项目信息建档管理制度

项目信息建档管理制度1.前言项目信息建档管理制度旨在规范企业项目管理过程中的信息记录和归档工作，确保项目信息的完整、准确、安全和可追溯性。本制度适用于企业全部项目的信息建档和管理工作。2.术语和定义项目：指企业开展的具体工作，包含但不限于产品研发、工程建设、市场推广等。项目信息：指与项目相关的数据、文档、报告、合同、邮件等信息。项目信息建档：指对项目信息进行记录、整理、归档和存档的过程。3.项目信息建档责任3.1项目经理负责项目信息的建档和管理工作，包含但不限于：确保项目信息的完整性、准确性和安全性。引导项目团队成员合理记录和整理项目信息。审查和确认项目信息的归档要求和标准。3.2项目团队成员应乐观搭配项目经理的工作，按要求记录、整理和归档项目信息。4.项目信息的分类和归档4.1项目信息应依照内容和紧要性进行分类，常见的分类包含但不限于：项目计划和进度项目预算和本钱项目风险和问题项目合同和协议项目报告和汇总项目会议纪要和讨论记录项目沟通和邮件4.2项目信息的归档应遵从以下原则：依照项目阶段和时间先后进行归档。依照分类要求，把相同类型的项目信息放在一起进行归档。每份项目信息应有唯一的标识码，方便查找和追溯。5.项目信息的记录和整理5.1项目信息记录应包含以下内容：项目名称、编号和描述项目负责人和团队成员名单项目计划和进度项目预算和本钱掌控项目风险和问题管理项目合同和协议项目报告和汇总项目会议纪要和讨论记录项目沟通和邮件记录5.2项目信息的整理应遵从以下原则：对项目信息进行分类和整理，确保每份信息归属明确。对紧要信息进行备份和存档，确保信息安全可靠。对项目信息的修改和更新进行记录，确保信息的完整性。6.项目信息的存档和保管6.1项目信息的存档应采用电子化方式，并依照以下原则进行：确保管档设备的稳定性，定期备份存档数据。采用加密措施保护项目信息的机密性。确保管档设备和网络的安全，防止信息泄露和窜改。6.2存档的项目信息应依照以下要求进行保管：建立安全的存档库，确保管档信息的安全和可靠。掌控存档信息的访问权限，避开未授权的人员取得信息。定期检查存档信息的完整性和可用性，防止丢失或损坏。7.项目信息的查询和检索7.1项目信息的查询和检索应方便快捷，确保信息的及时取得和使用。7.2查询和检索项目信息应供应如下功能：依照项目名称、编号、日期等条件进行查询。依据项目信息的分类和标识码进行检索。供应关键字搜寻功能，方便查找相关信息。8.项目信息的审查和审计8.1项目信息的审查应定期进行，确保信息的准确性和合规性。8.2项目信息的审计应不定期进行，确保信息的完整性和可靠性。9.更改管理和修订9.1对于项目信息的更改和修订，应进行必需的记录和审批。9.2更改和修订的项目信息应依照相同的原则进行归档和保管。10.配套文件和培训10.1为了支持本制度的实施，可以编制相关的模板和表格，方便项目信息的记录和整理。10.2针对相关人员，应开展相应的培训，确保能够正确理解和执行项目信息建档管理制度。11.监督和执行11.1各项目经理应对本制度的执行负责，确保项目信息的建档和管理工作得到有效实施。11.2内部审计人员可以通过抽查等方式，对项目信息建档和管理工作进行监督和评估。12.符合性与惩罚12.1未依照本制度执行的，将面对相应的纪律惩罚，严重者将追究法律责任。12.2对于有意窜改、销毁项目信息的违规行为，将严厉处理，包含但不限于停止合同、辞退等。13.附则13.1本制度的解释权归企业最高管理层。13.2本制度的修订需经过相关部门审