食品采购索证索票进货查验记录管理制度

食品采购索证索票进货查验记录管理制度第一章总则第一条宗旨本管理制度旨在规范公司食品采购过程中的索证索票、进货查验和记录管理，确保采购食品的合法性、规范性和安全性。第二条适用范围本管理制度适用于公司全部的食品采购活动，包含食品原材料、食品半产品和产品的采购。第三条定义索证索票：指在采购过程中，向供应商索取各类证照、票据或相应的批准文件，以核实其合法性。进货查验：指对进货的食品进行质量和数量的检查，确保符合公司的要求。食品原材料：指用于食品生产加工的各类原材料子，包含但不限于谷物、肉类、蔬菜、调味品等。食品半产品：指进一步加工处理后可成为最终食品产品的半产品，包含但不限于酱料、面粉、调味剂等。食品产品：指经过全部生产加工过程后的最终食品产品。第二章索证索票管理第四条供应商备案公司食品采购部门在选定供应商前，应对其进行严格的备案审查。供应商备案程序包含但不限于以下内容：供应商法人资格证明；供应商经营许可证或相关行业资质证书；供应商食品生产许可证或相关产品检验合格证明；供应商采购和供应链管理制度；其他相关行业要求的证照或文件。第五条采购合同与供应商签订采购合同前，食品采购部门应核实以下内容：供应商的法人身份和经营许可证号；采购货物的品名、规格、数量、质量标准等；交货时间、地方和方式；价格、付款方式及结算期限；合同履行期限和违约责任；其他双方商定事项。第六条索证索票要求在与供应商签订采购合同前，食品采购部门应向供应商索要以下证照、票据或批准文件：供应商的营业执照副本；供应商的法人身份证；供应商的食品生产许可证或相关产品检验合格证明；供应商的税务登记证和组织机构代码证；供应商的质量管理体系认证证书。第七条证照存档食品采购部门应将供应商供应的证照、票据或批准文件进行归档存储，并依照时间次序编制档案。档案应包含供应商名称、证照类型、证照编号、有效期等相关信息。第三章进货查验管理第八条进货查验程序食品采购部门接收到供应商交付的食品后，应依照以下程序进行进货查验：验收食品的外包装是否完好无损；核对食品的品名、规格、数量与采购合同是否全都；检查食品的生产日期、保质期是否符合要求；检查食品的质量标准是否合格。第九条进货查验记录进货查验过程中，食品采购部门应编制进货查验记录，记录以下内容：供应商名称、联系人及联系方式；进货日期、数量、金额；食品的品名、规格、生产日期、保质期、质量标准等信息；进货查验的结果和评价。第十条异常处理在进货查验过程中，如发现食品不符合质量标准或有其他异常情况，食品采购部门应立刻采取以下措施：将不合格食品短时间隔离存放；向供应商提出问题，并要求解决或退换货；确保公司的权益不受损害。第四章记录管理第十一条进货记录食品采购部门应对全部的进货查验记录进行归档存储，并依照时间次序编制档案。进货记录应包含供应商名称、进货日期、进货数量、进货金额、食品的品名、规格及进货查验结果等信息。第十二条报表统计食品采购部门应定期汇总各类食品进货数据，编制采购报表，并上报给上级管理部门。采购报表应包含供应商统计、品类统计、金额统计等相关数据。第十三条监督检查公司内部审计部门应定期对食品采购过程中的索证索票、进货查验和记录管理进行监督检查，发现问题及时提出整改看法和建议。监督检查结果应形成书面报告，定期向公司高层汇报，并督促相关部门及时整改。第五章附则第十四条自查自纠各部门应定期对自身食品采购的索证索票、进货查验和记录管理进行自查自纠，发现问题及时采取矫正措施，并报告上级管理部门。第十五条违反处理对于违反本管理制度的行为，将依据公司相关规定进行严厉处理，包含但不限于责令整改、停止供货、停止合作等。第十六条有效性本管理制度自发布之日起生效，并适用于公司的食品采购活动。公司高层有权对本管理制度进行解释和修改