行政文件与记录管理制度

行政文件与记录管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业行政文件与记录管理，加强信息管理效能，保护企业信息资产，订立本管理制度。本管理制度遵从相关法律法规，遵守企业内部管理规定。第二条适用范围本管理制度适用于全部企业内部行政文件与记录的管理。企业内各部门及员工应遵守本管理制度的要求。第二章行政文件管理第三条文件分类和编号全部行政文件应依据功能分类，并依照肯定的编号规定进行编号，并依据文件密级进行标注。文件密级分为机密、秘密和普通，应依据内容的保密程度确定。文件编号应包含日期、文号、分类等要素，格式统一，以确保文件的唯一性和易查找性。第四条文件的制发与审批企业内部的文件发文必需经过相应部门负责人的审批，并在文件上签署审批看法、盖章和签名，确保文件的合规和有效性。机密和秘密文件的发文必需经过上级主管部门审批，并严格掌控发文范围和传阅情况，确保信息的安全性。第五条文件的传阅和归档文件的传阅应依据工作需要，限制传阅的范围，并在文件上标明传阅范围和传阅时间。文件的归档应依照肯定的时间次序和分类规定进行，确保文件的便于查找和保管。全部文件均应建立电子档案，确保电子文件的备份和安全性，并依照相关规定进行归档存储。第六条文件的更改和废止文件内容发生更改或需要废止的，应及时进行修订或注销，并通知相关部门和人员。废止的文件应依照肯定规定进行销毁，确保信息的安全性和保密性。第三章记录管理第七条记录的要求记录应准确、完整、真实、可靠，反映实际情况和工作进展，无虚假和隐瞒。记录应依据工作的需要，有序分类，并设立适当的检索规定，以便于查找和利用。第八条记录的保管企业内部的紧要记录应做好备份，确保备份数据的完整性和可恢复性。依据相关规定，对于特定类型的记录需要保管肯定的时间，保证记录的备案和查阅有效性。第九条电子记录的管理企业内部的电子记录应进行分类归档，并采取安全措施保护数据的安全性和完整性。电子记录的传输应使用安全加密通道，确保数据的机密性和传递的可靠性。第十条记录的审查和核实对于紧要的记录，应进行定期的审查和核实，确保记录的准确性和完整性。对于不符合实际情况的记录应及时进行修改和更正，并进行相关的记录说明。第四章法律责任和监督第十一条法律责任对于违反本管理制度的人员，依据相关法律法规和企业内部规定予以相应的纪律处分和行政惩罚。对于泄露企业紧要信息、窜改记录等严重情况的，依法追究责任，并向有关部门报告。第十二条监督机制企业内部应建立相应的监督机制，对行政文件和记录的管理进行监督和检查。员工和部门应乐观搭配监督工作，发现问题及时报告，确保管理制度的有效实施。第五章附则第十三条修改和解释对于本管理制度的修改和解释权归企业管理负责人全部，并经过相关部门的审核批准。对于本管理制度的修改和解释，应及时向全体员工进行通知和培训，并确保员工对新规定的理解和遵守。第十四条定期评估企业应定期对本管理制度进行评估和改进，并依据实际情况进行相应的调整。定期评估应包含管理制度的执行情况、问题和风险的分析，以及改进措施的提出和实施。第十五条实施日期本管理制度自颁布之日起生效，并渐渐推行到