招投标及合同管理组工作职责

招投标及合同管理组工作职责合同编号：__________甲方（单位名称）：[甲方单位名称]，地址：[甲方地址]，联系方式：[甲方联系方式]。乙方（单位名称）：[乙方单位名称]，地址：[乙方地址]，联系方式：[乙方联系方式]。鉴于甲方在[项目名称]项目中有相关需求，乙方具备提供相关服务或产品的能力，双方经友好协商，依据相关法律法规，达成如下协议：一、总则1.目的本合同的目的在于明确双方在招投标及合同管理相关工作中的权利和义务，保证招投标工作的公正、公平、公开进行，以及合同的有效签订、履行、管理和监督，保障双方的合法权益。2.适用范围本合同适用于双方在[项目名称]项目招投标及合同管理全过程，包括但不限于招标项目前期准备、招标信息发布、供应商筛选、开标、评标、定标、合同签订、履行、变更、风险管理、文档管理等各个环节。3.定义与解释在本合同中，“招投标文件”指与招标项目相关的所有文件，包括但不限于招标公告、招标文件、投标文件等；“合同文档”指与本合同相关的所有文件，包括但不限于合同正本、副本、补充协议、变更协议等；“供应商”指参与招标项目投标的单位或个人；“合同履行”指双方按照合同约定履行各自的义务，包括但不限于提供产品或服务、支付款项等。二、组织架构与人员职责1.组织架构双方应各自设立招投标及合同管理相关的组织架构，明确各部门或人员在招投标及合同管理工作中的职责和权限。2.招投标工作负责人职责（1）甲方招投标工作负责人应负责组织和协调甲方的招标项目前期准备工作，包括但不限于确定招标需求、编制招标预算等。（2）乙方招投标工作负责人应负责组织和协调乙方的投标工作，包括但不限于编制投标文件、确定投标报价等。3.合同管理工作负责人职责（1）甲方合同管理工作负责人应负责组织和协调甲方的合同签订、履行、变更、监督等工作，保证甲方按照合同约定履行义务。（2）乙方合同管理工作负责人应负责组织和协调乙方的合同签订、履行、变更、监督等工作，保证乙方按照合同约定履行义务。4.组员通用职责（1）双方组员应积极配合招投标工作负责人和合同管理工作负责人的工作，提供必要的支持和协助。（2）双方组员应遵守相关法律法规和本合同的约定，保守在招投标及合同管理工作中知悉的商业秘密。三、招投标工作流程管理1.招标项目前期准备（1）甲方应明确招标项目的需求，包括但不限于产品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间、交付地点等，并编制详细的招标需求说明书。（2）甲方应根据招标项目的需求和预算，确定招标方式，包括但不限于公开招标、邀请招标等。（3）甲方应按照相关法律法规的要求，办理招标项目的审批手续，取得必要的批准文件。2.招标信息发布与潜在供应商筛选（1）甲方应按照确定的招标方式，在规定的媒体上发布招标信息，招标信息应包括但不限于招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间等。（2）甲方应根据招标项目的需求和要求，对潜在供应商进行筛选，确定符合条件的潜在供应商名单。3.招标文件编制与审核（1）甲方应根据招标项目的需求和要求，编制招标文件，招标文件应包括但不限于招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格书等。（2）甲方应组织相关部门或人员对招标文件进行审核，保证招标文件的内容完整、准确、合法。4.开标、评标与定标工作组织（1）甲方应按照招标文件规定的时间和地点，组织开标工作，开标时应邀请所有投标人参加，并当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。（2）甲方应按照招标文件规定的评标办法，组织评标工作，评标工作应由评标委员会负责，评标委员会应由甲方代表和相关专家组成。（3）甲方应根据评标委员会的评标结果，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。四、合同签订流程管理1.合同签订前期准备（1）双方应在中标通知书发出后，尽快进行合同签订前期准备工作，包括但不限于确定合同条款、协商合同细节等。（2）双方应按照相关法律法规的要求，办理合同签订的审批手续，取得必要的批准文件。2.合同谈判组织与参与（1）双方应组织相关人员进行合同谈判，谈判内容应包括但不限于合同条款、价格、交付时间、交付地点等。（2）双方应在合同谈判中充分表达自己的意见和要求，尊重对方的意见和要求，寻求双方都能接受的解决方案。3.合同文本起草与审核（1）双方应根据合同谈判的结果，起草合同文本，合同文本应包括但不限于合同名称、合同编号、合同双方、合同条款、合同附件等。（2）双方应组织相关部门或人员对合同文本进行审核，保证合同文本的内容完整、准确、合法。4.合同签订与备案（1）双方应在合同文本审核通过后，按照规定的程序签订合同，合同签订应由双方的法定代表人或授权代表签字，并加盖双方的公章。（2）双方应按照相关法律法规的要求，将签订的合同进行备案，备案部门包括但不限于工商行政管理部门、行业主管部门等。五、招投标文件及合同文档管理1.招投标文件归档要求（1）双方应按照相关法律法规和本合同的约定，对招投标文件进行归档，归档的招投标文件应包括但不限于招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。（2）双方应建立招投标文件归档管理制度，明确招投标文件的归档范围、归档时间、归档方式、保管期限等。2.合同文档的建立与维护（1）双方应按照相关法律法规和本合同的约定，建立合同文档，合同文档应包括但不限于合同正本、副本、补充协议、变更协议等。（2）双方应建立合同文档管理制度，明确合同文档的建立、维护、查阅、使用等权限和流程。3.文档查阅与使用权限管理（1）双方应明确招投标文件和合同文档的查阅与使用权限，经过授权的人员才能查阅和使用相关文档。（2）双方应建立文档查阅与使用记录制度，对查阅和使用相关文档的人员、时间、内容等进行记录。六、风险管理与合规性1.招投标风险识别与防范（1）双方应在招投标过程中，识别可能存在的风险，包括但不限于法律法规风险、市场风险、技术风险、管理风险等。（2）双方应针对识别出的风险，采取相应的防范措施，包括但不限于完善招投标制度、加强市场调研、提高技术水平、加强管理等。2.合同风险评估与应对（1）双方应在合同签订前，对合同可能存在的风险进行评估，评估内容包括但不限于合同条款风险、履行风险、变更风险、违约风险等。（2）双方应针对评估出的风险，采取相应的应对措施，包括但不限于完善合同条款、加强合同履行监控、建立合同变更管理机制、明确违约责任等。3.法律法规遵循与合规审查（1）双方应遵守相关法律法规的要求，在招投标及合同管理工作中，不得从事违法违规行为。（2）双方应建立法律法规遵循与合规审查制度，定期对招投标及合同管理工作进行合规审查，保证工作的合法性和合规性。七、供应商管理与协作1.供应商信息收集与维护（1）甲方应建立供应商信息库，收集和维护供应商的基本信息，包括但不限于供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等。（2）甲方应定期对供应商信息库进行更新，保证供应商信息的准确性和完整性。2.供应商评估与考核（1）甲方应建立供应商评估与考核制度，定期对供应商进行评估和考核，评估和考核内容包括但不限于供应商的产品或服务质量、价格、交货期、售后服务等。（2）甲方应根据供应商评估与考核的结果，对供应商进行分类管理，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行淘汰。3.与供应商在招投标及合同履行中的协作（1）双方应在招投标及合同履行过程中，与供应商保持良好的协作关系，及时沟通和解决问题。（2）双方应按照合同约定，对供应商的产品或服务进行验收，保证供应商提供的产品或服务符合合同要求。八、合同履行监督与跟踪1.合同履行监控机制（1）双方应建立合同履行监控机制，定期对合同履行情况进行监控，监控内容包括但不限于合同履行进度、质量、费用等。（2）双方应指定专人负责合同履行监控工作，及时发觉和解决合同履行过程中存在的问题。2.履行进度跟踪与报告（1）乙方应按照合同约定，定期向甲方报告合同履行进度，报告内容应包括但不限于已完成的工作内容、未完成的工作内容、预计完成时间等。（2）甲方应根据乙方的报告，对合同履行进度进行评估，如发觉合同履行进度滞后，应及时要求乙方采取措施加快进度。3.合同变更管理（1）双方应建立合同变更管理机制，明确合同变更的条件、程序、责任等。（2）如因不可抗力或其他原因需要变更合同，双方应协商一致，并签订合同变更协议。九、内部沟通与协调1.与其他部门的信息共享（1）双方应建立内部信息共享机制，及时将招投标及合同管理工作中的相关信息与其他部门共享，保证各部门之间的信息畅通。（2）双方应明确信息共享的内容、方式、时间等，保证信息共享的有效性和及时性。2.工作协调与问题解决机制（1）双方应建立工作协调与问题解决机制，及时协调和解决招投标及合同管理工作中存在的问题。（2）双方应明确工作协调与问题解决的程序、责任等，保证工作协调与问题解决的有效性和及时性。十、培训与能力提升1.内部培训计划与组织（1）双方应制定内部培训计划，定期对员工进行招投标及合同管理方面的培训，提高员工的业务水平和综合素质。（2）双方应明确培训的内容、方式、时间、参加人员等，保证培训的有效性和针对性。2.人员专业技能提升措施（1）双方应鼓励员工参加相关的职业资格考试，取得相应的职业资格证书，提高员工的专业技能。（2）双方应建立员工激励机制，对在招投标及合同管理工作中表现优秀的员工给予奖励，激发员工的工作积极性和创造性。十一、附则1.修订与解释权本合同的修订与解释权归双方共同所有，任何一方如需修订本合同，应提前通知对方，并经双方协商一