公司行政综合管理手册

中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual1-中交一航局城市交通工程有限公司URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTD行政综合管理手册OFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTD文件编号：BMSC/YHCJ-ZB-2013本手册基于：中交一航局城市交通工程有限公司管理大纲发布日期：2013年06月30日实施日期：2013年07月01日版本：第二版第×次修订：0编号：01受控状态：受控编写：周柯羽日期：2013年5月31日审核：王桐峰日期：2013年6月1日审批：日期：2013年6月30日不得复制目次1总则 -2-2引用文件 -3-2.1国家法律法规 -3-2.2管理文件 -3-3术语 -5-3.1信息报送 -5-3.2后方 -5-4管理责任 -5-5会议管理 -6-6行政信息管理 -9-6.1发文处理 -9-6.2收文处理 -14-6.3信息报送管理 -18-7印信管理 -19-8档案管理 -25-9信访管理 -32-10接待管理 -35-11行政综合事务管理 -36-11.1办公设施、设备、用品管理 -36-11.2小车调度管理 -40-12各项工作流程风险提示 -41-13绩效指标与考核 -43-14主管部门职责和岗位说明 -43-14.1总经理办公室部门职责 -43-14.2岗位设置 -44-14.3岗位说明 -44-14.3.1总经理办公室主任岗位说明书 -44-14.3.2总经理办公室副主任岗位说明书 -47-14.3.3总经理办公室秘书岗位说明书 -49-14.3.4总经理办公室文书岗位说明书 -51-14.3.5总经理办公室综合管理员岗位说明书 -52-1总则本手册规定了公司行政会议、行政信息、印信、档案、信访、接待、机关综合事务等活动的工作流程和管理要求，旨在通过规范行政管理行为，提高行政质量和工作效率。本手册适用于公司及项目部行政管理工作。2引用文件2.1国家法律法规《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）《国家归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据2.2管理文件2.2.1文件管理《中交第一航务工程局有限公司文件编号管理规定》（中交一航办字〔2010〕89号）《中交第一航务工程局有限公司往来信函管理办法》（中交一航法字〔2008〕991号）《中交一航局城市交通工程有限公司公文处理办法》（中交一航城总办〔2009〕7号）2.2.2档案管理《中交一航局有限公司档案管理办法》（中交一航办字〔2012〕723号）《中交第一航务工程局有限公司文书档案立卷归档管理办法》（中交一航总经办字〔2007〕464号）《中交一航局有限公司电子文件归档与管理办法》（中交一航办字〔2012〕213号）《中交第一航务工程局有限公司印章归档管理办法》中交一航办字〔2011〕1328号《中交第一航务工程局有限公司档案监督检查管理办法》（中交一航总经办字〔2008〕790号）《中交第一航务工程局有限公司档案工作突发事件应急处置管理办法》（中交一航总经办字〔2008〕1122号）《中交一航局有限公司档案工作考核办法》（中交一航办字〔2012〕1525号）《中交一航局有限公司声像档案管理办法》（中交一航办字〔2012〕505号）《中交一航局有限公司荣誉档案管理办法》（中交一航办字〔2012〕513号）《中交一航局城市交通工程有限公司档案管理办法》（中交一航城总办〔2010〕31号）《中交一航局城市交通工程有限公司文书档案立卷归档管理办法》（中交一航城总办〔2010〕36号）《中交一航局城市交通工程有限公司档案库房管理制度》（中交一航城总办〔2011〕70号）《中交一航局城市交通工程有限公司档案借阅管理办法》（中交一航城总办〔2011〕70号）《中交一航局城市交通工程有限公司档案安全保密管理办法》（中交一航城总办〔2011〕70号）2.2.3印章管理《中交第一航务工程局有限公司印章管理办法》（中交一航总经办字〔2007〕346号）《中交一航局城市交通工程有限公司印章管理办法》（中交一航城总办〔2009〕9号）2.2.4会议管理《中交第一航务工程局有限公司总部会议费管理办法》（中交一航办字〔2010〕258号）《中交一航局城市交通工程有限公司会议管理办法》（中交一航城总办〔2009〕11号）2.2.5后勤管理《中交一航局城市交通工程有限公司业务招待费管理暂行规定》（中交一航城总办〔2010〕39号）《中交一航局城市交通工程有限公司电话使用及费用管理暂行办法》（中交一航城总办〔2012〕158号）《中交一航局城市交通工程有限公司宿舍管理制度》（中交一航城总办〔2011〕22号）《中交一航局城市交通工程有限公司因公外出订票办法》（中交一航城总办字〔2012〕5号）《中交一航局城市交通工程有限公司员工工作餐费补助管理（试行）办法》（中交一航城总办字〔2012〕25号）《中交一航局城市交通工程有限公司企业负责人职务消费管理暂行办法》（中交一航城财字〔2012〕157号）2.2.6其他文件《中交一航局城市交通工程有限公司机关各部门工作职责》（中交一航城字〔2012〕45号）《中交第一航务工程局有限公司信访工作管理办法》中交一航总经办字〔2007〕342号《中交第一航务工程局有限公司信访工作预警管理办法》（中交一航总经办字〔2007〕627号）《中交一航局城市交通工程有限公司保密管理办法》（中交一航城总办〔2010〕30号）3术语3.1信息报送将公司生产、经营、管理等各方面重要、有价值的信息报送上级和相关方。3.2后方指区别于施工生产一线的项目部本部及公司机关。4管理责任流程名称流程的主管部门流程的使用部门/支持部门会议管理总经理办公室总经理办公室、项目部、相关部门行政信息管理总经理办公室总经理办公室、项目部、相关部门印信管理总经理办公室总经理办公室、项目部、相关部门档案管理总经理办公室总经理办公室、项目部、相关部门信访管理总经理办公室总经理办公室、相关部门接待管理总经理办公室总经理办公室、项目部、相关部门行政综合事务管理总经理办公室总经理办公室、项目部、相关部门5会议管理活动主责部门管理要求会议制度总经理办公室1.通过会议制度明确各类会议的内容、参加人员、召开的频率、会议召集人或组织部门。2.负责各类会议的综合协调。会议成本控制会议主办部门财务部1.会议主办部门进行会议成本核算，并纳入年度预算，并按预算成本控制开支。2.财务部门对预算进行审核并监督执行。会议准备工作会议主办部门3.根据会议性质收集会议议题、审核和汇总会议输入文件。4.起草会议文件，编制会议议程。5.落实会场、用餐、用车等会务工作。会议召开会议主办部门1.按照会议议程召开会议。2.根据需要，印发会议简报，做好会议记录。形成会议成果会议主办部门会议要形成结果，并以会议纪要、会议决议或会议文件的方式明确。会议决议事项的落实会议主办部门总经理办公室1.根据会议决议事项，及时督促有关单位和部门执行、落实、办理。2.对执行过程中存在的问题及时反馈。3.会议主办部门负责会议决议落实、检查、反馈等过程的文件记录。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门会议签到表中交一航城总办字〔2009〕11号会议主办部门主办部门

MR-ZB-01中交一航局城市交通工程有限公司会议签到表会议名称：会议时间：会议地点：序号姓名部门职务序号姓名部门职务1162173184195206217228239241025112612271328142915306行政信息管理6.1发文处理活动主责部门管理要求公文处理制度总经办1.负责制订公司公文处理制度，检查制度的落实情况。2.对各单位、各部门公文处理活动进行指导。公文拟制公文主办部门及会签部门1.经办人按照要求起草公文，要做到标题明确，文字精炼，格式合理。2.部门负责人要对草拟公文进行审核并签名、日期。3.需要其它部门会签的公文，会签部门要认真审核把关并签名、日期。公文核稿总经办1.审核公文是否有必要行文，公文内容是否符合国家法律、法规、政策，是否与公司相关文件相悖。2.公文结构是否合理，语句是否准确，格式是否符合规范。3.此前的部门拟制、负责人签名、会签部门签署等程序是否履行。公文审核相关领导对公文内容审核把关，提出相关意见并签名及日期。公文签发主管领导对公文签发全面负责并签名及日期。文件登记、印制、封发总经办1.发文登记，按照公文格式缮印文件，用印后封发。2.使用协同平台进行发文送达及追溯确认。公文归档文件主办部门文件主办部门存档备查并定期向档案库房移交。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门发文稿纸一航局城总办字〔2013〕94号发文部门/单位总经理办公室MR-ZB-02中交一航局城市交通工程有限公司发文稿纸签发:审阅：核稿:部门负责人：拟稿人：会签单位：事由：密级:主送机关：抄送机关：校对：打字：印数：份附件：登记发文字第号封发MR-ZB-03000001普通商密★1年特急一航局城×发﹝××××﹞×号××××××关于××××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××-1-×××××××××××××××××××××××××××-1-×××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。中交一航局城市交通工程有限公司(印章)××××年×月×日中交一航局城交公司总经理中交一航局城交公司总经理办公室××××年×月×日印发××××××。抄送:××××××,××××××,××××××,×××××,6.2收文处理活动主责部门管理要求收文处理总经办1.负责制订公司公文处理办法，检查制度的落实情况。2.对各单位、各部门公文处理活动进行指导。收文签收、登记总经办1.明确公文是否送本单位，否则退回。2.对送本单位公文签收、登记。（电子文件通过协同办公平台进行签收、登记，并发起收文流程）来文分办总经办根据来文内容，按照领导分工及部门职责提出对来文处理意见。领导批办相关领导1.主要领导或分管领导提出批办意见。2.分管领导签署相关意见部门承办相关部门1.根据领导批办意见，确定文件办理的责任人和办理期限。2.明确文件需要办理的主要问题及办理方式。3.部门负责人对文件处理情况进行监督检查。文件催办及存档总经办1.对重要文件和急件进行督促办理。2.对到期应办理而未办理的督促办理。3.对最终未办理文件说明未办理原因。4.对处理完毕的文件暂时存档保管。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门收文稿纸一航局城总办字〔2013〕94号总经理办公室总经理办公室MR-ZB-04主办部门收号号来文单位年月日来文号中交一航局城市交通工程有限公司收文处理单办公室意见：公司领导批示：承办部门意见：注：请您及时阅办，防止积压，注意保密；阅后请签署姓名和日期。MR-ZB-05中交一航局城市交通工程有限公司收文处理单来文单位来文字号收文编号签收人签收时间文件标题办公室意见收文时间处理意见处理时间电子签名领导批示收文时间处理意见处理时间电子签名承办部门意见收文时间处理意见处理时间电子签名注：请您及时阅办，防止积压，注意保密；阅后请签署姓名和日期6.3信息报送管理活动主责部门管理要求信息报送工作制度总经办1.负责制订信息报送工作制度，检查制度的落实情况。2.对各单位、各部门信息报送活动进行指导。信息编写报送部门1.根据信息报送要求，选择反映企业生产、经营、管理的重要信息报送。2.根据信息写作要求，编写准备报送的信息。信息整理总经办1.对收到的信息进行整理、鉴别，确定信息下步的流向（本单位领导、部门或上级单位等）2.按照报送要求或信息内部传递要求对收到的信息进行加工，使其符合使用要求。3.无需上报的信息内部传递使用、归档处理.4.对涉及公司商业、技术机密的信息不予上报。领导审签责任领导相关领导对报送的信息审核，决定是否报出，对报送信息负全面责任。信息登记、上报总经办1.经领导审核同意上报的信息进行登记。2.通过适当的报送渠道上报信息。信息报送工作通报总经办1.定期对各单位（部门）报送信息情况进行统计并通报。2.奖优罚劣。7印信管理活动主责部门管理要求印章刻制总经办1.经审批成立机构后，根据工作需要，公司（项目部）办公室统一刻制印章。2.由公安机关核准的印章刻制单位刻制印章。印章领用总经办各单位（部门）领用本单位、部门印章时，总经办认真作好发放登记，履行相关手续。用印申请用印部门1.用印单位（部门）提出用印申请。2.用印单位（部门）在用印申请上盖章或签字。用印审核签批总经办、相关领导1.印章保管人初审，公司领导审核签批意见，满足常规用印需求的给予盖章。非常规用印要求提交办公室负责人审核。2.办公室负责人确定能否为非常规用印要求提供用印，可用则签署，印章保管人用印，不确定则提交相关负责人。3.公司（项目部）负责对非常规用印需求给出最后审定意见，总经办据此执行。4.做好用印登记工作。印章回收销毁印章使用保管单位（部门）总经办1.机构变更、合并、撤消等，原机构印章向原印章发放的办公室等部门移交。2.总经办等印章发放部门对应回交的印章督促相关单位（部门）办理。3.回收印章及时上缴或销毁。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门用印登记表中交一航城总办字〔2009〕9号申请用印的部门/个人总经理办公室印章颁布记录中交一航城总办字〔2009〕9号申请印章的部门/个人总经理办公室MR-ZB-06中交一航局城市交通工程有限公司电子印章申请表编号：制作电子印章理由：部门领导：申请部门印模：公司领导审批：中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-07中交一航局城市交通工程有限公司用印登记表序号用印时间用印内容印章模式用印次数用印部门经办人部门负责人批准人监印人备注MR-ZB-08中交一航局城市交通工程有限公司印章发放/收缴记录序号发放/收缴日期印章名称发放/收缴所属部门签字确认备注中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual8档案管理活动主责部门管理要求文件材料归档归档部门项目部按照文件材料归档范围收集归档资料，保证档案完整率。档案整理相关单位、部门1.按归档文件整理办法的要求整理归档文件。2.保持归档文件材料间内在逻辑关系。档案保管总经办1.库藏条件符合档案保管要求。2.定期检查库存档案，并作好检查记录，有异常情况，及时报告。档案编研相关单位、部门根据企业发展需要，选定主题，利用档案资料开展编研。档案编目检索相关单位、部门1.编制多种检索工具，满足档案查询需要。2.推进档案信息化，实现计算机检索，同时设置权限，做好保密工作。档案利用总经办及时提供档案利用服务，作好档案借阅登记，督促归还借阅档案。档案统计总经办每年按档案年报统计要求，进行档案统计，并按时上报。档案鉴定总经办、相关部门对到期档案进行鉴定，确定是否可以销毁，需要继续保存的，按档案保管要求进行管理。档案销毁总经办可以销毁的档案，指定专人到专门的地方销毁，并做好档案销毁清册记录。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门归档文件目录中交一航城总办字〔2010〕36号总经理办公室总经理办公室中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-09归档文件目录部门：年度：保管期限：盒号档号部门件号责任者文号题名日期页数备注中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-10归档文件目录全宗名称年度保管期限部门中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManualMR-ZB-11备考表盒内文件情况说明盒内文件情况说明整理人整理人：检查人：年月日MR-ZB-12中交一航局城市交通工程有限公司借阅档案证明单年月日工作单位姓名电话备注借用档案的范围及用途本单位（部门）负责人签字注：借用党的档案必须由党员干部借用，并在备注栏内注明。MR-ZB-13中交一航局城市交通工程有限公司借阅档案证明单年度案卷形成单位案卷形成年度保管期限卷号案卷题名卷数调卷调卷者电话还卷月日单位签名月日9信访管理活动主责部门管理要求接待记录总经办1.对于来信，启封信件时，要注意保持邮票、邮戳、邮编、地址及信内材料的完整。启封后，按主件、附件信封顺序装订整齐。对于所有，接访人员都应该进行登记，登记要简化手续，高效便捷。2.记录要确保基本数据准确、完整。来信来访内容摘要应简明扼要，并区别不同情况，详略得当。信访处理总经办相关部门（单位）1.经整理的信访记录及时送有关领导和部门（单位）。2.通过批示、会议、协商等方式确定处理意见。3.承办部门（单位）按处理意见办理有关事项4.信访部门进行督促结果回复总经办信访事项处理完后，信访办及时以适当方式回复信访人记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门信访登记薄一航局总经理办公室总经理办公室中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-14中交一航局城市交通工程有限公司信访登记薄序号姓名时间内容信件/访问处理人处理结果相关部门备注信件○访问○信件○访问○信件○访问○信件○访问○信件○访问○信件○访问○中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual10接待管理活动主责部门管理要求拟定接待方案接待负责部门方案包括客人基本情况、接待组织分工、陪同人员、食宿地点及房间安排、伙食标准及宴请意见、安全保卫、交通工具、费用支出、活动方式和日程安排、汇报内容的准备及参与人员。领导审批当次接待活动分管领导对接待方案进行审查，认为方案需修改的退负责接待部门完善。同意方案后，接待部门据此执行。迎接来宾接待负责部门1.根据来宾身份、人数、性别，预订宾馆，安排伙食标准、进餐方式、时间、地点。2.根据来宾身份，安排迎接人员。3.按到达时间，派人派车迎接。看望、商议日程接待负责部门1.来宾到后，安排有关人员前往看望，表示欢迎和问候。2.进一步了解来宾来访日程和目的，商定活动日程，并通知有关领导和有关部门。组织活动实施接待负责部门参与接待活动人员1.按参观、考察、来访目的，组织有关人员向来宾介绍情况，参观现场。2.对上级检查，安排汇报和座谈。3.需要提供书面材料和相关资料的，提前准备好。安排宴请和参观接待负责部门1.根据客人情况，确定宴请时间、地点、标准和陪同人员。2.根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的参观项目，安排身份相当的陪同人员送别接待负责部门根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。接待小结负责接待部门每次大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。11行政综合事务管理11.1办公设施、设备、用品管理活动主责部门管理要求办公设施、设备、用品使用计划办公设施、设备、用品使用部门根据预算管理要求及本部门办公设施、设备、用品现有情况，制定使用计划。办公设施、设备、用品管理计划办公设施、设备、用品管理部门1.汇总各部门使用计划。2.编制一个时间段内管理计划。费用预算办公设施、设备、用品管理部门测算出一个时间段内办公设施、设备、用品的预算数。管理计划及预算审批分管领导按照经济化、有效化、标准化原则进行审核，对不符合要求的计划和预算退回重新编制。办公设施、设备、用品管理计划实施办公设施、设备、用品管理部门1.按照计划进行办公设施的购买、改造、装饰、维修等工作。2.按照计划进行办公设备的购买、登记、保管等工作。3.按照计划进行办公用品的采购、保管、发放工作。交付使用办公设施、设备、用品管理、使用部门将有关设施、设备、用品交付使用部门，填写物品领用登记簿。并做好后续的维修保养工作。回收、处置、帐务处理办公设施、设备、用品管理、使用部门1.对报废、废旧的设施、设备、用品回收、处置，并进行销账等帐务处理。2.人员工作变动、调离等，对其使用的设施、设备、用品进行回收，并另行安排使用。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门物品领用登记簿中交一航总办字〔2009〕76号总经理办公室总经理办公室中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-15中交一航局城市交通工程有限公司办公用品领用登记簿序号物品名称及型号物品单位领用数量领用人签字领用时间备注中交一航局城市交通工程有限公司行政综合管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual-29-11.2小车调度管理活动主责部门管理要求递交用车申请用车部门因公需要用车的部门或个人，需从办公平台上提出用车申请，注明用车时间、目的地、人数。核准总经理办公室设备部车辆调度人员1.一般性的、短时间的市内用车，由办公室负责人核准。2.出车到外地的，用公司领导核准。3.设备部负责根据车辆性能状况和车辆使用情况确定是否能够提供用车服务，并告知申请方。车辆维护、保养设备部1.按照国家有关法规，实行车辆年检制度，办理车辆保险等事宜。2.每次出车前，检查车辆性能状况。3.车辆性能状况不好，不得安排出车。出车司机1.司机必须具有有效行车证照。2.坚持司机日常安全学习制度和业务学习制度。3.确保司机出车时身体状况良好。4.司机准时到达用车地点，安全行车，优质服务。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门车辆使用申请单中交一航城设字〔2009〕24号申请部门设备部MR-ZB-16中交一航局城市交通工程有限公司车辆使用申请单编号：用车部门申请人乘车人数用车原因出发时间目的地预计返回时间里程数出发地点车辆审批12各项工作流程风险提示流程风险会议管理1.会议组织不到位，通知不及时。2.会议成本超标。3.会议记录或相关文字记录、签到表格等遗失。4.会议准备不充分，会议文件质量不高，影响会议进程和质量。5.会议决议不落实，执行中存在的问题没有反馈。公文及信息管理1.信息上报不及时。2.上报信息内容失实或出现偏差。3.发文与国家法律、法规、政策相违背；与公司发展战略及相关管理制度相冲突。4.发文未履行三级审核程序。5.收文未进行登记，造成文件无法进行检索。6.收文未履行逐级处理程序。7.收文没有及时催办，造成文件积压，影响工作效率。印信管理1.印章保管出现遗失或损毁。2.未经审批程序私盖印章。3.机构变更后，原机构印章未向原印章发放单位移交。4.回收印章未及时上缴或销毁。5.未经授权私刻印章，无效印章给企业带来经营和法律风险。档案管理1.文件材料、竣工资料归档未按要求及时归档。2.归档资料不完整，造成档案不完整，影响利用。3.档案库藏条件不符合保管要求，温湿度得不到控制，“十防”措施不到位，造成档案损坏。4.档案价值鉴定不准确，造成有价值档案被销毁。信访管理1.信访事件未能妥善处理，造成企业社会信誉丧失或事态升级。2.信访记录遗失或损毁，影响下步工作开展。3.信访结果没有及时回复，导致事件升级。接待管理1.前期信息收集不全，接待安排准备不足。2.接待规格不能严格执行要求，造成费用超标。3.未就接待方案与来宾及时沟通，活动安排不能满足来宾要求。4.活动中没有注意保守公司秘密，导致泄密。行政综合事务管理1.审批手续不齐。2.预算不准确，致使办公设施、设备、用品费用支出失控。3.不是基于使用需要而制定，导致不能满足亚使用需要或超出使用需要，造成浪费物品。4.已经通过审批的预算未能及时响应。5.物品监管不力，造成遗失或损毁。6.人员工作变动调离后，其使用的设施、设备、用品没有回收。7.用车未经核准，导致车辆使用秩序混乱。8.车辆维护保养不好，造成安全隐患。9.司机未按交通法规要求行车，致使交通安全事故发生。13绩效指标与考核序号流程对应的指标指标含义考核频率绩效目标值1会议管理会议成本控制率会议实际成本/预算成本×100%次﹤100%2会议管理会议决议完成率完成会议决议事项数量（指标）/会议决议事项数量×100%次90%3档案管理流程档案管理完整率实际归档文件材料/应归档文件材料×100%年度98%4档案管理流程档案管理查全率检索出的有关档案/全部有关档案×100%年度98%5档案管理流程档案管理查准率检索出的有关档案/检索出的全部档案×100%年度98%6信访管理流程信访事项及时受理、办理率按期受理、办理数/受理登记信访事项纯案数×100%年度100%7信访管理流程重点突出信访事件及时排查调处率调处数/排查数×100%年度100%注：考核按照《绩效考核与奖惩管理暂行办法》中明确的考核责任、考核频次和时机、考核的方法、考核准则、考核结果的处理等要求进行。除此之外，对各管理部门及过程绩效考核通过部门内审、检查考评和工作总结与评比进行考核。14主管部门职责和岗位说明14.1总经理办公室部门职责核心职能1.执行上级行政管理工作的有关制度、办法、规章，在本单位工作中履行管理、协调、服务职能。2.完善本单位行政管理有关制度、办法、规章并贯彻执行，指导所属项目部执行。发布本公司综合性管理文件现行状态清单。3.日常行政事务管理：协助公司领导处理日常行政事务，搞好行政工作调研，提供决策咨询，做好参谋助手。4.综合协调：做好行政管理工作及跨职能部门工作的协调，督促行政工作落实。5.会议管理：根据公司会议制度，负责组织、指导、协调召开各种行政会议，督促会议决议的执行。6.行政信息管理：负责公司公文处理，做好向上级单位及有关方面的信息报送工作。7.印信管理：负责公司印章和介绍信的管理，从公司总部领取、规范使用及上交印章。8.档案管理：负责本单位档案综合管理牵头工作，负责公司行政文书档案管理及公司档案库房管理工作。9.信访管理：处理来信来访，落实上级单位信访处理意见，保持公司稳定。10.接待管理：负责接待工作，提高接待质量，使来访客人满意。11.行政综合事务管理：负责小车调度、公司本部环境卫生、办公设施设备、办公用品管理等，保证机关办公秩序正常运行。辅助职能1.协助工程部做好竣工资料整理及归档工作。2.协助财务部做好招待费、工作餐补助、采暖补贴、电话费等年终统计。14.2岗位设置总经理办公室主任总经理办公室主任总经理办公室总经理办公室副主任综合管理员文书秘书综合管理员文书秘书14.3岗位说明14.3.1总经理办公室主任岗位说明书一、基本资料岗位名称总经理办公室主任所在部门总经理办公室直接上级公司总经理本岗位人数1直接下级总经理办公室副主任、秘书、文书、综合管理员所辖人数4二、工作描述：全面负责总经理办公室的工作（1）主要职责与工作任务职责表述：制定本部门工作管理制度、年度工作计划、月度工作计划、月度资金预算工作任务工作标准考核指标组织制定本部门内部各项规章制度及工作流程制定并定期评审本部门各项规章制度及流程，督促、强化制度的实施，制度的改进工作。各项规章制度适用、有效制定本部门的年度工作计划根据公司总体目标和部门目标制定年度工作计划，并组织实施工作计划完成率100%制定本部门的月度工作计划根据公司总体目标和部门目标制定部门月度工作计划，并组织实施工作计划完成率100%组织制定并执行本部门月度资金预算计划月度资金预算切合实际预算合理、执行到位职责表述：负责公司会议管理工作任务工作标准考核指标全面负责组织和安排公司会议确定会议内容、参加人员或组织部门；根据会议性质确定会议议题、审核和汇总会议输入文件；落实场地、用餐、用车等会务工作会议安排适当合理，满足工作需要综合负责各类会议的组织协调根据会议内容和重要程度，合理安排、控制会议规模、参加人员和会议成本会议安排适当合理，压缩成本，满足工作需要会议召开、形成会议成果、落实会议决议按照会议议程召开会议；审核、印发会议纪要、决议或其他会议文件；根据会议决议事项，督促有关单位和部门执行、落实、办理，及时反馈存在问题会议召开严格按照预定议程，会议形成结果，执行、落实、办理及时职责表述：负责公司公文及信息管理工作任务工作标准考核指标负责公司的收文管理根据领导分工、部门职责提出文件办理意见，为领导决策提供必要信息对总经办承办文件进行处理，理解领导批办意图，确定文件办理的责任人和办理期限收文及时，信息提供准确、充分，承办文件及时负责公司的发文管理负责公司所有发文的核稿对总经理办公室内部印发的文件进行审核指导各单位、各部门发文处理活动公文主题明确，文字精练、准确，符合国家法律法规和公司现行文件负责公司信息报送鉴别收到的信息，确定信息流向按照报送要求或信息内部传递要求指导信息加工过程涉及商业、技术机密的信息保密工作信息流向鉴别合理，信息加工过程把关严格，涉及机密信息保密职责表述：负责公司印信管理负责公司印章刻制申请的审核对各单位、各部门提出的刻制印章的申请进行审核、把关按照公司印章管理办法严格审核负责非常规用印的审批对非常规用印申请进行审批，决定是否予以用印征求公司领导意见，确定是否用印或根据情况确定是否用印职责表述：负责公司档案管理负责档案管理工作安排、指导档案整理、保管、编研、编目检索、利用、统计、鉴定工作档案及时归档，合理保管，归档率98%职责表述：负责公司信访管理负责信访处理及时向分管领导或相关部门汇报、告知信访记录整理情况处理及时，态度妥当职责表述：负责公司接待管理负责公司接待管理审核接待方案，整体协调、指导接待活动部署安排、检查指导是否及时到位职责表述：负责公司行政综合事务管理负责公司行政综合事务管理审核办公设施、设备、物品申请费用预算，指导订票管理、车位管理、物业卫生管理、花卉及办公环境管理、电话费管理、午餐费补助管理、采暖费补助管理及节假日值班管理、小车调度管理沟通及时、灵活、有效，管理严格按照管理流程职责表述：完成公司领导临时交办的其他工作（2）工作权限权限一：本部门独立开展工作的决策权权限二：对项目部和其他管理部门工作的建议、检查、监督考核权权限三：对主管领导审批后本部门经费的使用权、控制权权限四：对直接下级的工作有分配、监督、检查、建议、考核权权限五：对直接下级的工作争议有裁决权内部协调关系公司机关各部门，包括党群工作部、经营部、工程部、安保部、设备部、人力资源部、财务部等；各基层项目部。外部协调关系一航局办公室系统、一航局系统各单位办公室、公司所在地的行政工作主管部门；社会媒体等。三、任职资格教育水平、职称及专业大学专科及以上学历，中级及以上职称，文史、管理类相关专业经验5年以上工作经验，其中3年以上行政管理工作经验知识企业管理知识、档案管理知识、信访工作知识、商务礼仪知识、较强的政策理解能力、交际能力、策划组织能力和沟通协调能力培训行政工作管理、现代企业管理、公文写作与处理等方面的培训个人能力素质较强的领导能力、指导能力、创新能力、策划组织能力、表达能力四、其它事项所需工具/设备一般办公自动化设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，随时可能加班14.3.2总经理办公室副主任岗位说明书一、基本资料岗位名称总经理办公室副主任所在部门总经理办公室直接上级总经理办公室主任本岗位人数1直接下级秘书、文书、综合管理员所辖人数3二、工作描述：在主任的领导下，负责总经理办公室的工作（1）主要职责与工作任务职责表述：协助主任制定本部门工作管理制度、年度工作计划、月度工作计划、月度资金预算工作任务工作标准考核指标协助主任组织制定本部门内部各项规章制度及工作流程制定并定期评审本部门各项规章制度及流程，督促、强化制度的实施，制度的改进工作。各项规章制度适用、有效协助主任制定本部门的年度工作计划根据公司总体目标和部门目标制定年度工作计划，并组织实施工作计划完成率100%协助主任制定本部门的月度工作计划根据公司总体目标和部门目标制定部门月度工作计划，并组织实施工作计划完成率100%协助主任组织制定并执行本部门月度资金预算计划月度资金预算切合实际预算合理、执行到位职责表述：负责公司会议管理工作任务工作标准考核指标协助主任负责组织和安排公司会议确定会议内容、参加人员或组织部门；根据会议性质确定会议议题、审核和汇总会议输入文件；落实场地、用餐、用车等会务工作会议安排适当合理，满足工作需要协助主任综合负责各类会议的组织协调根据会议内容和重要程度，合理安排、控制会议规模、参加人员和会议成本会议安排适当合理，压缩成本，满足工作需要协助主任会议召开、形成会议成果、落实会议决议按照会议议程召开会议；审核、印发会议纪要、决议或其他会议文件；根据会议决议事项，督促有关单位和部门执行、落实、办理，及时反馈存在问题会议召开严格按照预定议程，会议形成结果，执行、落实、办理及时职责表述：负责公司行政信息管理工作任务工作标准考核指标协助主任负责公司的收文管理根据领导分工、部门职责提出文件办理意见，为领导决策提供必要信息对总经办承办文件进行处理，理解领导批办意图，确定文件办理的责任人和办理期限收文及时，信息提供准确、充分，承办文件及时协助主任负责公司的发文管理负责公司所有发文的核稿对总经理办公室内部印发的文件进行审核指导各单位、各部门发文处理活动公文主题明确，文字精练、准确，符合国家法律法规和公司现行文件协助主任负责公司信息报送鉴别收到的信息，确定信息流向按照报送要求或信息内部传递要求指导信息加工过程涉及商业、技术机密的信息保密工作信息流向鉴别合理，信息加工过程把关严格，涉及机密信息保密职责表述：负责公司印信管理协助主任负责公司印章刻制申请的审核对各单位、各部门提出的刻制印章的申请进行审核、把关按照公司印章管理办法严格审核协助主任负责非常规用印的审批对非常规用印申请进行审批，决定是否予以用印征求公司领导意见，确定是否用印或根据情况确定是否用印职责表述：负责公司档案管理协助主任负责档案管理工作安排、指导档案整理、保管、编研、编目检索、利用、统计、鉴定工作档案及时归档，合理保管，归档率98%职责表述：负责公司信访管理协助主任负责信访处理及时向分管领导或相关部门汇报、告知信访记录整理情况处理及时，态度妥当职责表述：负责公司接待管理协助主任负责公司接待管理审核接待方案，整体协调、指导接待活动部署安排、检查指导是否及时到位职责表述：负责公司行政综合事务管理协助主任负责公司行政综合事务管理审核办公设施、设备、物品申请费用预算，指导订票管理、车位管理、物业卫生管理、花卉及办公环境管理、电话费管理、午餐费补助管理、采暖费补助管理及节假日值班管理、小车调度管理沟通及时、灵活、有效，管理严格按照管理流程职责表述：完成公司领导临时交办的其他工作（2）工作权限权限一：本部门独立开展工作的处理权权限二：对项目部和其他管理部门工作的建议、检查、监督权权限三：对主管领导审批后本部门经费的使用权、控制权权限四：对直接下级的工作有分配、监督、检查、建议、考核权权限五：对直接下级的工作争议有裁决权内部协调关系公司机关各部门，包括党群工作部、经营部、工程部、安保部、设备部、人力资源部、财务部等；各基层项目部。外部协调关系一航局办公室系统、一航局兄弟单位办公室、公司所在地的行政工作主管部门；社会媒体等。三、任职资格教育水平、职称及专业大学专科及以上学历，中级及以上职称，文史、管理类相关专业经验4年以上工作经验，其中2年以上行政管理工作经验知识企业管理知识、档案管理知识、信访工作知识、商务礼仪知识、较强的政策理解能力、交际能力、策划组织能力和沟通协调能力培训行政工作管理、现代企业管理、公文写作与处理等方面的培训个人能力素质较强的领导能力、指导能力、创新能力、策划组织能力、表达能力四、其它事项所需工具/设备一般办公自动化设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间，随时可能加班14.3.3总经理办公室秘书岗位说明书一、基本资料岗位名称总经理办公室秘书所在部门总经理办公室直接上级总经理办公室主任、副主任本岗位人数1直接下级所辖人数二、工作描述：负责总经理办公室会议、材料起草、接待、信访、行政综合事务的工作（1）主要职责与工作任务职责表述：负责公司会议管理工作任务工作标准考核指标负责会议准备筹备工作根据会议性质整理、收集会议输入文件；落实场地、用餐、用车等会务工作会议安排适当合理，满足工作需要整理会议记录及会议纪要起草会议文件，整理会议纪要、决议或其他会议文件会议记录规范、整齐会议纪要整理及时、全面职责表述：负责公司一般性文字材料的起草工作任务工作标准考核指标负责公司一般性文字材料的起草制作对外汇报材料的演示材料，制作每月度考评材料及部门年度工作总结初稿，公司行政管理的宣传报道主题鲜明、精炼、、语句通顺、用词准确职责表述：负责公司接待管理拟定接待方案包括掌握客人基本情况、住宿、用餐、用车安排、日程安排，拟定接待方案安排合理，控制接待成本迎接来宾，组织活动、宴请或参观，送别根据来宾身份、人数，预定宾馆，安排伙食标准、进餐地点时间、接送人员车辆，按参观、考察、来访目的组织活动，安排宴请、参观和送别安排合理，控制接待成本职责表述：负责公司行政综合事务管理负责公司行政综合事务管理负责订票管理及节假日值班管理沟通及时、灵活、有效，管理严格按照管理流程职责表述：完成公司领导临时交办的其他工作（2）工作权限权限一：对本岗位职能工作的有效开展提出建议；权限二：对相关材料（经验材料、调研报告）的技术要求提出修改建议；权限三：对公司行政工作具有参与指导、检查、督办与考核权；权限四：具有部门相关制度、文件的拟定权、修改权内部协调关系公司机关各部门，包括党群工作部、经营部、工程部、安保部、设备部、人