2025公司合同档案、人事档案、财务档案、文档等管理办法

合同编号：合同各方：名称：住所：法定代表人：联系电话：电子：名称：住所：法定代表人：联系电话：电子：鉴于甲方是一家合法成立并有效运营的公司，乙方是一家具备相关资质和能力的个体或单位，甲乙双方本着平等、自愿、公平、诚信的原则，就甲方将其档案（包括人事档案、财务档案、文档等）管理事项委托给乙方，经友好协商，达成如下协议：第一条档案管理范围甲方将档案管理事项包括但不限于人事档案、财务档案、文档等委托给乙方进行管理。具体管理内容如下：1.1人事档案：包括员工个人信息、入职资料、离职资料、培训记录、绩效考核等；1.2财务档案：包括财务报表、财务凭证、会计账簿、审计报告等；1.3文档：包括公司规章制度、合同协议、重要通知、会议记录等。第二条档案管理方式2.1乙方应设立专门的档案管理室，确保甲方档案的安全、完整和保密；2.2乙方应指定专人负责甲方档案的管理工作，确保档案的及时归档、查询和借阅；2.3乙方应根据甲方的要求，定期对档案进行整理、分类、归档，确保档案的有序管理；2.4乙方应采取必要的措施，确保档案的安全性和保密性，防止档案丢失、损坏或泄露。第三条档案查询和借阅3.1甲方有权按照乙方制定的规定查询和借阅其档案；3.2甲方查询和借阅档案时，应向乙方提交书面申请，并注明查询和借阅的目的、时间、范围等；3.3乙方应在接到甲方申请后，及时提供相关档案，确保甲方工作的顺利进行；3.4甲方借阅档案时，应按照乙方的要求进行登记，并在规定时间内归还。第四条档案的保管和销毁4.1乙方应确保甲方档案的长期保存和信息安全，对纸质档案进行定期消毒、除尘、防虫等措施；4.2乙方应对电子档案进行备份，并采取有效措施防止电子档案的损坏和泄露；4.3乙方应按照我国相关法律法规的规定，对到达保管期限的档案进行销毁，并向甲方报告销毁情况；4.4乙方应按照甲方的要求，对特殊档案进行长期保管或异地保管。第五条保密和信息安全5.1乙方应对甲方档案中的国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息严格保密，不得泄露给第三方；5.2乙方应采取有效措施，确保档案信息系统的安全性和稳定性，防止信息泄露、篡改等风险；5.3乙方应对涉及甲方档案的员工进行保密教育和培训，确保其遵守保密规定。第六条费用和支付6.1乙方应按照甲方的要求，提供档案管理服务；6.2甲方应按照乙方的收费标准，按时支付档案管理费用；6.3双方可另行商定其他费用支付事项。第七条违约责任7.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或造成对方损失的，应承担违约责任；7.2乙方违反保密和信息安全约定的，甲方有权要求乙方承担违约责任，并赔偿造成的一切损失。第八条争议解决8.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；8.2如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第九条其他约定9.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为年；9.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力；9.3本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人（或授权代表）：法定代表人（或授权代表）：签订日期：年月日注意事项及解决办法：1.确保合同双方信息准确无误：在签订合同前，双方应仔细核对合同中填写的各项信息，包括名称、住所、法定代表人、联系电话和电子等，确保信息的准确性和完整性。如发现错误或遗漏，应及时更正。2.保密和信息安全：乙方需严格遵守保密协议，采取有效措施保护甲方档案中的国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息，防止泄露给第三方。如发生泄露情况，乙方应立即采取补救措施，并赔偿造成的一切损失。3.档案管理服务：乙方应按照甲方的要求，提供专业的档案管理服务，确保甲方档案的安全、完整和保密。如乙方未能履行管理职责，导致档案丢失、损坏或泄露，乙方应承担相应的违约责任。4.费用支付：甲方应按照乙方的收费标准，按时支付档案管理费用。如甲方未能按时支付费用，乙方有权暂停提供档案管理服务，直至费用支付完毕。5.合同履行争议：双方在履行本合同过程中如发生争议，应通过友好协商解决。如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。法律名词及名词解释：1.档案：指载有文字、图表、声音、图像等信息的各种载体，包括但不限于纸质档案和电子档案。2.人事档案：指记录员工个人信息、入职资料、离职资料、培训记录、绩效考核等信息的档案。3.财务档案：指记录财务报表、财务凭证、会计账簿、审计报告等财务信息的档案。4.文档：指公司规章制度、合同协议、重要通知、会议记录等书面材料。5.保密协议：指双方约定对特定信息保密的协议，乙方合同中承诺对甲方档案中的国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息严格保密。6.违约责任：指合同一方未能履行合同约定的义务，导致合同无法履行或造成对方损失时，应承担的责任。7.争议解决：指当双方在履行合同过程中发生争议时，通过协商、调解或诉讼等方式解决争议的过程。8.合同签订地：指本合同签订的地点，通常为双方约定的地点。应用场合：1.公司与专业的档案管理服务机构签订，委托其管理公司的人事档案、财务档案、文档等。2.公司内部部门之间签订，明确各部门的档案管理职责和协作流程。3.公司与合作伙伴签订，共同管理双方涉及的档案资料。补充条款：1.档案管理服务的具体内容和要求：包括档案的分类、归档、查询、借阅、销毁等详细流程和要求。2.保密协议的详细内容：明确双方对国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息的保密义务和责任。3.费用支付的详细条款：包括服务费用、支付方式、支付时间等。4.违约责任的具体规定：包括违约行为的界定