基于大数据技术优化高校档案利用服务工作探究

摘要：基于大数据的高校档案利用服务工作是高校档案管理工作中的重要内容，它为档案检索、查阅、调取、转移、研究等提供服务。因此高校要及时采集档案信息，并不断地完善档案内容、挖掘档案资源、提供可靠的研究资料、提高档案利用服务质量，为有效利用档案资源提供方便，提升档案资料的使用效率。关键词：大数据技术；高校档案利用服务；数据挖掘在数字化时代，传统的档案管理方式已经无法满足信息化发展要求和不断变化的信息服务要求。如何做好高校档案管理工作，为高校各项建设提供服务和可靠的信息保障，是档案管理工作必须面对并需要解决的问题。因此将大数据技术引入档案管理系统工作中已经成为一条创新和优化档案管理工作的重要途径，它能够使高校档案信息管理更加科学、高效、准确，提高服务质量与水平。一、高校档案信息资源及服务平台教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》提出，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。因此各高校普遍将大数据技术应用于档案管理工作中，提供基于大数据技术的信息资源、服务平台等，为社会提供服务。（一）档案信息资源根据《高等学校档案管理办法》第十五条，我国高校档案文件材料有11类。一是党群类，主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要，各党群部门的工作计划、总结，上级机关与学校关于党群管理的文件材料；二是行政类，主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要，上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；三是学生类，主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等；四是教学类，主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；五是科研类；六是基本建设类；七是仪器设备类；八是产品生产类，主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；九是出版物类，主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；十是外事类，主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料，学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料，学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料，学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；十一是财会类。这些文件材料构成了高校档案信息资源的主要内容，也是高校档案服务体系的基础。对高校档案管理来说，除了要管理好常规的个人档案信息，还要管理好学校的学术资料、教职员工的材料、科学研究数据等多种类型的信息。其中，教师的科研成果数据是重要组成部分，是一个非常有价值的信息源。因此，高校要挖掘、开发和利用好这些信息资源，推动高等教育发展。（二）档案利用服务平台档案工作除了采集、保管、挖掘档案资料，还要为社会提供档案利用服务，以便单位或个人了解某些方面的历史资料。档案资料是真实的原始记录，它能比较准确地反映各个时期个人、集体等的历史事实。就高校的档案来说，它保存了所有在校学习、工作过的个人历史资料及其转移记录，学校各单位（包括临时机构）的历史资料及其转移记录，是高校的历史资料库，贮藏无数的珍宝，是研究高校的有力实证资料。因此高校档案管理工作要面对各种需要，提供档案利用服务。在大数据时代，传统的档案服务已经无法满足社会需要，各高校也都不同程度地建立基于大数据的档案利用服务平台——电子档案服务平台。对外来说，电子档案服务平台主要是为公共提供服务的两个窗口——采集平台和输出平台。采集平台主要用于采集个人、单位等档案资料，输出平台主要提供检索、查询、提取档案资料等服务。输出平台分为个人档案输出平台和公共信息档案输出平台；个人档案输出平台为人员调动、组织调查等提供服务，公共信息档案输出平台主要提供档案挖掘资源，为研究提供服务，这是非常珍贵的资料。采集平台有两方面内容，一是对原有的纸质档案资料进行整理，并将之转换为电子信息；二是对新的档案资料进行采集，在这个环节纸质采集和电子采集同步进行。输出平台也有两方面内容，一是提供电子档案资料，二是提供纸质档案资料。无论是采集平台还是输出平台，都要严格按照我国高校档案文件材料的11种类型进行分类。在大数据时代，如何利用好互联网和信息技术来提升档案资源利用效率和服务水平已成为档案管理工作者需要研究的重要课题之一，因此打造安全、高效、便捷的服务平台至关重要。二、当前档案服务工作情况（一）档案信息采集量大长期以来，档案管理工作的复杂性和繁重性是困扰高校档案管理与服务工作的问题。随着高校规模的扩大和信息量的增加，档案管理工作愈发复杂和繁重。高校档案涵盖广泛的领域和内容，包括学术研究成果、学生档案、教职工档案、行政管理文件等各种类型的档案。这些档案需要按照一定的规范和流程进行收集、整理、存储和维护等，要求档案管理人员具备广泛的知识和专业技能。高校每年产生大量的文件和数据，包括高校管理、教研课题、学生的入学申请、成绩单、教职工的合同和薪酬信息等。这些文件和数据需要及时归档、整理和存储，以确保其安全和可检索性，这对档案管理人员的工作效率和精确性提出了更高要求。此外，档案管理工作还涉及档案信息的更新和变更。随着时间的推移，档案信息会发生变动，例如学生的个人信息更新、教职工的职务变动等。档案管理工作需要及时跟踪和更新这些变动，保证档案信息的准确性和完整性。可见，档案采集量很大，需要处理的文件和数据很多。（二）档案信息安全性要求更高在大数据时代，电子信息技术高度发展，电子信息采集触角无孔不入，一些好奇者或别有用心的人利用电子信息技术手段侵入高校电子档案系统，窃取档案资料，尤其是科技人员的个人档案资料和研究资料、单位的保密资料等，而且这种窃取方式非常隐私，且不留痕迹，这对电子档案的保密与安全工作提出更高的要求。与此同时，高校档案管理系统也要跟上新技术的发展而更新，要根据法律法规和标准进行相应的调整，以提升档案管理的效率和质量。在调整过程中，稍有不慎就会出现意想不到的信息安全问题，给档案管理工作带来危险。因此高校档案管理部门在采集、存储、转移（传输）、保管、调取、输出以及系统维护和升级等过程中都要高度重视安全性和保密性，以确保档案信息安全。（三）档案资源利用率大幅度提升档案管理电子化之后，高校也从传统纸质档案利用服务方式向电子档案利用服务方式转变，从而使人们能更容易地查阅档案资料，因此档案资源的利用率大幅提升。研究者调查发现，有志于研究、开发、转化高校研究成果的社会团体、经济单位、个人都想及时了解最新的研究动态和成果开发、转化情况，希望档案利用服务平台能及时提供最新信息，以便他们从中选择自己感兴趣的项目。近年来，这方面的档案资源利用率大幅度提升，也催生了许多科研转化成果。比如，新能源的许多产品是通过高校档案利用服务平台提供科学研究成果之后，由企业技术工程师进一步开发转化而成的；许多电子信息应用技术也是通过高校档案利用服务平台得到理论研究成果之后，由应用专业技术人员转化而来的。还有，高校人才引进工作，除了通过专业领域了解专业人才动态，还会从高校档案利用服务平台了解某个领域的人才情况，从而有目的地引进专业人才。此外，在大数据时代，每年的毕业季，用人单位都对学生档案的调取、审阅、转移等提出了更高的要求，希望高校能通过电子通道提供学生个人档案，学生也希望高校能高效、迅速地帮助他们转移个人档案到接收单位。随着改革开放不断深入，社会管理体系也发生了重大变化，人员流动速度与数量逐年增大、科技研究领域不断拓展、科学研究成果不断增多，人才集中地的高校的档案资源利用率将极大提高。因此高校档案管理工作者需要不断深入采集、挖掘这些信息资源，使其成为推动高等教育发展和科技发展的强大支柱，成为社会发展的推动力。三、基于大数据技术优化高校档案利用服务工作（一）提高档案资源利用率档案资源利用率的大幅度提升是大数据时代高校档案管理工作面临的一大挑战，高校档案管理工作团队应正视这种挑战，加强档案资源的采集力度和挖掘力度，提供越来越多、越来越完善的档案资源。第一，采集档案信息。目前我国大部分高校已建立了数据网络收集体系，形成了较为完善的数据分析机制，并针对数据来源的多元性搭建多通道的数据收集系统，以实现全方位采集。高校档案信息管理工作者要充分利用大数据分析工具对各种数据进行采集、分析、处理，不断完善各种信息。一是单位信息。采集教科研信息、学校管理信息、教职工流动信息等，通过网络爬虫技术从学校的官方网站、学术资料库和学校的社交媒体平台提取动态数据，完善科研、学术档案和管理信息等。二是学生个人信息。通过学校的内部系统，比如学生信息管理系统、教务系统等采集学生数据并进行整合，完善学生个人档案信息。三是教职工个人信息。通过学校信息平台，采集教职工的动态信息，比如，获奖信息、绩效信息、教学信息、科研信息、学术成果信息等。第二，挖掘档案资源。数据挖掘是一种重要的手段，能有效地从大量数据中挖掘出有价值的信息。高校档案工作者要利用数据挖掘技术深入挖掘档案资源，对档案资源进行分类管理，并提供到服务平台上，方便有关人员提取、查阅、利用等。档案挖掘的资源主要有两种，一是从学校组织机构、管理服务、学术成果以及重要历史人物、有较大影响力的科技人员和教学人员、出版物等挖掘本校保存的历史档案资料；二是根据学校的发展动态，挖掘并整合学校当下的档案信息，比如学校管理资料、教师交流信息、最新科学研究成果信息、获得的各种荣誉信息、学术交流活动信息、各种竞赛信息、学生重要活动信息以及其他具有历史意义或具有特别意义的信息。档案工作者要积极而有效地采集、挖掘档案资源，多渠道、多途径推动档案资源的多元化利用。比如，将档案资源与教学、科研和学术服务相结合，开展多种形式的活动，组织档案展览、举办学术研讨会、支持学术出版等，充分发挥档案资源在学术研究和教学实践中的作用，提升档案资源的使用价值和利用率。（二）改变档案利用的服务方式基于大数据技术，高校档案工作要将传统的检索与纸质服务方式和现代电子数字检索与服务方式相结合，提供多渠道、多途径的服务方式，满足人们对档案资源的多样化、个性化需求。一是继续提供传统的检索与纸质服务方式。当前，人们虽然越来越少使用纸质读物，但是纸质档案却有它独特的历史价值，它保持档案的原始状态、历史原貌，让人感觉更真实。特别是那些年代久远的档案，研究者更喜欢在原始的纸质档案中寻找历史的踪迹，希望能从历史的蛛丝马迹中找到有价值的东西。因此还要继续提供传统的检索方式，提供纸质服务方式。在将纸质档案转化为电子档案的过程中，由于档案工作者的理解或认识上的差异，有的会把“不重要”或“无意义”的细节漏掉，因此继续提供传统的服务方式对研究者是一种莫大的帮助。二是提供数字化服务方式。目前，高校档案管理系统大都装配电子信息系统，并逐步将纸质档案转化为电子档案，以便存储、保管、检索、提取和传输等。档案工作者要不断探索更高效的信息获取渠道和途径，充分利用在线查询平台、移动应用平台等，更高效地为用户提供服务。电子服务平台是电子档案信息服务的核心基础，它涉及信息存储、检索、查阅和传输的各个环节，能方便地为用户提供咨询、检索、提取、查阅、下载、转移等服务。电子档案是经过档案工作人员整理、分类后的电子信息资料，它分类更科学、更细化，能够更加精准地提供用户需要的内容，也能够基于大数据根据用户的模糊检索方式提供更加全面的档案资料，提高检索和查阅效率。因此档案工作者要充分利用好互联网和信息技术，使档案资源利用服务发挥更大的作用。在日常服务中，高校档案管理部门除了提供传统的纸质档案资源服务，还要不断打造、升级电子服务平台，为用户提供高效、安全、便捷的多样化、个性化的数字化服务。（三）加强档案信息化安全管控服务在信息化环境下，加强档案信息化安全管控是确保高校档案管理安全的重要举措。在大数据时代，档案信息的安全性和保密性受到很大挑战。电子信息技术在发展的过程中，也会衍生一些不利因素。一些心术不正或别有用心的人利用电子信息技术侵入档案管理系统，或侵入电子信息传输通道，窃取重要的档案资料，比如重要的科研人员的个人资料、未公开的科研成果、不宜公开的历史资料、个人隐私等，因此档案工作者要加强档案信息安全管理，为用户提供安全、可靠的档案信息资源。第一，加强档案馆内部的信息服务安全。一是严格遵守档案管理规定，按照档案查阅、调取、转移等的申请程序开展服务工作，认真查验用户身份，了解查阅目的，做好登记，严防档案被带出；二是妥善保管档案资料，特别是严格保密的档案资料，严格按照程序提取、复制等，严防档案资料泄漏和损坏；三是注意档案资料在查阅、复制等过程中的信息安全。第二，加强档案转移过程中的服务安全。在档案转移过程中，无论是纸质档案资料转移还是电子档案资料转移都存在比较大的安全风险，稍有不慎就会出现泄漏、散失等安全问题。特别是电子资料转移，因为它是通过电子通道传输，所以容易受到电子攻击，而且它是用看不见摸不着的方式攻击，泄漏了也不容易发现，因此使用电子工具，如硬盘、U盘等转移档案资料时，要采取加密方式和专人转移方式，避免在转移过