公司合同管理规定

公司合同管理规定TOC\o"1-2"\h\u31786第一章合同管理总则 1119861.1合同管理目的 16091.2适用范围 1185121.3合同管理原则 227424第二章合同的签订 2167712.1合同签订的流程 2276062.2合同签订的审批 226269第三章合同的履行 3170173.1合同履行的监督 3240663.2合同履行的变更 3769第四章合同的归档 3241644.1合同归档的要求 365374.2合同归档的流程 415069第五章合同的查询与借阅 4282955.1合同查询的规定 473675.2合同借阅的流程 417855第六章合同的纠纷处理 5167346.1纠纷处理的原则 5301746.2纠纷处理的流程 5371第七章合同的保密管理 5178907.1保密责任的规定 5234837.2违反保密的处理 626290第八章附则 6159908.1解释权与修订权 6293398.2生效日期 6第一章合同管理总则1.1合同管理目的合同管理的目的在于规范公司合同的签订、履行、归档、查询、借阅、纠纷处理及保密管理等各项活动，保证公司的合法权益得到有效保障，提高公司的经济效益和市场竞争力。通过科学的合同管理，公司能够更好地防范合同风险，避免潜在的法律纠纷，同时提高合同执行的效率和质量，促进公司的健康发展。1.2适用范围本规定适用于公司及所属各单位对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。凡涉及公司经济活动的合同，均应按照本规定进行管理。同时本规定也适用于公司内部的各类合同，如劳动合同、内部承包合同等。1.3合同管理原则合同管理应遵循以下原则：（1）合法性原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须符合国家法律法规和政策的规定，不得违反法律法规的强制性规定。（2）平等自愿原则：合同当事人在法律地位上是平等的，应遵循自愿、公平、等价有偿、诚实信用的原则，协商确定合同的内容和条款。（3）风险防范原则：在合同管理过程中，应充分考虑可能出现的风险，采取有效的防范措施，降低合同风险。（4）全过程管理原则：合同管理应贯穿于合同的签订、履行、归档、查询、借阅、纠纷处理及保密管理等全过程，保证合同管理的连续性和有效性。第二章合同的签订2.1合同签订的流程（1）合同发起：业务部门根据实际业务需求，起草合同文本，并填写《合同审批表》，详细说明合同的背景、目的、主要条款等内容。（2）合同审核：合同文本及《合同审批表》依次提交相关部门进行审核，包括法务部门、财务部门、业务主管部门等。各审核部门应在规定的时间内提出审核意见，如有需要，可要求业务部门进行修改和完善。（3）合同审批：经过审核的合同文本及《合同审批表》提交公司领导进行审批。公司领导根据审核意见和公司的实际情况，决定是否批准签订合同。（4）合同签订：经公司领导批准签订的合同，由法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同时应保证合同文本的内容与审批通过的内容一致，同时加盖公司公章或合同专用章。2.2合同签订的审批（1）审批权限：根据合同的金额、性质和重要程度，确定不同的审批权限。一般情况下，小额合同由业务部门负责人审批，大额合同或重要合同由公司领导审批。（2）审批内容：审批人员应重点审查合同的合法性、完整性、可行性和风险性。具体包括合同主体的资格和资质、合同条款的合理性和完整性、合同履行的可行性和风险性等内容。（3）审批意见：审批人员应在《合同审批表》上明确签署审批意见，包括同意签订、不同意签订或需要修改后签订等。对于不同意签订或需要修改后签订的合同，审批人员应说明具体原因和修改意见。第三章合同的履行3.1合同履行的监督（1）合同履行责任人：合同签订后，业务部门应指定专人负责合同的履行，并对合同履行的全过程进行跟踪和监督。（2）监督内容：合同履行责任人应定期检查合同的履行情况，包括对方当事人是否按照合同约定履行义务、合同履行过程中是否存在问题和风险等。如发觉问题，应及时采取措施加以解决。（3）监督报告：合同履行责任人应定期向业务部门负责人和公司领导报告合同履行情况，包括合同履行的进度、存在的问题和解决措施等。对于重大问题，应及时提交专题报告，供公司领导决策参考。3.2合同履行的变更（1）变更条件：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要对合同的内容进行变更的，应符合以下条件：一是变更的内容必须是合同当事人协商一致的结果；二是变更的内容必须符合法律法规的规定；三是变更的内容必须是可行的，不会对合同的履行造成不利影响。（2）变更流程：合同变更应由业务部门提出变更申请，填写《合同变更审批表》，详细说明变更的原因、内容和影响等。变更申请依次提交相关部门进行审核，经公司领导批准后，方可进行合同变更。变更后的合同应及时送达对方当事人，并要求对方当事人签字确认。第四章合同的归档4.1合同归档的要求（1）完整性：归档的合同文件应包括合同文本、合同审批表、合同履行过程中的相关文件（如付款凭证、验收报告等）、合同变更文件等，保证合同文件的完整性。（2）准确性：归档的合同文件应内容准确、清晰，无涂改、伪造等情况。合同文件的编号、日期、签字、盖章等应符合规定要求。（3）规范性：归档的合同文件应按照规定的分类标准进行分类整理，编号归档，便于查询和管理。合同文件的装订应整齐、牢固，符合档案管理的要求。4.2合同归档的流程（1）收集整理：合同履行完毕后，业务部门应及时将合同文件进行收集整理，保证文件的完整性和准确性。（2）移交归档：业务部门将整理好的合同文件移交公司档案管理部门进行归档。档案管理部门应按照规定的流程进行接收、登记和归档。（3）保管利用：档案管理部门应妥善保管归档的合同文件，保证文件的安全和完整。同时应建立健全合同文件的查询和借阅制度，为公司的经营管理提供服务。第五章合同的查询与借阅5.1合同查询的规定（1）查询权限：公司内部人员因工作需要查询合同的，应填写《合同查询申请表》，经部门负责人批准后，方可进行查询。查询人员应在规定的范围内查询合同，不得超越权限查询无关合同。（2）查询方式：查询人员可以通过公司档案管理系统进行查询，也可以到档案管理部门进行现场查询。档案管理部门应根据查询人员的需求，提供相应的查询服务。（3）查询记录：查询人员在查询合同后，应在《合同查询登记表》上进行登记，记录查询的时间、人员、合同编号、查询内容等信息。5.2合同借阅的流程（1）借阅申请：公司内部人员因工作需要借阅合同的，应填写《合同借阅申请表》，详细说明借阅的原因、期限等内容，并经部门负责人批准。（2）借阅审批：《合同借阅申请表》依次提交相关部门进行审批，包括法务部门、档案管理部门等。审批人员应根据借阅人员的需求和合同的重要程度，决定是否批准借阅。（3）借阅登记：经批准借阅的合同，借阅人员应到档案管理部门办理借阅登记手续，领取合同文件。档案管理部门应在《合同借阅登记表》上进行登记，记录借阅的时间、人员、合同编号、借阅期限等信息。（4）借阅归还：借阅人员应在规定的期限内归还合同文件。归还时，档案管理部门应进行检查，保证合同文件的完整性和准确性。如发觉合同文件有损坏或丢失的，应及时追究借阅人员的责任。第六章合同的纠纷处理6.1纠纷处理的原则（1）及时处理原则：一旦发觉合同纠纷，应及时采取措施进行处理，避免纠纷的扩大和恶化。（2）合法合规原则：纠纷处理应依据国家法律法规和合同约定进行，保证处理结果的合法性和公正性。（3）协商解决原则：在纠纷处理过程中，应首先尝试通过协商的方式解决纠纷，争取达成双方都能接受的解决方案。（4）维护公司利益原则：纠纷处理应以维护公司的合法权益为出发点，最大限度地减少公司的损失。6.2纠纷处理的流程（1）纠纷报告：当发生合同纠纷时，业务部门应及时向公司领导报告纠纷的情况，包括纠纷的起因、经过、涉及的金额、对方当事人的态度等。（2）纠纷评估：公司领导组织相关部门对纠纷进行评估，分析纠纷的性质、影响和可能的结果，制定相应的处理方案。（3）纠纷处理：根据处理方案，公司可以采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在处理纠纷过程中，应注意收集和保存相关证据，为纠纷的解决提供有力支持。（4）纠纷总结：纠纷处理完毕后，公司应及时对纠纷进行总结，分析纠纷产生的原因和教训，提出改进措施，避免类似纠纷的再次发生。第七章合同的保密管理7.1保密责任的规定（1）公司全体员工都有保守合同秘密的义务，不得泄露合同的内容和相关信息。（2）接触合同的人员应严格遵守保密规定，不得将合同内容透露给无关人员。（3）对于涉及公司商业秘密和技术秘密的合同，应采取更加严格的保密措施，保证秘密信息的安全。7.2违反保密的处理（1）对