印章与文书管理制度

印章与文书管理制度第一章总则第一条本制度旨在规范企业内部印章及文书管理的使用与管理，确保印章和文书的安全性、有效性和合规性，维护公司的利益和形象。第二条本制度适用于公司内全部部门和员工，包含全职、兼职、临时工等，任何人都必需遵守本制度的规定。第二章印章管理第三条印章是公司的紧要资产，应严格掌控和管理。公司设立以下类型的印章：公司公章：用于公文、合同、法律文书等紧要文件上，由公司法定代表人保管。人事专用章：用于员工合同、工资单等与人事相关的文件上，由人力资源部负责保管。财务专用章：用于财务相关文件上，由财务部负责保管。秘书专用章：用于各级会议文件上，由秘书处负责保管。第四条印章使用必需符合以下要求：严禁私自制作、更改、损毁印章。严禁非授权人员使用印章。严禁将印章外借、乱放或弄丢。第五条印章保管必需符合以下要求：公司公章由公司法定代表人亲自保管，不得委托他人代理或移交给他人。人事专用章、财务专用章、秘书专用章由各相应部门负责人保管，不得私自转交或外借。第六条印章使用程序：使用公司公章的文件，必需经公司法定代表人审批并签字。使用人事专用章、财务专用章、秘书专用章的文件，必需经相应部门负责人审批并签字。第七条印章遗失或损毁的处理：一旦发现印章遗失或损毁，应立刻向公司法定代表人报告，并乐观搭配相关部门进行调查。对于遗失的印章，需立刻向公安机关报案，并在媒体上发布招领启事。对于损毁的印章，需立刻重新制作并报备相关管理部门。第三章文书管理第八条公司的文书包含各类文件、合同、协议、报告、备忘录等书面料子，必需进行科学的管理和妥当保管。第九条文书的登录与编号：全部文书必需进行登录，并按规定的格式编号。登录时需填写文书名称、起止日期、申请单位、备案人等信息。第十条文书的归档与保管：归档操作由各部门负责人或专人进行，确保信息的完整性和准确性。归档时需依照文件种类和年度进行分类存放，建立明确的档案目录和编号规定，并定期进行更新和整理。归档后的文书必需存放在经过防火、防潮、防蛀等安全措施的档案室内。第十一条文书的借阅和归还：借阅文书须填写借阅登记表，并经相关部门负责人批准签字。被借阅的文书必需妥当保管，严禁涂改、遗失或私自转借给他人。借阅期限不得超出30天，逾期需重新申请延期，并经相关部门审批。第十二条文书的销毁与报废：依照规定的保管期限，定期对无连续保管价值的文书进行清理、销毁或报废。销毁前需经过相关部门负责人审核，并出具销毁报告。对于涉及公司利益、风险掌控、法律诉讼等紧要文书，须依照法律法规的要求进行长期保管。第四章审查与监督第十三条公司内设立印章与文书管理监督委员会，由部门负责人和相关职能部门的负责人构成，负责企业内部印章与文书管理的监督与协调。第十四条监督委员会应定期对公司印章与文书管理情况进行检查和评估，并提出改进建议。第十五条监督委员会对印章使用、保管和管理进行抽查，并对文书的登录、归档、借阅和销毁进行抽查，发现问题及时矫正并报告公司领导。第五章附则第十六条本制度的解释权归公司全部，任何对本制度的修改必需经过公司领导的批准并发布通知。第十七条本制度自发布之日起实施，公司内的相关制度与本制度不符的，以本制度为准。第十八条本制度的内