院长办公室岗位职责规定

院长办公室岗位职责规定第一条总则为了规范院长办公室的日常管理和工作流程，提高工作效率，减少工作中显现的问题和纠纷，特订立本规章制度。本规章制度适用于院长办公室全体工作人员，包含正式员工和临时工作人员。第二条职责范围院长办公室是学院的紧要构成部门，具有紧要的管理职责和工作任务。岗位职责重要包含以下三个方面：2.1行政管理院长办公室是学院行政管理和决策的承办机构，负责帮助院上进行日常工作和决策事项的研究、起草、审批和落实等工作。具体包含：组织协调学院行政工作，完成上级下达的各项工作任务；负责起草、审核和转达学院内部文件，确保文件的合法性和准确性；组织召开学院行政会议、院长办公会议等，起草会议纪要并跟踪会议决议的实施情况；负责与其他学院和相关单位的协调、沟通和合作事宜；做好学院行政工作档案的管理和归档工作，确保档案安全和便于查阅。2.2组织协调院长办公室是学院内部各部门和人员之间的纽带和协调者，负责组织协调学院内部各项工作。具体包含：帮助院上进行组织架构调整和人员调配工作，确保学院工作的协调顺利进行；负责学院各项会议的组织、布置和协调工作，包含会议的场合预定、料子准备、会务布置等；负责学院内部各类活动的组织布置工作，包含庆祝活动、讲座、培训等；帮助院优点理来访客户、合作伙伴和其他相关方的事务，供应必需的支持和帮助于。2.3信息管理院长办公室是学院内部信息管理的负责机构，负责学院信息的收集、整理、归档和传递等工作。具体包含：负责学院内部信息的收集、整理和归档，建立学院信息管理系统，确保信息的安全和可查阅性；帮助院长开展信息的调研和收集工作，供应决策参考和支持；组织编制和发布学院内部的通知、公告和报告等信息，并及时转达给相关人员；帮助院长办公室与学院宣传部门合作，负责学院官方网站和其他宣传渠道的信息发布工作。第三条权责分明为保证院长办公室的工作顺利进行，明确各个职责岗位的权责分工如下：3.1院长办公室主任（以下简称主任）主任负责院长办公室的日常管理和工作协调，具体职责包含：组织协调学院行政工作，保障学院各项工作的顺利进行；组织起草学院内部文件，保证文件的准确性和合规性；召集和主持学院行政会议、院长办公会议等，起草会议纪要，跟踪决议的实施情况；完成院长交办的其他工作任务。3.2行政助理行政助理是主任的助手，负责辅佑襄助主任处理日常工作，具体职责包含：帮助主任处理日常来往函件、审核文件、跟踪工作进展等；负责学院的文件、资料的整理和归档工作；帮助主任组织、布置和协调各类会议和活动；完成主任交办的其他工作任务。3.3信息管理专员信息管理专员负责学院内部信息的收集、整理和传递工作，具体职责包含：负责学院内部信息的收集、整理和归档，建立学院信息管理系统；帮助院长开展信息的调研和收集工作，供应决策参考和支持；组织编制和发布学院内部的通知、公告和报告等信息；负责学院官方网站和其他宣传渠道的信息发布和维护等。第四条工作流程4.1日常工作流程主任每天依据工作计划和优先级订立工作目标和计划，调配任务给行政助理和信息管理专员；行政助理依据主任的布置和工作计划，帮助主任处理日常工作，完成任务，并及时向主任汇报工作进展；信息管理专员负责信息的收集、整理和归档工作，依据主任的要求编制和发布信息，并及时转达给相关人员；主任依据工作需要召开学院行政会议、院长办公会议等，做好会议准备工作，起草会议纪要，并跟踪会议决议的实施情况；主任每周对院长办公室的工作进行总结和评估，及时解决工作中显现的问题，提出改进建议。4.2工作协作流程主任与行政助理、信息管理专员通过学院内网进行工作协作和信息传递；主任定期召开协调会议，对工作进行沟通和协调，解决工作中显现的问题；行政助理和信息管理专员依据主任的要求和布置，在协商全都的基础上，分工合作，完成任务；任何工作中的异议或纠纷，应及时向主任汇报，并由主任协调解决。第五条公示和奖惩5.1公示制度院长办公室每月向学院全体员工公示工作进展，包含完成的工作任务、工作亮点和存在的问题等；对于超出工作职责范围和业绩突出的员工，将予以表扬和嘉奖。5.2奖惩制度对于未按规定履行职责的员工，将依照学院相关制度进行相应的纪律处分；对于在工作中存在违纪行为或严重失误的员工，依据情节轻重予以相应的处分；在工作中表现突出、成绩优秀的员工，将予以适当激励和嘉奖，