公文写作基础知识

演讲人：日期：公文写作基础知识目录CONTENTS公文写作概述公文格式与规范常用公文类型及写作技巧公文语言风格及表达技巧公文审核与修改方法公文传输与档案管理01公文写作概述公文是行政机关、企事业单位、社会团体等组织在公务活动中形成和使用的、具有特定格式和规范的书面材料。公文定义公文根据其性质、作用、内容等可分为多种类型，如决议、决定、命令、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见等。公文分类公文定义与分类传达贯彻方针政策公文是传达贯彻党和国家方针政策、发布行政法规和规章的重要工具。处理公务事务公文是处理公务事务、实施管理措施、交流信息的重要手段。沟通协调关系公文具有沟通协调上下级、平级单位之间关系的作用，有助于推动工作顺利进行。凭证依据作用公文是记录组织活动、反映工作情况、处理问题、总结经验的重要凭证和依据。公文写作重要性公文写作基本原则合法性公文必须依法行文，遵守国家法律法规和方针政策，确保内容的合法性。实用性公文应注重实际效用，明确目的、对象和内容，力求简洁明了。规范性公文应遵循特定的格式和行文规则，确保结构严谨、条理清晰、语言得体。时效性公文应及时处理，确保信息的时效性，避免拖延和积压。02公文格式与规范采用国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm上白边为37mm，下白边为35mm，左白边为28mm，右白边为26mm公文首页应显示正文，不得出现页码，正文采用横排方式，从左至右排版公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差为±2mm公文用纸及版面要求公文用纸页面边距版面装订公文标题与正文写作规范公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号01020304正文开头公文正文开头应当用一段话说明公文缘起、依据或总体要求，并引出下文内容层次序数公文中的结构层次序数，应当依次使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，以体现层次关系语言表述公文应当使用规范、准确、简洁的语言，不得使用模糊、歧义或口语化的词语公文落款与用印规定公文落款应当位于正文之后，与正文之间空两行，并靠右缩进4字符落款位置公文落款应当包括发文机关署名和成文日期，成文日期应当使用阿拉伯数字，并右空4字符联合行文时，应当将所有发文机关署名排在同一行，并将印章一一对应加盖在发文机关署名下方落款内容公文应当加盖发文机关印章，印章应当与发文机关署名相对应，且不得压盖成文日期用印要求01020403特殊情况03常用公文类型及写作技巧公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，具有广泛的告知性和宣传性。通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，具有法规性和强制性。通知、通告与公告类公文报告、请示与批复类公文批复答复下级机关请示事项的公文，具有针对性和权威性。请示向上级机关请求指示、批准时使用的公文，具有请求性和期待性。报告向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的公文，具有陈述性和总结性。函不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文，具有平等性和沟通性。复函针对来函进行答复的公文，具有回复性和针对性。函与复函类公文记载、传达会议情况和议定事项的公文，具有纪实性和指导性。会议纪要经会议讨论通过的重要决策事项，对与会单位或人员具有约束力，具有决策性和权威性。决议会议纪要与决议类公文04公文语言风格及表达技巧公文写作中需准确使用专业术语和行业用语，确保表述的权威性、规范性和准确性。专业术语选用含义明确、准确表达概念的词汇，避免词义含糊、产生歧义。词汇选择对于使用较为生僻的专业术语，需在适当位置进行解释说明，以便读者理解。术语解释准确使用专业术语和行业用语010203公文语言要简洁有力，尽量用最少的文字表达最多的信息。简洁有力避免使用啰嗦、冗长的句式和词语，保持句子清晰明了。避免啰嗦表达意思要清晰明确，避免含糊不清、模棱两可的表述。明确表述简洁明了地表达意思，避免冗长和模糊适当使用比喻、排比等修辞手法，增强公文语言的表现力和感染力。比喻和排比适度修辞修辞效果运用修辞手法要适度，避免过度修饰和夸张，影响公文的严肃性。选用修辞手法时，要考虑其实际效果，确保达到增强表达、提高文采的目的。恰当运用修辞手法，提高文采05公文审核与修改方法审核公文内容是否符合政策法规审查公文内容与现行法规、政策是否一致确保公文内容符合国家法律、法规及相关政策的规定，避免出现违规、违法的情况。核查公文中的事实和数据是否准确对公文中的事实和数据进行核实，确保其真实性、准确性，避免因虚假信息带来的负面影响。审查公文中的措施是否切实可行对公文中的各项措施进行评估，确保其在实际操作中切实可行，能够得到有效执行。对照公文格式标准，检查公文的标题、主送单位、正文、附件等部分是否符合规范。检查公文格式是否符合规定确保公文中使用的字体、字号和排版符合规定，保证公文的整洁、美观。统一公文中的字体、字号和排版纠正公文中的标点符号错误，提高公文的严谨性。检查公文中的标点符号使用是否正确检查公文格式是否规范统一修改公文中的语言表述使用简洁、明了的语言表达公文内容，避免使用过于复杂或晦涩的词汇和句子。去掉公文中的冗余信息删除公文中无用的信息，使公文更加精炼、突出主题。调整公文的结构和逻辑根据公文内容，调整段落顺序，使公文结构更加清晰、逻辑更加严密。对公文进行润色，提高可读性06公文传输与档案管理公文传输方式及注意事项注意事项在传输前要对公文进行加密处理，选择合适的传输渠道和方式，确保公文安全送达。传输要求确保公文传输的准确性、时效性、完整性和保密性，避免信息丢失、篡改和泄露。公文传输方式可采用纸质文件、电子文件、传真、电子邮件等多种方式传输公文。公文归档要求包括正式公文、重要文件、会议纪要、报告、请示等，应当根据实际需要进行归档。归档范围归档流程公文归档应当按照一定的程序进行，包括收集、整理、分类、编号、装订等环节。公文归档应当齐全、完整、准确，反映公文的实际内容和处理情况。公文归档要求与流程档案保密档案应当严格保密，不得泄露给无关人员，确保