水利工程项目档案管理制度流程_第1页
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文档简介

水利工程项目档案管理制度流程一、制定目的及范围为确保水利工程项目的档案管理规范化、系统化，提高档案的利用效率，特制定本制度。该制度适用于所有水利工程项目的档案管理工作，包括项目立项、设计、施工、验收及后期维护等各个阶段的档案收集、整理、存储和利用。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“真实、完整、安全、便捷”的原则，确保档案信息的真实性和完整性。2.所有档案必须按照规定的格式和标准进行整理，确保档案的可追溯性和可查阅性。3.各部门应明确档案管理责任，确保档案管理工作落实到位。三、档案管理流程1.档案收集1.1立项阶段：项目立项后，相关部门需收集立项申请、可行性研究报告、审批文件等档案材料。1.2设计阶段：设计单位需提交设计方案、设计变更记录、设计审查意见等档案。1.3施工阶段：施工单位需收集施工合同、施工日志、质量检验记录、安全检查报告等档案。1.4验收阶段：项目验收时，需收集验收报告、竣工图纸、竣工验收证明等档案。1.5维护阶段：后期维护过程中，需记录维护日志、维修记录、设备更换记录等档案。2.档案整理2.1分类整理：根据档案的性质和内容，将档案分为立项档案、设计档案、施工档案、验收档案和维护档案等类别。2.2编号归档：为每份档案编制唯一编号，并按照规定的顺序进行归档，确保档案的系统性。2.3格式规范：所有档案应按照统一的格式进行整理，包括封面、目录、正文及附录等部分，确保档案的规范性。3.档案存储3.1存储环境：档案应存放在干燥、通风、温度适宜的环境中，避免潮湿和阳光直射。3.2存储方式：纸质档案应使用档案盒或档案柜存放，电子档案应定期备份，存储在安全的服务器或云端。3.3安全管理：对重要档案进行加密处理，设置访问权限，确保档案的安全性。4.档案利用4.1查阅申请：需要查阅档案的人员应填写查阅申请表，说明查阅目的和所需档案。4.2审核批准：档案管理人员对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准。4.3档案借阅：经批准后，档案可借出，借阅人员需签字确认，并在规定时间内归还。4.4档案复印：如需复印档案，需填写复印申请表，复印件应注明来源和用途。5.档案销毁5.1销毁条件：根据档案管理规定，达到保存期限的档案可进行销毁，需经过审核。5.2销毁流程：销毁前需填写销毁申请表，经过档案管理部门审核后，方可进行销毁。5.3销毁记录：销毁档案应做好记录，包括销毁时间、销毁数量、销毁方式等信息。四、档案管理责任1.档案管理人员职责：负责档案的收集、整理、存储和利用，确保档案管理工作的顺利进行。2.各部门职责：各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作

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