审计学人大教材第八章教学讲义

第八章

采购与应付子系统

了解采购与应付子系统的目标与特点掌握采购与应付子系统的处理流程掌握采购与应付子系统的功能模块掌握采购与应付子系统的初始设置熟悉采购与应付子系统的业务处理学习目标采购业务对生产企业来说，存货的采购是生产的准备阶段，目的是采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料对商业企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品采购与生产计划和销售计划联系密切采购直接导致货币资金的支出或对外负债的增加采购业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞采购与应付子系统的目标

1、对采购业务进行有效地核算与管理

2、对应付账款和预付账款进行有效地核算与管理

3、为各相关部门和管理者提供必要的信息

4、为账务子系统生成采购业务相关的记账凭证

采购入库单采购入库单采购发票存货成本付款信息基础设置库存管理系统管理采购管理应付款管理存货核算采购业务－案例财务部MARY因经常出差需要笔记本电脑一台销售部提出春节期间硬盘销量会有大幅增长,想购进硬盘1000个流程对应订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单系统实现流程对应订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单系统实现请购请购用来描述采购的需求即请求采购.是采购业务处理的起点,指企业内部部门向采购部门提出采购申请,或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单.请购单

描述请购内容的单据，如采购什么货物、采购多少、何时使用、哪个部门使用等内容；同时也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。请购适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，请购单是可选单据，根据业务需要选用采购业务－案例1月6日,财务部MARY填制请购单，申请笔记本电脑一台1月9日,销售部填制请购单，申请购入硬盘1000个请购-小结采购模块步骤多，请购业务最先做手工录入请购单，项目内容填仔细修改删除此单剧，审核之前可进行单审批审均可以，列表过滤可查询公司业务不尽同，有无请购自己定12采购业务－案例财务部MARY因经常出差需要笔记本电脑一台销售部提出春节期间硬盘销量会有大幅增长,想购进硬盘1000个流程对应请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现订货采购订货是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议.采购订单描述采购合同中关于货物的明细内容.包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。采购订单适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，采购订单是可选单据，根据业务需要选用.整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程.订货业务－案例1月7日,采购部与供应商达成采购协议,购笔记本电脑一台,填制相关采购订单.1月7日,采购部与供应尚泛美商行订货,填制相关采购订单.流程对应请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。流程对应请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现入库货物入库采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。入库业务－案例1月9日,到货的笔记本一台办理入库手续，填入库单1月9日,到货硬盘办理入库手续，填制入库单流程对应请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现采购发票采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款发票业务－案例1月11日，收到XX供应商开具的购买笔记本电脑的发票，款项当即付清。1月12日,收到购买硬盘的发票，挂入应收帐款。参照请购单生成订单发票-业务流程采购发票现付转应收帐款录入采购发票25流程对应请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现采购结算采购结算单是记录采购结算结果的单据。采购结算操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，运费发票可以单独进行费用折扣结算。采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本结算业务－案例1月底，财务部根据笔记本电脑的入库单和发票确认该电脑的入库成本1月底,财务部根据入库单和发票确认硬盘的入库成本小结结算方式分两种：手工结算自动结算如选择了“相同供应商”,则必须供应商,存货,结算数量相同才可结算。发票记录金额作为入库单记录的实际成本。记录结算到行。29

单货同行货到票未到（暂估入库）业务票到货未到（在途存货）业务单货同行凭证凭证凭证发票制单（应付款系统）核销制单结算制单采购入库单录入（采购管理）采购入库单记账（存货核算）采购入库单审核（库存管理）借：原材料贷：物资采购借：物资采购应交税金贷：应付账款借：应付账款贷：银行存款采购发票录入（采购管理）录入付款单（应付款系统）审核、记账（总账系统）货到票未到（暂估入库）业务三种处理方式：月初回冲、单到回冲、单到补差以单到回冲为例，暂估处理的业务流程1.当月,货到票未到:暂估制单暂估入库单记账（存货核算）借：原材料贷：物资采购填制暂估入库单（采购管理）2.下月发票到:蓝字回冲单制单红字回冲单制单填制采购发票（采购管理）采购结算（采购管理）暂估处理（存货核算）借：原材料(红)贷：物资采购(红)借：原材料贷：物资采购票到货未到（在途存货）业务

如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。现付业务现结制单（应付款系统）填制采购发票（采购管理）现付处理（采购管理）借：物资采购贷：银行存款采购业务1业务内容：

8日，收到北京联想分公司提供的联想17寸显示器，计30台，商品已验收入硬件库，并收到专用发票一张，票号为AS8751，单价2200元，总金额77220元，已用转账支票（支票号：2356）支付，银行账号：8316587962。业务类型：单货同行业务。操作指导：1．在采购管理系统中录入采购入库单2.在采购管理系统中根据采购入库单生成采购发票3．在采购管理系统中进行采购结算4．在库存管理系统中审核采购入库单（略）5．在存货核算系统中对采购入库单进行记账，并生成入库凭证。（略）6．在应付款管理系统中对采购发票进行制单7．在应付款管理系统中进行付款结算处理，并生成凭证采购业务2业务内容：

6日，收到北京联想分公司提供的联想天禧PIII/550，数量为20台，商品已验收入硬件库，未收到发票。业务类型：货到票未到-暂估入库业务。操作指导：1．在采购管理系统中填制暂估入库单2．在库存管理系统中审核暂估入库单3．在存货核算系统中输入采购入库单的暂估单价4.在存货核算系统中对采购入库单进行记账5．在存货核算系统中生成入库凭证采购与应付子系统的业务处理思考题

1、采购与应付子系统的目标是什么？

2、采购与应付子系统有何特点？

3、采购与应付子系统和其他子系统有何关系？

4、采购与应付子系统的处理流程是怎样的？采购与应付子系统的业务处理5、采购与应付子系统包括哪些主要功能模块？6、采购与应付子系统的初始化包括哪些内容？7、采购与应付子系统的业务处理包括哪些内容？8、何