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文档简介

行政文档管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是规范和管理企业的行政文档，确保文档的安全、完整和便捷的取得和使用。本制度依据国家有关法律法规以及企业的实际情况和需求订立。第二条适用范围本制度适用于企业内全部行政文档的管理和使用。第三条定义行政文档：指企业内的各类书面、电子和其他形式的文件、报告、凭证等。行文单位：指制发、存档和归档行政文档的部门或岗位。第二章文档的制作和归档第四条文档的制作企业内的各部门和岗位在需要制作行政文档时，应依照规定的格式和标准进行制作，确保文档的准确性和合规性。制作的行政文档应包含以下内容：标题：简明扼要地描述文档的主题。正文：认真描述文档内容、要求和建议等。编制单位：标明文档的编制单位和人员。日期：标明文档的制作时间。备注：如有需要，可以在文档中添加备注信息。第五条文档的归档完成制作的行政文档应依照肯定的分类和编号规定进行归档。行文单位负责将文档进行标识、盖章，并依照规定的时间将其归入相应的档案柜或电子档案系统中。归档的行政文档应保证其完整性和安全性，防止损毁和丢失。第三章文档的存储和保密第六条文档存储的要求行政文档的存储应安全可靠，防止祸害和意外的损坏。实物文档存储应统一放置在特地的文件柜中，限制存取权限，定期进行检查和整理。电子文档应存储在安全可靠的服务器或云存储平台中，进行定期备份和加密。第七条文档保密的措施行政文档的保密级别应依照相关规定进行确定，并采取相应的保密措施，如加密、权限管理等。行文单位应对具有保密要求的文档进行标识，并限制相关人员的访问权限。严禁在未经许可的情况下将机密和紧要的行政文档外传或用于其他非正常用途。第四章文档的使用和查阅第八条文档的使用行政文档的使用应符合相关法律法规和企业的规定。使用行政文档的人员应检查文档的完整性和准确性，并及时反馈错误和问题。第九条文档的查阅对于有查阅权限的人员，可以在办公时间内查阅相关的行政文档。查询行政文档时，应填写相应的查阅登记表，并依照规定的程序进行申请和使用。第五章文档的销毁和报废第十条文档的销毁行政文档在实现保管期限后，依照规定的销毁程序和方式进行销毁，确保文档的完全除去和信息的安全。行文单位应做好文档销毁记录，并定时报告相关部门。第十一条文档的报废对于不再需要保存的行政文档，行文单位应依据企业规定的报废程序进行处理。报废的行政文档应依照要求进行标识，避开误用和泄露。第六章监督与责任第十二条监督与检查企业内设立特地的行政文档管理岗位或工作组，负责监督和检查文档的管理情况。监督人员可以随时对行政文档的制作、归档、存储和使用情况进行检查，并及时提出整改看法。第十三条违规责任对于违反本行政文档管理制度的行为，行文单位应依照企业规定的纪律和奖惩措施进行处理。对于有意泄露和损毁行政文档的人员，将依法追究其法律责任。第七章附则第十四条本制度的解释和修改

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