公司保密工作与档案管理规定

公司保密工作与档案管理规定TOC\o"1-2"\h\u28648第一章总则 146881.1目的与依据 135721.2适用范围 2278761.3保密原则 211054第二章保密组织机构与职责 2115032.1保密组织机构设置 2184282.2保密组织机构职责 2213322.3各部门保密职责 29090第三章保密范围与密级确定 213513.1保密范围 2118353.2密级确定 3146033.3密级变更 330277第四章保密措施 365304.1涉密人员管理 38274.2涉密载体管理 3243744.3保密区域管理 31411第五章档案管理 448145.1档案分类与编号 475575.2档案归档与保管 430835.3档案利用与借阅 424870第六章保密与档案监督检查 4229746.1监督检查内容 4149626.2监督检查方式 4251706.3问题处理与整改 520585第七章保密与档案违规处理 5189247.1违规行为界定 5295027.2处罚措施 5210297.3责任追究 53983第八章附则 5186608.1解释权 521428.2施行日期 517808.3其他规定 5第一章总则1.1目的与依据为加强公司的保密工作和档案管理，保证公司的商业秘密和各类档案的安全，根据国家相关法律法规和公司的实际情况，特制定本规定。1.2适用范围本规定适用于公司全体员工、临时工、实习生以及与公司有业务往来的外部人员。涉及公司的各类文件、资料、档案、信息等的保密和管理工作，均应遵循本规定。1.3保密原则公司的保密工作遵循以下原则：严格管理、保证安全、突出重点、便利工作。公司对各类秘密信息进行分类管理，根据不同的密级采取相应的保密措施。同时公司鼓励员工积极参与保密工作，提高保密意识，自觉遵守保密规定。第二章保密组织机构与职责2.1保密组织机构设置公司设立保密工作领导小组，作为公司保密工作的领导机构。领导小组由公司高层领导、各部门负责人组成。同时各部门设立保密工作小组，负责本部门的保密工作。2.2保密组织机构职责保密工作领导小组的职责包括：制定和完善公司的保密制度和措施；审查和确定公司的保密范围和密级；监督和检查公司的保密工作执行情况；处理公司的保密和纠纷等。各部门保密工作小组的职责包括：落实公司的保密制度和措施；对本部门的涉密人员、涉密载体和保密区域进行管理；定期向保密工作领导小组报告本部门的保密工作情况等。2.3各部门保密职责各部门应根据公司的保密要求，结合本部门的工作实际，制定本部门的保密工作细则。具体职责包括：对本部门的员工进行保密教育和培训；管理本部门的涉密文件和资料；对本部门的工作场所进行保密检查等。同时各部门应加强协作，共同做好公司的保密工作。第三章保密范围与密级确定3.1保密范围公司的保密范围包括但不限于：公司的商业秘密、技术秘密、经营管理信息、客户信息、财务信息等。商业秘密包括公司的市场策略、销售计划、产品研发信息等；技术秘密包括公司的专利技术、专有技术、技术文档等；经营管理信息包括公司的管理制度、流程文件、决策信息等；客户信息包括客户的名单、联系方式、交易记录等；财务信息包括公司的财务报表、预算方案、成本核算等。3.2密级确定公司的秘密信息根据其重要性和泄露后可能造成的损害程度，分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级信息是指最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害；机密级信息是指重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害；秘密级信息是指一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。密级的确定由保密工作领导小组根据相关标准和程序进行。3.3密级变更当公司的秘密信息的重要性或泄露后可能造成的损害程度发生变化时，应及时进行密级变更。密级变更由原确定密级的部门提出申请，经保密工作领导小组审查批准后进行。第四章保密措施4.1涉密人员管理公司对涉密人员进行分类管理，根据其接触的秘密信息的密级和范围，分为核心涉密人员、重要涉密人员和一般涉密人员。对涉密人员进行资格审查和背景调查，签订保密协议，明确其保密义务和责任。定期对涉密人员进行保密教育和培训，提高其保密意识和技能。对涉密人员的离职进行严格管理，办理离职手续时，应进行保密审查，收回其持有的涉密载体，保证公司的秘密信息不被泄露。4.2涉密载体管理对涉密载体进行分类管理，包括纸质文件、电子文件、光盘、磁带等。对涉密载体的制作、收发、传递、使用、保管、销毁等环节进行严格控制，保证涉密载体的安全。涉密载体的制作应在指定的场所进行，标明密级和编号，并按照规定进行审批。涉密载体的收发、传递应通过机要渠道或专人传递，严禁通过普通邮件或传真传递。涉密载体的使用应在规定的场所进行，使用后及时归还。涉密载体的保管应存放在专用的保密柜中，由专人负责管理。涉密载体的销毁应按照规定进行，由专人监督，保证涉密信息不被泄露。4.3保密区域管理公司划定保密区域，包括办公室、实验室、机房、档案室等。对保密区域进行严格管理，设置门禁系统、监控系统等安全设施，限制无关人员进入。在保密区域内，严禁使用无线通信设备、拍照、录像等行为。对进入保密区域的人员进行登记和审查，携带的物品进行检查，保证保密区域的安全。第五章档案管理5.1档案分类与编号公司的档案按照其内容和性质，分为行政管理档案、经营管理档案、技术档案、财务档案、人事档案等。对各类档案进行分类编号，建立档案目录，便于查询和管理。档案编号应具有唯一性和可识别性，采用统一的编码规则进行编制。5.2档案归档与保管公司的各类文件、资料、记录等应及时归档，保证档案的完整性和准确性。档案归档应按照规定的程序进行，经过审核和审批后，移交档案室进行保管。档案室应具备良好的保管条件，防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。档案的保管应按照档案的密级和重要性进行分类存放，定期进行检查和维护，保证档案的安全。5.3档案利用与借阅公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定的场所进行，严禁擅自复制、摘抄档案内容。公司外部人员查阅档案时，需经公司领导批准，并在档案管理人员的陪同下进行。档案的借阅应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人应妥善保管档案，不得转借、损坏、丢失档案。第六章保密与档案监督检查6.1监督检查内容监督检查的内容包括：保密制度和档案管理制度的执行情况；涉密人员、涉密载体和保密区域的管理情况；档案的归档、保管和利用情况等。检查是否存在违反保密和档案管理规定的行为，以及保密和档案管理工作中存在的问题和隐患。6.2监督检查方式监督检查采取定期检查和不定期抽查相结合的方式。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况进行。检查可以通过现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行。对检查中发觉的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。6.3问题处理与整改对监督检查中发觉的问题，应根据问题的性质和严重程度，采取相应的处理措施。对于轻微的违规行为，给予批评教育和警告；对于严重的违规行为，按照公司的规定进行处罚。同时要求相关部门和人员制定整改措施，限期整改。整改完成后，应进行复查，保证问题得到彻底解决。第七章保密与档案违规处理7.1违规行为界定违反公司保密和档案管理规定的行为，包括但不限于：泄露公司秘密信息；擅自复制、摘抄、销毁涉密载体；未按规定进行档案归档、保管和利用；违反涉密人员管理规定等。7.2处罚措施对违反保密和档案管理规定的行为，根据其情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括：警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等。同时对给公司造成经济损失的，应要求其赔偿相应的损失；对构成犯罪的，依法追究其刑事责任。7.3责任追究对违反保密和档案管理规定的