费用与采购管理制度

费用与采购管理制度第一章总则第一条目的与背景本制度旨在规范公司内部的费用与采购管理流程，确保费用的合理性和采购行为的规范化，提高资金使用效率、降低采购本钱，进一步促进公司的可连续发展。第二条适用范围本制度适用于公司内部全部部门和人员。第三条定义1.费用指为公司运营和发展所发生的各类费用，包含但不限于员工薪酬、办公用品、差旅费、会议费等。2.采购指公司为满足业务需求而购买物品、服务或设备的行为。第四条原则1.审慎合理原则费用和采购行为应符合公司经营战略和财务情形，以审慎和合理的方式进行。2.公正透亮原则费用和采购行为应公正透亮，遵从公平竞争原则，确保公平、公正、公开的采购过程。3.省时高效原则费用和采购行为应高效、方便，遵从简化流程、节省时间的原则，提高采购效率。第二章费用管理第五条费用预算1.涉及费用的部门应在每个财年初订立年度费用预算，经所属上级部门审核后执行。2.费用预算应依据公司业务需求、市场情况和预期目标进行合理的预估，并明确具体的预算项目和金额。3.部门在执行费用支出时，应严格依照费用预算的范围和金额进行掌控，未经批准不得超支。第六条费用报销1.员工必需依照公司相关规定和程序报销实际发生的费用，确保费用的真实性、合理性和合规性。2.员工应将费用报销申请表、相关票据和凭证按规定流程提交至财务部门，经审批后方可获得报销。3.财务部门应及时审批报销申请，对符合规定的费用予以及时支出。第七条费用审批1.涉及费用的部门负责人应对费用支出进行审批，确保费用的合理性和必需性。2.费用审批应依据不同费用项的金额和级别进行，金额较大或涉及风险较高的费用需经所属上级部门审核。3.费用审批流程应明确，记录完整，确保审批过程的透亮和追溯。第八条费用监控与分析1.财务部门应定期对公司的费用进行监控和分析，及时发现费用异常和问题。2.部门负责人应搭配财务部门的费用监控工作，供应所属部门的费用情况，并帮助解决相关问题。3.费用监控和分析结果应按规定报告给公司领导，以便及时采取必需的调整和措施。第三章采购管理第九条采购需求确认1.部门负责人应及时将采购需求提交给采购部门，包含物品、服务或设备的种类、规格、数量、预算等明细信息。2.采购部门应依据采购需求进行确认，并订立相应的采购计划和时间布置。第十条采购方式1.采购应依据具体情况和采购需求，选择相应的采购方式，包含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.采购方式的选择应符合相关法律法规和公司内部规定，确保公平公正，提高采购效率。第十一条采购合同1.采购部门应依据采购需求，订立采购合同，并明确双方的权利和义务，确保采购的合规性和合法性。2.采购合同应经采购部门负责人审批，并由双方签订后方可生效。第十二条供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，对供应商进行评估和管理，确保供应商的信誉和服务本领。2.采购部门应定期评估供应商的供货质量、交货时间和服务态度，及时调整供应商的评价和合作关系。第十三条采购付款1.财务部门应依据采购合同和相关凭证，及时进行采购付款，并记录相关账务信息。2.采购部门应及时供应采购合同和相关凭证给财务部门，确保准确无误的付款操作。第十四条采购监管1.采购部门应定期对采购行为进行监管检查，确保采购过程的规范和合规。2.公司内部审计部门对采购活动进行定期或不定期的审计，发现问题及时报告公司领导并提出改进建议。第四章法律责任第十五条违规处理1.对于违反本制度的行为，依照公司相关规定予以纪律处分，包含但不限于通报批判、警告、记过、记大过、辞退等。2.对于涉嫌违法行为的，应移交给相关部门进行调查处理，并依法追究相关责任。第五章附则第十六条本制度由公司财务部负责解释和修订，并依据实际情况进行适当修改和完善。第十七条本制度自发布之日起正式施行，并向全公司范围