科研机构参与者信息保密流程

科研机构参与者信息保密流程一、目的及范围为有效保护参与科研项目人员的个人信息，确保科研过程中的信息安全，特制定本信息保密流程。该流程适用于所有参与科研项目的人员，包括研究人员、技术支持人员、管理人员及外部合作单位。流程涵盖信息收集、存储、使用、传递及销毁等各个环节，确保信息保密措施落实到位。二、信息保密原则信息保密遵循以下原则：1.最小必要性：仅收集与科研相关的必要个人信息，避免过度收集。2.明确用途：收集的信息仅限于科研项目使用，未经本人同意不得用于其他用途。3.安全存储：采取有效措施确保个人信息的安全存储，防止信息泄露。4.保密责任：所有参与者应对所接触的信息承担保密责任，违反者将受到相应处理。5.信息共享规范：信息的内部共享需经过相关审批，外部共享需获得参与者的书面授权。三、信息收集流程1.信息登记参与者需填写《个人信息登记表》，包括姓名、联系方式、工作单位、职务及参与项目等基本信息。信息收集由项目负责人负责，确保信息的完整性和准确性。2.信息审核项目负责人对收集的信息进行审核，确认信息的必要性和合法性。审核合格后，信息方可进入存储环节。3.信息保密协议签署所有参与者需签署《信息保密协议》，明确保密责任及违反协议的后果。协议签署后，方可正式开始参与项目。四、信息存储流程1.信息分类存储根据信息的敏感程度，将参与者信息分为普通信息、敏感信息和高度敏感信息，采用不同的存储方式。普通信息可存储在普通数据库，敏感信息需存储在加密数据库，高度敏感信息需存储在专用的物理介质中。2.存储权限控制对存储信息的访问权限进行严格控制，确保只有经过授权的人员才能访问相关信息。项目负责人需定期审核权限，及时调整不再需要访问权限的人员。3.定期备份定期对存储的信息进行备份，确保信息的完整性与安全性。备份数据应存储在不同的物理位置，并进行加密处理。五、信息使用流程1.信息使用申请参与者在使用他人信息前需填写《信息使用申请表》，明确使用目的、使用范围及使用时间。2.审批流程项目负责人对使用申请进行审批，确保使用目的合法且符合科研需要。审批通过后，方可使用相关信息。3.使用记录所有信息使用情况需进行详细记录，包括使用时间、使用者、使用目的及使用结果等，以备后续审查。六、信息传递流程1.内部传递内部信息传递需通过公司内部系统进行，避免使用非安全渠道。传递过程中应采取加密措施，确保信息不被窃取。2.外部传递如需向外部单位传递信息，需提前获得参与者的书面授权，并进行信息去标识化处理。传递方式应选择安全的渠道，如加密邮件或专用传输工具。3.传递记录所有外部传递的信息需进行记录，包括传递时间、接收单位、接收人及传递内容等信息，以备后续审查。七、信息销毁流程1.销毁申请信息达到保存期限或不再需要时，需填写《信息销毁申请表》，说明销毁原因及销毁方式。2.审核与批准项目负责人对销毁申请进行审核，确认信息的确需销毁后，进行批准。3.销毁实施销毁信息应采用安全可靠的方式进行，如物理销毁或数据抹除，确保信息无法恢复。4.销毁记录销毁完成后，需填写《信息销毁记录表》，记录销毁时间、销毁方式及销毁人员等信息，以备后续审查。八、保密培训与宣传为确保所有参与者了解信息保密的重要性，定期组织信息保密培训，内容包括保密原则、流程及相关法律法规知识。通过多种渠道宣传保密文化，增强参与者的保密意识，确保信息安全措施落到实处。九、监督与反馈机制设立信息保密监督小组，定期对信息保密流程的执行情况进行检查与评估，根据实际情况提出改进建议。参与者可随时反馈信息保密过程中的问题，确保流程的持续优化与改进。十、总结信息保密流程的制定与实施对于科研机构至关重要。通