采购与供应商审批制度

采购与供应商审批制度1.前言本规章制度的目的是确保公司全部采购活动的合规性、透亮性和效率性，以维护公司的利益并最大程度地降低风险。采购与供应商审批制度适用于公司的全部采购活动，并包含供应商的评估和审批过程。本制度的订立和执行由公司的高层管理人员负责，并要求全部员工严格遵守。2.采购管理2.1采购流程公司的采购流程包含以下环节：需求确认：部门负责人提出采购需求，并明确所需物品的规格、数量、质量标准等要求。找寻供应商：采购部门负责找寻合适的供应商，并进行供应商调研，取得相关信息、报价和合作条款等。询价和比较：采购部门向供应商索取报价，进行价格比较和谈判，并与相关部门协商确定最终采购计划。立项审批：采购部门将采购计划提交给高层管理人员进行立项审批。采购合同：采购部门与供应商签订采购合同，并确保合同内容符合公司的采购政策和相关法规要求。供货及验收：采购部门监督供应商按合同要求按时供货，并进行验收，确保物品的质量和数量符合要求。付款及结算：财务部门依照合同商定进行付款，与供应商进行结算，并确保付款和结算的准确性和及时性。2.2采购权限为确保采购活动的合规性和监督，公司设立了不同的采购权限级别，详情如下：一级权限：仅高层管理人员拥有，包含高额采购项目、合同审批和供应商评估等。二级权限：部门负责人和采购部门经理拥有，包含肯定金额范围内的采购项目和合同审批。三级权限：普通员工拥有，包含日常办公用品、文化活动用品等小额采购项目。2.3供应商评估和审批为确保公司与供应商的合作关系稳定、可靠和合规，公司设立了严格的供应商评估和审批流程。供应商的评估标准包含但不限于以下方面：供应商的信用情形、质量管理体系、交货本领、售后服务等。采购部门应依照公司的评估指标对潜在供应商进行评估。在评估合格的前提下，采购部门将潜在供应商的评估结果提交给高层管理人员进行审批。高层管理人员应审核并批准供应商的合作资格。审批通过后，采购部门将与供应商签订供应商合作协议，并定期对供应商进行监督和考核。3.采购安全和合规公司致力于确保采购活动的安全和合规，以防止任何违反法律法规和公司内部规章制度的行为发生。3.1内部掌控采购部门应建立健全的内部掌控制度，包含但不限于以下方面：采购合同审批制度：要求采购部门和法务部门对全部采购合同进行审查，并确保合同内容合规、合法。采购数据管理：建立采购数据的有效管理和存档制度，确保数据的真实性和完整性。职责分别制度：对采购活动的各个环节，明确责任人，并避开单一人员同时参加采购决策、采购付款等环节，以防止内部欺诈行为的发生。3.2风险管理公司要求采购部门乐观进行风险管理，以防范采购过程中的潜在风险，并采取相应的防备和掌控措施。风险评估：采购部门应对采购活动中可能面对的风险进行评估，包含但不限于供应商信用风险、市场供需风险等，并采取相应的防范和掌控措施。合规审计：公司将定期进行采购合规性审计，检查采购活动是否符合公司的规章制度和相关法规要求，并对发现的问题和风险进行整改。4.性能评估和连续改进公司要求采购部门定期对采购活动和供应商的绩效进行评估，并依据评估结果进行连续改进。采购绩效评估：采购部门应定期对采购活动的效果进行评估，包含采购本钱、采购周期、供货按时率等，并进行合理的绩效考核。供应商绩效评估：定期对供应商进行绩效评估，包含供货质量、交货本领、售后服务等，并依据评估结果确定供应商的长期合作策略。连续改进：采购部门应依据评估结果，进行相应的改进措施，提高采购活动的效率和效果，并依据实际情况对制度进行优化和适应性调整。5.惩罚和违规行为处理对于违反采购与供应商审批制度的行为，公司将依法依规予以处理，包含但不限于以下措施：公司内部纪律处分：对违反制度的员工，将依照公司内部规定予以相应的纪律处分，可能包含口头警告、书面警告、停职、解聘等处理措施。经济赔偿和追责：对因违规行为导致的经济损失，公司将追究责任者的经济赔偿责任，并可能采取法律手段追究其法律责任。合作伙伴关系中断或停止：对供应商因违反合同商定、质量问题等违规行为的，公司将采取适当的措施，包含中断或停止合作伙伴关系。6.附件采购申请表格供应商评估表格采购合同模板供应商合作协议模板以上为采