政府办会议管理制度

政府办会议管理制度政府办会议管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范政府办公室会议的组织、召开和管理工作，确保会议的效率、效果和秩序，加强会议决策的执行力，提高政府办公室工作的科学化、规范化水平。

第二条本制度适用于政府办公室所有会议，包括但不限于主任办公会议、专题协调会议、部门例会等。

第三条会议应遵循以下原则：

（一）务实高效。会议议题应具有针对性和必要性，会议组织应注重效率和效果，减少不必要和重复的会议。

（二）充分准备。会议召开前，应充分准备会议材料，明确会议目的、议题、议程和参会人员。

（三）广泛参与。鼓励各部门、各单位积极参与会议，充分发表意见和建议，共同为政府办公室工作出谋划策。

（四）民主决策。会议决策应充分听取各方意见，按照民主集中制原则进行。

（五）保密原则。会议内容和会议纪要应严格按照保密规定进行管理，防止泄露国家和工作机密。

第四条政府办公室设专人负责会议管理工作，包括会议筹备、组织、协调、记录、督办等环节。

第五条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门、各单位应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

一、会议议题的提出与审核

1.会议议题由各部门、各单位根据工作需要提出，议题应明确具体，具有决策性质或需协调解决的问题。

2.提出议题的部门需填写《会议议题申请表》，详细说明议题背景、目的、涉及范围及预期成果等内容，并提交给政府办公室会议管理人员。

3.会议管理人员负责对提交的议题进行审核，确保议题符合会议宗旨和原则，避免重复、无效议题。

4.审核通过的议题纳入会议议程，未通过审核的议题退回提出部门，并说明理由。

二、会议通知与筹备

1.会议管理人员根据审核通过的议题，制定会议议程，确定会议时间、地点，并向参会人员发出会议通知。

2.会议通知应包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员、会议准备要求等内容。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认，如有特殊情况无法参会，需提前向会议管理人员请假并说明原因。

4.会议管理人员负责会场布置、设备检查、资料准备等工作，确保会议顺利进行。

三、会议召开与组织

1.会议主持人按照会议议程主持本次会议，确保会议有序进行。

2.会议开始时，主持人应简要介绍会议主题、议程和参会人员，强调会议纪律和保密要求。

3.各议题提出部门按议程顺序汇报议题内容，阐述观点和需求。

4.参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议，共同协商解决问题。

5.会议主持人根据讨论情况，总结共识，形成会议决策。

四、会议记录与纪要

1.会议记录人员负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果等。

2.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，明确记录会议决策、任务分工、责任人和完成时限等。

3.会议纪要由会议主持人审核签字，并于会议结束后的一定时间内发送给参会人员，以便跟踪落实。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议管理人员应收集参会人员对会议效果、组织等方面的反馈意见，不断优化会议流程。

2.各部门、各单位应按照会议决策和任务分工，认真落实相关工作，并及时向会议管理人员反馈执行情况。

3.会议管理人员定期对会议决策的落实情况进行跟踪检查，确保会议决策得到有效执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要经会议主持人审核签字后，由会议管理人员在规定时间内通过邮件、公告等形式发布给所有参会人员及相关单位。

2.各部门、各单位负责人应确保会议纪要传达至每一位相关人员，确保全体人员了解会议决策内容和相关工作要求。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确的工作任务应分解到具体责任人和执行单位，明确完成时限和验收标准。

2.各责任人和执行单位应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，确保任务按时完成。

3.会议管理人员应建立任务跟踪表，对会议纪要中的任务进行跟踪管理，及时了解工作进展。

三、执行情况反馈与评估

1.各责任人和执行单位在任务执行过程中，应定期向会议管理人员反馈工作进展情况。

2.会议管理人员对反馈信息进行整理，评估任务执行情况，对存在的问题及时协调解决。

3.对于未按期完成或完成质量不高的任务，会议管理人员应督促相关责任人尽快整改，确保会议决策得到有效执行。

四、跟踪检查与问责机制

1.会议管理人员应定期对会议决策的落实情况进行跟踪检查，确保各项工作按计划推进。

2.对未按会议纪要执行或执行不力的部门和单位，会议管理人员可提出问责建议，按照相关规定进行处理。

3.政府办公室应建立长效问责机制，强化责任意识，确保会议决策的权威性和严肃性。

五、会议纪要归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，由会议管理人员负责整理、分类和保管。

2.会议纪要的归档和管理应严格遵守保密制度，确保信息安全。

3.会议纪要的归档和管理应便于查阅和利用，为政府办公室工作的持续改进提供参考。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订需提前向会议管理人员提交申请，填写《会议室预订申请表》，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议管理人员根据预订申请统筹安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.预订成功的部门或单位应按时使用会议室，如需取消或变更，需提前通知会议管理人员。

二、会议室设施与维护

1.会议管理人员负责检查和维护会议室设施，确保设备正常运行。

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，以满足不同会议需求。

3.使用会议室的部门或单位应爱护设施，如发现损坏，需及时报告会议管理人员。

三、会议室布置与清洁

1.会议管理人员负责会议室的布置工作，包括桌椅摆放、资料准备等。

2.会议室使用前后，使用部门或单位应保持会议室清洁，确保环境整洁。

3.会议结束后，使用部门或单位应将会议室恢复原状，并妥善处理废弃物。

四、会议室保密与安全

1.会议室应严格按照保密规定进行管理，会议内容、资料等不得泄露。

2.会议室使用期间，参会人员应遵守会议纪律，不得擅自录音、录像、拍照等。

3.会议管理人员应加强对会议室的安全检查，确保会议期间的安全。

五、会议室使用评价与改进

1.会议结束后，会议管理人员可向参会人员征求对会议室使用体验的反馈意见。

2.根据反馈意见，会议管理人员应不断优化会议室管理措施，提高会议室使用效率。

3.定期对会议室管理规定进行评估和修订，确保管理制度适应政府办公室的