表中可以选择需要基于的模板，如图3.16所示。图3.16选择模板对话框

5.学会写博客

写博客属于使用模板的功能，在这里单独列出来进行讨论。以往大家都是利用博客提供的在线编辑工具来写文章，而在线工具的功能限制常常会给博主们带来了很多不便，如果能够利用强大的文件编辑工具来写博客则会很方便。Word2010可以把文档直接发布到博客，不需要登录博客Web页也可以更新博客，而且Word

2010有强大的图文处理功能，可以让广大博主写起博客来更加得心应手。图3.17注册博客帐户

图3.18新建博客帐户

3.2Word的基本操作

3.2.1菜单的使用

“下拉式菜单”是视窗中常用的功能列表，Word将功能相近的命令集成在同一个下拉式菜单下，以便于查找。图3.19快捷菜单的使用3.2.2快捷键的使用

对于常用的功能，Word提供了快捷键，用户使用键盘也可以实现许多操作。例如按住Alt键，再按菜单栏中某个菜单旁的英文字母，就可打开该下拉式菜单。3.2.3对话框的使用

在菜单中，有一些命令名称后跟有省略号( ... )，表示还需要更多的信息才能执行。例如“编辑”菜单中的“查找”命令，选择该命令后，将出现如图3.20所示的“查找”对话框。再选择“高级查找(A)...”，则出现如图3.21所示的“查找和替换”对话框。图3.20“查找”对话框图3.21“查找和替换”对话框3.2.4获取帮助

联机帮助功能使用户在遇到问题时，无需退出当前应用程序就能获得帮助信息，它在用户学习和使用软件中承担着重要的引导任务。“帮助”按钮

位于菜单栏的最右边，单击“帮助”菜单或按F1键，弹出“Word帮助”对话框，如图3.22所示，在文本框中针对问题单击即可获得帮助。图3.22“Word帮助”对话框

3.3应用实例

3.3.1电子文档制作

1．实例背景及分析

“专业简介”是学生了解所学专业的第一眼，简洁、明了的专业介绍能使人一目了然地获得所学专业的关键信息。“专业简介”以文字、段落设计为主，设置相对简单，但需要注意文档必须逻辑清楚、重点突出。图3.23“计算机科学与技术专业简介”效果图

2．相关知识与技能

1)文档的创建、编辑和保存

2)文体及段落的格式化

3)实例符号和编号

4)边框和底纹

5)分栏

6)首字下沉

3．实例实现方法与步骤图3.24保存文档图3.25“计算机科学与技术专业简介”原文图3.26“字体”选项卡图3.27“字符间距”选项卡图3.28“文字效果”选项卡图3.29“培养目标”等字体效果图3.30“段落”对话框

图3.31“编号”选项卡图3.32“项目符号”选项卡图3.33“边框”选项卡图3.34“底纹”选项卡图3.35“分栏”对话框图3.36“首字下沉”对话框图3.37文档“背景”设置

4．小结

本例注重培养学生的文字材料排版能力，在以后的同类操作中还需注意以下相关技巧：

(1)在字体格式化设置中，要注意区分中文字体和西文字体的设置。

(2)在段落格式化设置中，应注意缩进和间距的单位，其中缩进值的单位分为字符和厘米两类，间距值的单位分为行和磅两类，当默认单位不符合要求时自行键入单位即可。

(3)在段落格式化设置中，容易将多倍行距与几磅行距混淆。例如设置3倍行距，则需要在“行距”下拉菜单中选择“多倍行距”，“设置值”设为3；当要设置行距为18磅时，则需要在“行距”下拉菜单中选择“固定值”，“设置值”设为18磅。

(4)在边框和底纹设置中，容易将“边框”选项卡和“页面边框”选项卡混淆，其中“边框”是对段落或者文字进行设置的，而“页面边框”是对整个文档或者节进行设置的，其作用范围不同。

(5)在边缘框和底纹设置中，边框和底纹应用于段落或文字时，其效果不同。应用于段落时，边框和底纹作用于段落所在的整块区域；应用于文字时，边框和底纹只应用于所选文字的背景，即行与行之间的间隙无边框的底纹。

(6)在设置分栏时，默认情况下栏宽是相等的，如满足栏宽不同，则只将“栏宽相等”复选框前的钩去掉，分别设置栏宽即可。

(7)在设置文档背景时，除了设置单一背景色之外，还可以设置渐变、预设效果、纹理以及水印等效果，使文档的背景丰富多彩。

5．课后练习

编辑制作一份“西安科技大学高新学院简介”，要求如下：

(1)在文档开始的位置输入标题“学院简介”。将素材中的“素材3.1\西安科技大学高新学院简介.doc”粘贴到文本中。

(2)设置标题“学院简介”为“隶书、加粗、一号”，其他内容为“宋体、常规、五号”。

(3)设置标题居中对齐；将第二段、第三段设置首行缩进两个字符，单倍行距。

(4)为正文第三段添加红色单线边框，线宽1.5磅，应用于段落；为正文第三段添加底纹，底纹颜色为茶色。

(5)将正文第二段、第四段分成两栏，并添加分隔线。

(6)将正文第一段、第五段设置“首字下沉”，设置字体为“楷体”，下沉行数为2。

(7)设置文档背景为“雨后初晴”。3.3.2表格的制作

1．实例背景及分析

计算机等级考试是高等院校设置的重要等级考试之一，由于每年报名参加考试的人数众多，给计算机考试的报名工作带来了很大的难度。因此，计算机等级考试报名通知成为学校组织计算机等级考试报名的重要依据。计算机等级考试报名通知一般由文字和表格组成，其设计应以简单的文字排版和各类报名表的制作为主，需特别注意表格的合理设计和美化设置。图3.38本例效果图

2．相关知识与技能

1)插入特殊符号

特殊符号包括单位符号、数字符号、拼音、标点符号等。这类特殊符号很难用输入法直接输入，例如“√”、“∫”、“★”等符号。

2)插入日期和时间

用户利用Word编辑信件、通知时可以方便地插入时间和日期，并根据需要灵活选择时间或日期的格式。

3)表格的创建

Word的表格由水平的“行”和垂直的“列”组成。行和列交叉成的矩阵部分称为“单元格”。

4)表格的编辑

表格的编辑主要指对表格边框和底纹的设置以及单元格的合并、拆分等，表格的编辑分为以表格为对象的编辑和以单元格为对象的编辑。

5)表格属性

表格属性主要指表格、行、列、单元格的属性，包括尺寸、大小、对齐方式的设置等。

3．实例实现方法与步骤图3.39“插入符号”对话框图3.40“日期和时间”对话框图3.41“清除格式”对话框

图3.42“插入表格”对话框图3.43“拆分单元格”后的效果图3.44文字录入后的效果图3.45“表格属性”对话框图3.46单元格对齐方式菜单图3.47选择直线过程图图3.48在单元格中画斜线图3.49选择文本框图3.50选择无轮廓图3.51“边框和底纹”对话框图3.52“边框和底纹”设置对话框图3.53边框的设置图3.54插入内外框线后的效果

4．小结

本例注重培养学生的表格制作能力，包括表格的创建、表格的编辑和表格的编排三个部分，在以后的同类操作中还需注意以下相关技巧：

(1)创建表格时，除了使用单击“表格”→“插入”→“表格”命令的方法之外，还可以通过单击“表格”→“绘制表格”命令，手动绘制表格。

(2)编辑表格时，除了使用菜单之外，还可以使用“表格和边框”工具栏中的各个按钮。可以单击“工具”→“自定义”命令，打开“自定义”对话框，单击“工具栏”选项卡，勾选“表格和边框”，调出“表格和边框”工具栏，提高编辑效率。

(3)编辑表格时，要注意选择对象，分为表格的编辑和单元格的编辑两种。灵活使用单元格的合并和拆分才能设置出结构复杂的表格。

(4)灵活使用右键，单击右键能出现菜单的尽可能使用右键。

5．课后练习

编辑制作一张如图3.55所示的课程表。

(1)单元格文字设置为中文“宋体，五号”，西文“TimesNewRoman，五号”。

(2)单元格对齐方式为“中部居中”。

(3)设置第4行(即上午与下午的行)行高为0.1厘米。

(4)第一行底纹颜色为“灰色-15%”，第一列(不包括表头单元格)底纹颜色为“浅黄”。

(5)设置表格外边框为“单细线”，其中外边框宽度为2.5磅，内边框宽度为1磅。图3.55课程表3.3.3图文混排

1．例题背景及分析

宣传小报在日常工作、学习、生活中的应用非常广泛。宣传小报最直接的表现形式是版面。版面少的有两版，多的有十几版。宣传小报的版面，其排版设计难度虽然不大，但要生动、活泼、新颖；尽量做到图文并茂，注意版面的整体规划、艺术效果及个性化创意，给读者以形式美感。版面的编排与设计，应以主题明确突出、版面生动活泼为目的，合理布局、规划版面，既不能留有大片空白，又不能太显拥挤。图3.56院报效果图

2．相关知识与技能

1)页面设置

页面设置指设置版面的纸张大小、页边距、页面数据设置等参数。

2)文本框

在文本框中可以设置各种边框格式，选择填充色、添加阴影，也可以为放置在文本框内的文字设置文体格式和段落格式。

3)分栏

分栏在各种报纸和杂志中广泛应用。它可使页面在水平方向上分为多栏，文字逐栏排列，填满一栏后转到下一栏，文档内容分列于不同的栏中。这种分栏方法使页面排版灵活，阅读方便。

4)艺术字、艺术横线及图片

艺术字是一种特殊的图形，它以图形方式来展示文字，具有美术效果，能够美化版面。艺术横线是图形化的横线，用于隔离板块，美化整体版面。图片的插入可以丰富版面形式，实现图文混排，做到生动活泼。

3．实现方法与步骤

1)版面1内容的制作步骤

(1)报头的制作。图3.57“布局”对话框图3.58“自动换行”下拉菜单图3.59“艺术字”的样式设置

图3.60“字体”对话框图3.61“阴影”编辑对话框

图3.62院报编辑效果图图3.63“校徽”和“院报”组合效果图

图3.64“第一期”编辑效果图图3.65“文字1”编辑过程图图3.66设置线型对话框

图3.67设置线条颜色对话框图3.68报头效果图

(2)学校简介内容的分栏排版。图3.69分栏设置对话框

图3.70字体设置对话框图3.71“学院简介”效果图

(3)课表的制作。表格也是小报中经常用到的，对表格的操作主要包括对表格的插入、编辑和美化。表格美化主要包括表格中的文字、表格背景、表格边框等。图3.72课表表头设置后的效果图3.73课表设置后的效果

2)版面2内容的制作

图3.74文字3的标题样式图3.75曲线装饰及图片效果图图3.76学报整体效果图

4．小结

本小报内容的组织及排版主要用到艺术字、文本框、图片、自选图形、表格、分栏等。整个小报从外观上看起来很复杂，实际上所用到的排版知识及技术并不太难，主要是要灵活运用相关知识。另外，为了活跃版面，在编排与设计时可在版面中恰当地插入一些图片，因为图片在视觉的直观性上比文字更具优势。插图既可突出地烘托出本栏目的主题，又可获得理想的装饰效果。不过，在编排时也要考虑插图在版面中所占面积和分布情况。

(1)图片的处理主要包括图片的插入及格式设置，其中格式主要包括版式、裁剪和图像调整。

(2)艺术字的处理主要包括艺术字的格式和样式设置，阴影、三维设置，以及与自选图形的结合使用。

(3)表格的处理主要包括表格的插入与删除、斜线表头的绘制、单元格的合并拆分以及边框底纹的设置。

(4)本文框的处理主要包括插入、设置以及画布的作用和使用。

(5)分隔线的插入方法包括线条的设置或者从剪贴画中选择。

(6)将宣传小报的两版内容打印在一张A4纸上的方法：执行“文件”→“打印”命令，在“缩放”区域内，在“按纸张大小缩放框”中选择“A4”，在“每页的版数”中选择“2版”。

5．课后练习

编辑制作一份如素材中“素材3.3\课外练习\小报样文.pdf”的小报。3.3.4长文档综合排版

1．例题背景及分析

撰写毕业论文(设计)是每个大学生毕业前要做的一项重要工作。毕业论文通常由题目、摘要、目录、引言、正文、结论、参考文献和附录构成，一般要求论文字数为8000～12000字，在注重内容的同时，对论文格式的规范性要求也很高。本实例按长文档排版的实际流程，通过对具体论文的排版设计，介绍相关技巧及应注意的细节，有利于以后的论文和长文档的排版。图3.77奇数页的页眉

图3.78偶数页的页眉图3.79论文的目录

2．相关知识与技能

1)使用大纲设计文档的总框架

在写文章之前，首先需要准备一个文字大纲，这里要讲的大纲与文字大纲含义相同。大纲是一些文字标题，是文档的组织结构，如果要编辑很长的文档，使用大纲视图是最佳的操作模式。“大纲视图”对话框如图3.80所示。图3.80“大纲视图”对话框

2)使用多级编号

编号列表是在段落前添加一些数字或可以表示编号的字符，如“1．、1)、(1)、(一)、A”等，如图3.81所示。图3.81多级编号示意图图3.82多级编号对话框

3)分节

节是独立的排版单元，如果忽略节，则整个文档就是一节，有一样的页面设置、相同的页眉页脚内容，不便于文档的排版。分节时，要注意各种不同类型的分节的区别。

4)生成目录

论文的目录是通过Word自动生成的。生成之后的目录可以通过按“Ctrl + 内容”进行索引。

5)页眉与页脚

页眉与页脚位于每一页的顶部和底部，一般在页眉中可以插入文档标题或者公司名称以及LOGO图标，在页脚处一般插入当前页的页码。根据需要，一般默认格式的文档所有的页自始至终是同一个页眉和页脚；通过设置，可以在不同的节设置不同的页眉和页脚，还可以在奇数页和偶数页设置不同的页眉和页脚，也可以给第一页使用不同的页眉和页脚。

3．实现方法和步骤

1)多级列表的设置及应用

对于长文档而言，由于文档结构的复杂性，文档中包含的大量标题拥有不同的级别。例如，对于毕业设计论文和书籍，标题级别至少分为3级：章标题、节标题和小节标题。相应的编号也分为3个等级。图3.83兵马俑原文图3.84定义新的多级列表图3.85设置“1级列表”参数对话框图3.86设置“2级列表”参数对话框图3.87设置“3级列表”参数对话框图3.88设置后的“样式”图3.89修改“样式”对话框图3.90设置标题级别后的文章结构

2)添加图片题注

如果Word文档中含有大量图片，为了能更好地管理这些图片，可以为图片添加题注。添加了题注的图片会获得一个编号，并且在删除或添加图片时，所有的图片编号会自动改变，以保持编号的连续性。图3.91单击“插入题注”按钮图3.92单击“编号”按钮

图3.93“题注编号”对话框图3.94“题注”对话框图3.95添加题注的Word2010图片图3.96排版后的文章

3)自动添加图片题注

上面介绍的插入题注的方法需要右击图片或表格并在弹出的菜单中选择“插入题注”命令，才能为图片和表格添加题注。图3.97自动添加题注对话框

4)交叉引用

在大型文档的编辑过程中，可能经常要引用文档内其他位置上的内容。例如可能在文档的某个位置会写上“方法详见3.1.1节”这样一句话，目的是让阅读者去参考3.1.1节的内容，因为这节内容与当前内容是紧密相关或可帮助理解的，如图3.98所示。图3.98“引用位置”的设置图3.99“交叉引用”对话框图3.100标题的编号

5)书签

交叉引用主要用于建立文档两个位置的联系，书签则用于标记文档中某一个位置，为其定位这个位置提供方便。当然，如果设置了书签，那么就可以利用交叉引用功能来指向这个书签。图3.101“书签”对话框

6)自动化创建目录

目录体现了一篇文档的结构，对于大型文档而言，十分有必要制作目录，而且大多数时候都是必需的。似乎没有目录的文档不是完整的。Word提供了丰富的目录制作功能，使用起来非常方便，而且制作和后期维护也都是自动化的。图3.102自动形成目录示意图图3.103生成“目录”对话框图3.104“图表目录”对话框

图3.105“图表目录”示意图

7)使用“查找”快速锁定内容

如果希望在一篇文档中快速找到某个字、词、短语或一句话，可以使用查找功能来完成。Word2010对查找功能做了新的调整，默认情况下查找功能与文档结构图集成在一个窗格中。单击“开始”→“编辑”→“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，启动定位到“查找”选项卡，如图3.106所示。通过单击“更多”按钮展开这个对话框以显示包含的其他高级选项，如图3.107所示。图3.106“查找和替换”对话框图3.107“更多”按钮对话框

8)使用“替换”快速修改内容

编辑文档时经常会使用替换功能，因为使用此功能可以批量修改文档中的错字错词、标点符号以及设置的各种格式。

9)使用“批注”审阅文档

当一份文档需要多个人共同完成时，Word提供的审阅功能将派上用场。批注是审阅的主要功能之一，它用于显示对文档内容、格式以及任何内容所给出的修改意见，其与文档本身的内容无关，是额外的建设性文字。图3.108“批注”示意图

10)使用“页眉”、“页脚”和“页码”

默认情况下，Word文档中的页眉和页脚均为空白内容，只有在页眉和页脚区域输入文本或插入页码等对象后，用户才能看到页眉或页脚。图3.109单击和编辑“页眉”对话框图3.110输入页眉内容对话框图3.111编辑页眉对话框图3.112“链接到前一条页眉”对话框图3.113“关闭”对话框

11)使用“脚注”和“尾注”