条形码、电子标签等物联网技术在文档管理中的应用

2/2条形码、电子标签等物联网技术在文档管理中的应用会博通10是一个非常通用而又专业的文件、档案、知识一体化管理系统，已广泛应用于文件管理、档案管理以及知识资源整合的各种应用场景。会博通可方便地将条形码（包括一维码和二维码）和电子标签应用于文档管理，不但可对一式一份的档案进行管理，并且，也可方便地对一式多份文件进行管理。会博通容许电子标签和条形码混合或组合使用，以适应尽可能多的应用场景。一式一份文件与档案的管理每一份文件最多可对应5个标签编码，即一个电子标签和多个条形码或其它标签编码。另外，知识标识和文件顺序号也是系统中的唯一标识，可用于制作条形码并进行管理。一式多份文件的管理会博通容许对一式多份文件进行管理，即份数管理，每一份文件都可以设置具有唯一性的份数标签。份数标签可以用会博通设定的规则来形成唯一标识（通过系统参数设定标签前缀），并制作条形码进行管理。当然，也可读入已有的条形码作为份数标签来作为该份文件的唯一标识。跟份数标签编号相关的系统参数如下：PaperCodeIDCID-3文档份数管理中份数编码（标签）的知识序号代码，可选CID、KMID或TAG，缺省为CID。如果PaperCodeID=TAG，则忽略前缀和知识序号代码，直接编制份数序号，但如果文件编号即TAG为空，则PaperCodeID会自动转为缺省值。知识序号代码后面，可带份数序号位数，规则为-n，如：TAG-3，表示知识序号代码采用编号，并且份数序号为3位数，位数不够用0补齐。PaperCodePrefixHBTP_文档份数管理中份数编码（份数标签）前缀。当信息存在一式多份时，会博通可对每一份进行独立编码，并容许自定义编码前缀。缺省为HBTP_。（份数编码由前缀PaperCodePrefix+知识序号（可选CID、KMID或TAG，缺省为CID）+_份数序号）。可以点击份数列表右边的修改按钮，将该份文件专有的电子标签或条形码编码读入保存为份数标签，则份数也可以利用电子标签或条形码进行管理。借阅、归还、发放、回收等，都可在份数管理中完成，并且，对于发放及份数状态的调整，还提供了状态的批量修改功能。份数状态的种类由状态选项参数PaperStateOption设定，其中，正常、发放、销毁、损毁、丢失是必须存在的缺省状态。PaperStateOption正常;发放;销毁;损毁;丢失文档份数管理中的状态选项，多个选项时，用半角分号相隔。会博通也提供了专门的借阅与归还模块，可批量处理借阅、归还、发放、回收等操作。需要说明的是，会博通在文件登记增加文件的数量（份数）时，会在份数管理中自动增加份数，但减少份数时，不会自动删除份数，需要业务管理人员标注减少的份数的状态或主动删除。比如，由5份减少为4份，则表示其中的1份不存在了，可以修改对应序号的状态为销毁、损毁或丢失等，也可直接删除。点击导航栏的借领情况，可看到不同份数的当前借阅与发放情况，并可查阅和打印借阅清单、发放清单、回收清单和状态台账。如果采用多用户版本，还可采用业务流程，实现更复杂的管理应用。专门的借阅归还模块会博通为文档管理人员，提供了一个较为专业的借阅与归还模块，可以批量处理借阅、归还、发放和回收等业务。模块中，提供了一系列关于借还与发放的台账及统计报表，具体如下：关于条形码的简要说明条形码一般是指一维码和二维码，有多种编码格式，比如一维码的Code128，二维码的QRCode等，是比较常见的编码格式。下面是一维码和二维码的样式，采用条形码阅读器即可直接获取到对应的编码。现在，市场上销售的小型喷码机，可以直接在纸质文件和档案盒上喷印条形码，不必再专门制作条形码标签，使用也很方便。这里，向有兴趣的用户推荐两种喷码机（不限品牌），一种是手持式的，另一种则是台式的，样式如下：◣这是手持式喷码机，可以直接在档案盒或文件的空白位置平移打印出条形码，使用简单方便，价美物廉。说明：这种喷码机不只限于在纸上喷码，也可在不同材质的平面上喷码，如采用快干墨水在实物档案的表面上喷码等。◣这是台式喷码机，其功能与手持式类似，但其方便之处是，用机器的打印喷头的移动来代替手工滑动，只要将要打印的器物，如纸张，放在打印托架紧贴机器的位置就可以了，由于不需要手持滑动，打印效果更佳，也更方便。（设备图片仅供参考，不涉及特定品牌，用户了解到的设备是否适合用于文档管理，请用户直接与厂家、商家或会博通应用顾问沟通确认）。关于电子标签电子标签，又称RFID射频标签、应答器、数据载体。电子标签，实际上就是专用的IC芯片，需要专门的阅读器才能读取其编码信息。电子标签可与条形码组合使用▲电子标签可与条形码组合使用▲◤各种电子标签样式对与电子标签，其存储遵循以下规则：RFID的存储分为4个区，即：保密区：也称保留区，用于存储密码和相关设置等。TID区：标签识别号，电子标签的唯一编码，由厂家出厂前即写入，只读。EPC区：用于定义管理对象的唯一编码，对于文档管理，可写入档号、归档号、文件顺序号等，必须唯一。有些地区，已有电子档案编码的标准、规范或规则，可将依规则编制的编码作为EPC码。用户区：用户根据需要写入数据。如果只是要求编号具有唯一性，最简单的电子标签应用，使用者只需要采购电子标签和阅读设备，并将电子标签粘贴在文件上，直接读取TID码作为唯一标识来管理文件就可以了。当然，更多的做法，是根据应用场景自身的规则编制EPC码，然后，将EPC码写入电子标签并存入会博通对应的标签位置，还可以在电子标签的表面打印条形码，以便适合更多的应用场景。电子标签的应用越来越普及，也使电子标签和阅读器的价格趋于廉价，并且，现在的电子标签阅读器，不少是像条码阅读器一样，可以作为一个键盘输入设备来使用的，非常方便。关于标签编码的建议现在，各单位所采用的标签编码规则各式各样，有简有繁。虽然会博通从软件功能来说，其对标签的管理与编码规则无关，即具有非常好的适用性与通用性，但会博通还是推荐采