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文档简介

非营利组织周例会的策划流程一、制定目的及范围周例会是非营利组织内部沟通与协作的重要平台，旨在提高团队的协作效率、强化信息共享、促进目标达成。本文将明确制定周例会的策划流程，以确保会议的高效运作与成果落地。该流程适用于所有部门的例会策划与执行，适合不同规模的非营利组织。二、现有工作流程分析与问题识别在制定新的策划流程之前，分析现有的周例会流程至关重要。常见的问题包括：会议准备不足、参会人员缺乏明确责任、会议内容不充分、时间管理不当等。这些问题直接影响会议的效率和效果，导致信息传递不畅、决策滞后。三、周例会策划流程设计为了解决上述问题，制定一套详细的策划流程，确保每个环节都具备可执行性和清晰性。1.会议目标确定明确会议的主要目标，包括信息分享、问题讨论、目标设定等。目标应具体、可衡量，以便后续评估。2.会议时间与地点安排选择适合的时间和地点，确保大多数参会人员能够出席。提前发送会议邀请，确认参与人员的时间安排。3.议程设计制定详细的会议议程，包括每个议题的讨论时间、责任人及预期成果。议程应提前一周分发给所有参会人员，确保每个人都能做好准备。4.资料准备与分发各责任人需提前准备与议题相关的资料，并在会议前一天将资料发给所有参会人员，以便他们提前阅读并思考。5.会议召集与主持会议由指定的主持人负责，主持人需在会议开始前确认所有参与人员是否到位，确保会议按时开始。主持人应引导会议流程，控制讨论时间，确保每个议题得到充分讨论。6.会议记录指定专人负责会议记录，记录内容应包括主要讨论点、决策结果、责任分配及后续行动计划。会议记录应在会后24小时内整理并分发给所有参会人员，以便确认和跟进。7.后续行动计划根据会议讨论的结果，制定明确的行动计划，列出责任人和截止日期。行动计划应在会议记录中清晰呈现，以便后续跟进。8.反馈机制会议结束后，收集参会人员的反馈，包括对会议内容、时间管理、议程设计等方面的意见。反馈信息应记录在案，为今后的会议提供改进依据。四、流程文档编写与优化调整将以上策划流程整理成文档，包括流程图示和具体操作细节。确保文档结构清晰、条理分明，以便组织内部人员学习和遵循。流程实施后，应定期进行评估，根据反馈信息对流程进行优化调整，确保其持续适应组织的需求。五、会议纪律与责任分配明确参会人员的责任与义务，确保每位参与者在会议前做好准备，积极参与讨论。会议应遵循良好的纪律，包括按时参会、积极发言、尊重他人意见等。对于未按时提交资料或未履行责任的人员，应给予相应的提醒与改进措施。六、总结与展望通过制定详细的周例会策划流程，非营利组织可以有效提升会议的效率和成果。每次会议不仅是信息共享的平台，更是推动组织目标实现的重要环节。设置合理的反馈机制与优化调整流程，将有助于形成良好的会议文化，提高团队凝聚力与执行力。未来，组织可考虑引入数字化工具辅助会议管理，进一步提升会议效

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