进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度第一章总则第一条为规范企业进出口业务单证档案管理，提高档案管理效率，保障企业进出口业务的顺利进行，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，订立本制度。第二条本制度适用于我司进出口业务单证的档案管理工作。第二章档案管理责任第三条公司设立特地的档案管理部门或委托专业机构进行档案管理工作。第四条档案管理部门或专业机构负责全面管理公司进出口业务单证的档案，保证档案的完整性、真实性、准确性和安全性。第五条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理工作的规章制度，并经公司领导层审定和颁布。第六条各部门要乐观搭配公司档案管理部门或专业机构的工作，依照规定及时供应所需档案料子，并保管档案工作的记录。第七条公司档案管理部门或专业机构要加强与相关部门的沟通和合作，共同推动档案管理工作的开展，并及时向上级单位报告工作进展情况。第三章档案管理流程第八条进出口业务的单证档案依照文件类型和时间次序进行分类、编号和归档。1.进口业务单证档案包含但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、保险单等。2.出口业务单证档案包含但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、报关单等。第九条公司档案管理部门或专业机构负责订立档案管理流程，并确保各个环节的顺利进行，包含：1.单证接收：接收各部门提交的进出口业务单证，并进行初步核对。2.单证整理：依照文件类型和时间次序对单证进行分类、编号和整理。3.单证归档：将整理好的单证依照规定的分类方式归入相应的档案柜或电子档案系统，并做好档案标识。4.档案借阅：依照借阅申请流程，对有借阅需求的部门及人员进行档案借阅，并做好借阅记录。第十条档案管理部门要加强对档案管理流程的监督和管理，及时发现和矫正不规范的操作行为，确保档案管理工作的规范和高效。第四章档案安全保障第十一条公司档案管理部门或专业机构要订立档案安全管理制度，包含但不限于以下内容：1.档案存储：要设立特地的档案存储室或使用专用文件柜进行存储，并做好防火、防潮等措施。2.档案备份：要定期对紧要的进出口业务档案进行备份，以防数据丢失和意外损坏。3.档案保密：要对涉及商业秘密和个人隐私的档案严格保密，严禁泄露。第十二条公司档案管理部门要组织定期的安全检查，对档案存储环境进行检查，确保管储条件良好，防止档案丢失和损坏等情况的发生。第五章档案保管期限和处理第十三条公司档案管理部门负责订立档案保管期限和处理规定，并向各部门进行宣传和培训。第十四条依照国家法律法规和相关规定，公司进出口业务单证的保管期限一般不少于5年。第十五条档案保管期满后，依据公司规定的档案处理规定进行相应的处理，包含但不限于销毁、移交、留存等。第十六条档案销毁必需经过档案管理部门批准，并依照规定的程序进行销毁，记录销毁过程并保管相关证明文件。第六章监督与评估第十七条公司档案管理部门要定期对进出口业务单证的档案管理工作进行监督和评估，包含：1.档案管理工作的规范性和效率性。2.档案存储条件的合理性和安全性。3.档案保管期限和处理的执行情况。第十八条依据监督和评估结果，公司档案管理部门要及时提出改进措施，并向领导层汇报。第七章附则第十九条公司档案管理部门依据实际工作情况，可对本制度进行必需的调整和增补，并向全体员工进行宣传和培训。第二十条本制度自颁布之日起施行，待公司领导层审核通过后正式生效。第二十一条公司档案管理部门负责本制度的解释和修订。注：本制度是依据企业实际情况和生产管理要求编写的，涵盖了进出口业务单证档案管理的各个方面，旨在为规范管